ファシリテーターとは? 役割や必要なスキル、研修について

ファシリテーターとは

会議の進行の中心となり円滑に進めるための機能を担うのがファシリテーターです。

同様の役割に司会者があります。司会者がファシリテーターを兼ねる場合もあり、よく混同されますが同義ではありません。

ファシリテーターの意味

ファシリテーションは「スムーズに会議やミーティングを進めるための技術」を意味する言葉です。

ファシリテーターとは「ファシリテーションを行う人物」を指し、会議やワークショップなどに複数名で取り組む際の進行役を担う人物のことを指します。

ファシリテーターと司会の違い

ファシリテーターは、参加者からさまざまな意見を引き出すことや、合意形成を促しながら、会議などをスムーズに進行させることです。

一方、司会は「アジェンダに従った議事の進行」「発言者の指名」「事務的な連絡」などを行うのが主な役割であり、結果として議論における合意が果たせるかどうかは司会には関係ありません。

ファシリテーターの役割

ファシリテーターは会議のスムーズな進行だけを担うのではありません。

そのほかにも「参加者から意見を引き出す・整理する」「会議をコントロールする」という役割があります。

意見を引き出す

いつも特定の人物ばかりが発言する会議では、新しい観点から意見が出ることはありません。

ファシリテーターには、TPOに合わせた発言しやすい環境を作り、参加者全員から意見が出るように働きかけることが求められます。

例えば若年層の多い会議体であれば、複数名ごとにグループを作って意見交換するワークショップ形式なども考えられます。

また、会議では対立する異なる意見も出ますが、どちらかの意見に偏らず、双方の意見を尊重できる中立の立場をとることも必要です。

意見を整理する

カラフルな付箋や、ファシリテーショングラフィックと呼ばれるイラストを交え、わかりやすく議論の内容を可視化するなどして整理します。

これによって参加者の認識の齟齬を防ぎ、共通認識を図れます。

会議をコントロールする

会議では、話の論点がズレたり、雑談により時間ばかり経過することも起こります。

そのため、時間配分や会議の進行、軌道修正、発言者のコントロールなどを行い、結論に導くことが求められます。

とはいえ、ファシリテーターが結論を誘導してはいけません。あくまで客観的、中立的な立場で会議の円滑化を図ります。

ファシリテーターがいるメリット

参加者の意見が出ない、出てもありきたりの意見しか見られないといったルーティンワークのような会議も、優秀なファシリテーターが取り仕切ると参加者同士の積極的な議論によって会議が活発化し、新しいアイデアを生み出しやすくなるというメリットがあります。

議論の活発化

役職や年齢などに関係なく、若手社員や新入社員にも意見を求め、その意見に対し対話を促進することによって議論が活発化されます。

また、発言がしやすくなる雰囲気を作り、議論を活発化させるため、「一人ひとつは意見を出す」「ほかの人の意見は否定しない」など、ファシリテーターが議論にルール作りをすることもあります。

議論の活発化のために、さまざまな分析に使えるフレームワークを駆使してもいいでしょう。

新しいアイデアを生み出せる

ファシリテーターは参加者全員に積極的な会議への参加を促します。それによって活発な議論が行われると、いつもあまり意見をしない人でも自然に意見しやすくなります。

また、人の意見に触発されることで思い付きレベルだった意見がブラッシュアップされたり、まったく異なる2つのアイデアを掛け合わせて新しいアイデアを作ったりするなど、一人では思いつかないような新しいアイデアに繋がることもあります。

ファシリテーターに必要なスキル

ファシリテーターは、誰でも簡単にできるものではありません。会議を円滑に進行させるには必要なスキルがあります。すべてを兼ね備えていなくても、素質がある従業員がいれば一度経験させて様子を見るのもおすすめです。

ファシリテーターに必要なスキルは、経験と訓練によって磨き上げられます。

時間管理のスキル

効率が悪い会議とは、時間ばかり経過して何も生み出せない会議のことです。

会議全体の時間と議題別の優先度を考慮し、時間を管理しながら進めるスキルが求められます。議論を活発化させながらも時間内に意見をまとめ、合意形成するというスキルも必要です。

これらは日ごろからスケジュール管理やTODOリスト管理を得意とする方に備わるスキルです。

コミュニケーションのスキル

参加者が意見を発言しやすくするには雰囲気作りが大切です。空気が重く発言することが憚れる場では、意見は言いにくいものです。

また、ファシリテーター自身がしゃべるのではなく、参加者の意見を聞き出すコミュニケーションスキルが求められます。

人とコミュニケーションとるのが好きという方なら、うまく場を取り仕切れるでしょう。

論理的思考のスキル

時間に限りのある会議で参加者の意見を聞くだけでなく、合意形成を図り結論を出すのは簡単ではありません。

ファシリテーターには、議論の目的や参加者の発言意図を把握し、会議を進行しながら論点を組み立てる能力も求められます。

このスキルを持つ人材を挙げるなら、常に物事を論理的に考える習慣のある方です。

ファシリテーターの注意点

ファシリテーターは会議において進行を担う中心的な役割を担いますが、主役ではなくあくまでサポート役です。自分に与えられた役割を心得ましょう。

自分の意見を主張しすぎない

ファシリテーターは自分の意見を強く反映させたり、誘導したりしないように注意する必要があります。

もちろんファシリテーターは何も考えなくていいわけではありません。自分の意見を持って会議に参加する姿勢は大切です。

自身で決定しない

議論の中心となって進行していると、自分の理想とする結論に誘導しがちになりやすいですが、参加者の合意形成をもとに結論を導くことが重要です。

ファシリテーター自身が議論の決定権や結論の誘導を図ってはいけません。

ファシリテーターの教育

昨今ではファシリテーターの育成を目的とした研修や民間資格も存在します。

自社にファシリテーターが必要だと感じたら、すでにスキルを持った人材を探すだけでなく、一から育てることを考えてもいいでしょう。

一から育てるのは遠回りのようにも思えますが、会議などの効率化が図れれば将来的には有益な存在となります。

ファシリテーターの研修

ファシリテーターの研修を行うには外部講師を招くのが簡単な方法です。

外部講師はネット検索すれば多くのサイトで見つけられます。講師を選ぶ際は、費用や開催場所・方法などのほかに、自社の業種・業態などにあった講師であるか、研修実績はあるかなどをあらかじめ調べたうえで依頼しましょう。

外部講師に依頼すると、講師への委託料や研修会場費、場所によっては参加者の宿泊費・交通費など金銭的コストがかかるほか、従業員の業務調整の負担が発生します。

ただし、従業員をファシリテーターに育てることで、社内講師とすることも叶います。「研修への参加対象者が多い」「毎年研修を実施したい」などの理由がある場合は、人材を育成することで、外部講師に依頼するデメリットを抑えられます。

ファシリテーターの資格

さまざまなスキルが求められるファシリテーターには民間資格があります。

ライフスタイル・ウーマンが提供しているファシリテーター資格認定講座、日本プロカウンセリング協会のFITファシリテーター資格認定講座、日本きらめき協会の自律型人材育成ファシリテーター養成講座などです。

民間資格ではありますが、資格を持っていると信用度も一段とあがります。

まとめ

ファシリテーターとは参加者の活発な意見交換や合意形成を促しつつ、会議などの円滑化を図るために必要な人材のことです。

生産性の求められるビジネス現場では必要な人材で、特にコロナ化において急激に普及したオンライン会議においてファシリテーターの重要性が発揮されます。

有益な会議成功のために、ファシリテーターの存在や必要性、研修の開催など、一度検討してみてはいかがでしょうか。