社内通知の書き方と例文
辞令や人事通知（異動や退職など）、会議・イベント開催や訃報など、多岐にわたる社内通知。
目的は情報を必要な人に分かりやすく、素早く通達することであり、書式はシンプルかつ一目で分かるものが好まれます。細かい部分では書き出しに気配りをすることで、より多くの人が内容をしっかり見てくれるようになります。
たかが社内通知、されど社内通知。本コラムでは、目からウロコのテクニックもご紹介します。
社内通知文書の書き方・例文
社内通知文書の作成には主にワードを使用します。内容は社内各部門への連絡、報告、指示などが記載されます。社内にあてた文書ですので、通常の儀礼的な挨拶などは省略します。
訃報を知らせる社内通知文書の例文
社員の家族の訃報を社員全員に通知する書類は、社内で通夜・葬儀告別式に参列する人のためにもなるべく早く連絡する必要があります。
通知文書には、社員の所属・氏名、故人の社員との関係、死亡日時、死因、故人の享年、喪主は誰か、葬祭場の住所、葬儀の日時等を記載し、故人へのお悔やみの言葉を忘れずに添えます。また参列する人のために葬祭場の地図を添付します。
≫訃報(社員の父母死亡)
懲戒処分を本人に通知する社内文書の例文
従業員に対して懲戒処分を行うためには、従業員の行為が懲戒処分に値するという就業規則にその根拠があることと、処分手続きに遺漏がないことが必要です。
そこで懲戒処分の通知文書には、処分の事由、就業規則の根拠、適正な手続きによる処分であることを記載します。
≫懲戒処分通知
健康診断案内を社員全員に通知する社内文書の例文
健康診断の案内文書には、対象者、実施日時、実施場所、当日実施する検査項目、当日休暇等で受診できない人への予備日等の代替措置を記載します。
≫健康診断実施通知（健康診断のお知らせ）
社内通知メールの書き方
社内通知文書を添付して送る通知メールには、正確な情報を社員間で共有し、業務をスムーズに進捗させる役割があります。
すぐに確認してもらえるメールタイトルを使う
忙しい中でも添付文書を確認してもらえるよう、通知文書には一目で内容がわかるメールタイトルをつけます。
例：【要返信】健康診断のお知らせ
本文は短くシンプルに
通知文書の目的は、添付文書を確認してもらうことですので、挨拶は短めにし、別添文書の概要を記載して読み手の負担を軽減します。添付文書の添付忘れはよく起きるミスですので注意しましょう。