顛末書の書き方にはポイントがある！社内・社外向け整理法・注意点

社員の失態や不祥事を報告する「顛末書」。周囲と情報を共有し、再発防止策を講じる上で活用される文書です。しかし顛末書を上司から要求されても、そもそも顛末書で必要な項目や始末書・経緯報告書との違いが分からない方もいるでしょう。そこで、本記事では顛末書を作成するポイントを解説します。

顛末書とは

顛末書（てんまつしょ）とは、トラブルが生じたときに、事のいきさつを報告するビジネス文書です。原因と対策を明記し、今後の仕事の対応策を練るために重要な書類です。基本的には社内資料として活用される報告書で、事態が収束した後に提出を求められます。

また顛末書は、不特定の人に向けて作成する文書でもあります。そのため客観的な事実と、わかりやすい簡潔な文章が求められます。例えば、業務担当者だけが理解できるような言葉の使用や、一部の経緯を削除した文書は顛末書ではありません。

さらに、社員教育の一環で提出させる場合もあります。失態した経緯を振り返り、自分の対応を見直すきっかけになるからです。何が悪かったのか、どうすれば良かったのかを考え直し、今後の業務の向き合い方を改める気付きの材料にもなります。

顛末書と始末書・経緯報告書の違い

問題が発覚したときに書かせる文書には、顛末書・始末書・経緯報告書があります。どれも失態や不祥事、その経緯や経過を報告する文書ではありますが、記入内容と目的が異なります。違いは以下の通りです。

	始末書の場合	経緯報告書の場合	顛末書の場合
目的	トラブルを詫びる反省文	トラブルの経緯・経過を報告	トラブルの原因と対策
作成者	当事者（上司の場合もある）	当事者	当事者以外でも可能
作成ツール	手書き	パソコン（情報共有ツールを活用）	パソコン
提出のタイミング	トラブル後すぐ	トラブル解決前	事態がある程度収束してから

顛末書は主にトラブルの原因と対策を報告する文書に対し、始末書は反省の気持ちを表す文書です。謝罪文や反省文などとして扱われ、会社によっては手書きで対応します。

また顛末書と経緯報告書の違いは提出のタイミングです。顛末書は、事態が終息し解決の糸口が見えた頃に提出しますが、経緯報告書はトラブル解決前に事の経緯や現状を関係者に報告するために作成します。

会社によっては提出文書ごとに記載内容・書式・提出タイミングなど、規定で定めている場合もあります。作成の前には、上司や先輩に相談したり、社内規定のマニュアルに目を通したりするなどし、会社のやり方に従いましょう。

顛末書を上手に書く２つのポイント

顛末書を作成する上で、まずは物事の整理が大切です。そのために、5W1Hを意識し、客観的にわかりやすくまとめていきましょう。ただし、事実を書き連ねるだけではなく、顛末書は反省の色を示し、お詫びの言葉を添えたり、マナーも意識したり作成にはポイントがあります。そして、大前提として嘘偽りなく書かなければなりません。またわかりやすい文にするには、文章の構成も大切です。書く内容を整理したら、構成も意識して作成してみましょう。

ポイント1：顛末書を書く内容は5Ｗ1Ｈで整理する

顛末書は5W1Hを意識し、以下の要素を盛り込みましょう。

いつ（When）	トラブルが発生した日時
どこで（Where）	トラブルが発生した場所
何が（What）	何が起きたのか。被害状況や損失の規模や状況対応策は何をしたのか
誰によって（Who）	担当者
どうして（Why）	トラブルが発生した要因 ※トラブル発生の経緯まで記載
今後の対策（How）	再発防止の対策