【新人教育用】マニュアル作りのコツ・テンプレート

著者： bizocean編集部

「新人教育用のマニュアルをどのようにつくったらいいのかよくわからない」

そんな悩みをお持ちの新人教育担当者はいらっしゃいませんか。

今回は、そんな悩みをお持ちの方にすぐにでも使えるマニュアルをテンプレート付きでご紹介します。

新人教育でやるべきこと

新人教育とは、自社やその業界のこと、仕事内容を教えるだけではありません。コミュニケーションや前職との仕事のやり方・ルール・考え方の相違などの共有も必要です。ベースの認識合わせをした上で、仕事について理解を深める研修を行うとよいでしょう。

その際に、マニュアルがあると研修中もその後にも役立ちます。マニュアルがあるからこそ、企業としての統一性が守られると言っても過言ではありません。そのためにも、わかりやすいマニュアルを作るよう心がけましょう。

新人教育のポイント

マニュアルを使用した新人教育でのポイントは全てマニュアル頼りにしないことです。質問された際に「それマニュアルに記載してあるのに」と思ったとしても、1度目の質問だった場合はマニュアルの記載箇所を教えてから回答しましょう。

初めて受け取る書類を見て、すぐにどこに何がかいてあるか把握できる方は少ないです。

回答する際に、記載箇所を教えず回答だけしてしまったらマニュアルを見返すのに不便で作った意味がなくなってしまいます。

マニュアルに記載されていない補足の質問をされた場合は、「ここに関連するのですが」とマニュアルを使用してその横にメモしてもらうなどすると良いでしょう。

新人教育のマニュアルの作り方の3つのコツ

新人教育用のマニュアルの作り方について、3つのコツがあります。

目次を作成して見やすいマニュアルにする
簡潔にわかりやすいマニュアルにする
重要事項は色を変えたりして見やすくする

この3つを意識して作成すれば、見にくいマニュアルになることはないでしょう。

必要な情報を簡潔にまとめ、読み手の視点になるのが大切です。

例えば、ダラダラと講師が読む文章のようなものが書かれていたとすれば、どこが重要で何を伝えたいのか分かりません。以下を参考に要点をまとめてくださいね。

コツ1：目次を使用して見やすいマニュアルにする

マニュアルはどんなに簡潔に書いてもボリュームが多くなります。そんなボリュームのあるものからどこに何があるかを手早く探すためにも、目次は必須です。

最初のページに目次を必ず盛り込んで、余裕があれば後ろの方に単語で検索できるように索引を作っておくと、もっとわかりやすいものになるでしょう。

コツ2：簡潔でわかりやすいマニュアルにする

わかりやすいマニュアルというのは、重要事項から細かなことまで全て文章として記載しているものではありません。

例えば、章ごとに振りわけたりして、その中で細かく分割していくような作りにすると、とても見やすくなります。講師が説明した際にメモできるように、余白は十分に取っておくのもよいでしょう。別のノートなどにメモするのもいいですが、直接記載しておいた方が後々も見直しやすいマニュアルが完成します。

最終的には自分たちでマニュアルを作り上げるくらいの気持ちで、簡潔に重要なことのみ記載したものにしましょう。

コツ3：重要事項は色を変えたりして見やすくする

何色も使ってカラフルにしてしまうとかえって見にくくなってしまいます。重要事項だけ赤文字、もしくは背景色黄色にし、その他は黒字にするとよいでしょう。

バリアフリーを意識するのであれば、文字色を変えるのではなく背景色を付けるようにすると、色覚異常の方にもわかりやすくなります。

今すぐ使える新人教育用マニュアルのテンプレート

今すぐ使えるテンプレートをご用意しました。マニュアル作りは初めてで悩んでいる方、作ってみたもののどうも上手くマニュアルが作れない方などは是非活用してください。

業界や企業によって細かい内容は変わってくると思いますので、実際に活用する際は適宜変更してご使用ください。

来客対応マナー

来客案内

〈来客があった場合〉

聞き取る項目

会社名、氏名
アポイントの有無
用件、担当者

■アポイントがある場合
その日の来訪者を事前に確認しておく。
その際、会社名と氏名、訪問時間などを覚えておく。
関連する部署に連絡しておき、誰でも対応できるようにする。
どちらに案内するのか事前に場所を決めておき、準備（部屋の確保）をしておく。
■アポイントがない場合
丁寧な言葉遣いで対応し、相手を待たせないようにする。
担当者に連絡し対応可能な場合は、通す応接間や会議室も使用することを伝える。
飛び込みの営業などであっても、丁寧な対応を心がける。雑な対応はしない。

会議室への通し方

会議室や応接間はいつ使用してもいいように、常に綺麗にしておく。
段差がある場所やエレベーターに乗り降りする際には、来訪者へ注意を促す。
会議室に入るときはノックをする。
ドアが外開きの場合とスライド式の場合は、来訪者に先に入室してもらう。
ドアが内開きの場合は、案内する人が先に入室し来訪者が後に入室してもらう。
部屋に入ったら、来訪者を部屋の入り口から遠い上座の席に案内する。
来訪者を案内し退出する際、なるべく音を立てずにドアを閉める。

お見送り

部屋の外で見送る場合は丁寧に挨拶をしたあと、深くお辞儀をして見送る。
エレベーター前で見送る場合は、必ず担当者がボタンを押し来訪者が乗ったらエレベーターが動き出すまで、お辞儀を続ける。
玄関先では来訪者が徒歩であってもタクシーや送迎車などの車であっても、見えなくなるまでお辞儀を続ける。

名刺交換のビジネスマナー

名刺の渡し方

名刺入れを手元に置いておき、いつでも名刺を取り出せるようにしておく。
名刺は目下の方が先に渡す。
名刺を渡す人の前に移動し、手渡しやすい距離を保って正面に立つ。
名刺を相手が読める向きにして差し出し、「〇〇社〇〇部の〇〇と申します。」と軽い自己紹介をする。
自己紹介と同時に両手で名刺を差し出し、軽くお辞儀をする。
自己紹介の際にはフルネームで名乗る。
※読みにくい名前の場合は特にゆっくりはっきり名乗ることを心掛けるとよい。

名刺の扱い方

受け取った名刺は相手がしまわない限り、基本的には商談が終わるまで名刺入れの上に重ねておく。

〈座って商談をする場合〉

応接間などで座って商談をする場合は、商談中に名刺ケースを置いておく場所は自分から見て左斜め前の位置。
椅子に座ったタイミングで名刺入れの上に名刺を重ねてテーブルの上に置く。
名刺をしまうタイミングについては明確な基準はないが、一般的には商談がそろそろ終わりそうになったタイミングで名刺をしまう。
※タイミングがつかめない場合は周りと合わせるのが無難。

〈立ったままの場合〉