労働条件通知書の書き方

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労働条件通知書とは

労働条件通知書は、典型的には会社が求人募集を行い、応募してきた人の中から採用者を決定し、雇用契約を結ぼうとする際に、内定者に対して会社が雇用する条件を通知する文書です。

従業員が雇用される際に、基本的な労働条件の了解の提示がないまま勤務したために、思ってもみなかった劣悪な条件の下で働かされた、もしくは聞いていた条件と全く違う条件の下で働かされた、といったトラブルを未然に防止するために、労働条件を書面などで明示することが、雇用者側に義務付けられています(労働基準法第15条1項)。

具体的な内容としては、後述する必ず明示しなければならない条件のほか、会社があとでトラブルになる可能性を考慮し、事前に内定者に了解しておいてもらったほうがよいと判断した事項が記載されます。

【2024年4月1日施行】労働基準法施行規則改正の内容

「労働基準法施行規則」と「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」が改正され、労働条件の明示事項などが変更になります（2024年4月1日施行）。

この改正による変更点は以下のとおりです。

引用：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます

改正の具体的な内容については後述します。

労働条件通知書の記載項目

労働条件通知書の記載項目について解説します。労働条件通知書は、入社後に内定者とトラブルになることを防ぐため、漏れなく記載することが必要です。

2024年4月1日に施行される「労働基準法施行規則」と「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」の改正で変更される点についてもあわせて解説します。

明示する必要がある項目

2024年4月の改正以前も、労働条件通知書では、以下の事項を明示する必要がありました（労働基準法施行規則５条１項）。これらの明示項目は、改正後も明示義務があります。

明示事項は基本的に書面を交付して明示するよう定められています（書面であれば労働契約書という形でも可）が、労働者が希望する場合は書面として出力できる形式であることを条件として、FAXやメールの送信によって明示することも可能です。

7～14の項目について会社に定めがない場合は、明示する必要はありません。

参考URL：https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/faq_kijyunhou_4.html

【2024年4月1日施行】全ての労働者が対象となる改正ポイント

2024年4月の「労働基準法施行規則」と「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」の改正で、同年4月1日以降に契約締結・更新をする労働者について、労働条件通知書に以下の項目を追加して明示するように変更されます。

例えばこれまで、労働契約締結時では、その時点で労働者が通常就業することが想定される場所や業務を明示すれば足りていました。しかし、今回の改正で、配置転換などにより将来的に変わる可能性がある就業場所と業務の範囲を明示することが、会社に義務付けられました。

なお、テレワークを採用している会社は、就業場所に、自宅やサテライトオフィスなど、想定している場所を明示する必要があります。

アルバイト・パートの場合必要な項目

均一な規則により規制される正社員と違って、パート・アルバイトはそれぞれの都合で働いている場合が多く、勤務時間をひとつとってもまちまちです。

そのため、労働基準法施行規則の労働条件に加えて、パートタイム労働法（正式名称「短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律」）が、パート・アルバイトの雇用で特に紛争が起こりがちな事項につき、さらに記載必要事項を定めています。

具体的には、正社員の雇用に際して労働条件通知書に記載が義務付けられている事項に加えて、次の4項目について書面で明示するよう求めています。

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有期契約労働者に対する明示事項

2024年4月に「労働基準法施行規則」と「有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準」が改正され、アルバイト・パートなどの有期契約労働者への明示事項が追加されます。

追加される項目は以下のとおりです。

参考URL：https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001156050.pdf

上記の明示事項は、2024年4月1日以降に有期労働契約の締結や契約更新、「無期転換申込権」が発生する有期労働契約の契約更新がある場合などに追加する必要があります。

たとえば、会社が契約期間は通算3年を上限としている場合は、その内容を、契約の締結と契約更新のタイミングごとに、書面交付で明示することになります。

また、労働者の契約が更新され、雇用期間が6年目に突入するなどした場合、その更新のタイミングで、無期転換を申し込むことができる旨を明示しなければなりません。その際、無期転換後の労働条件も明示する義務があります。

原則、特に定めがなければ無期転換後の労働条件は無期転換前と同一になります。そのため、転換後も同一なのであれば、労働条件通知書には、労働条件の変更がないことを明示すれば足ります。

派遣労働の場合は就業条件明示書が必要

派遣労働とは、従業員が人材派遣会社に雇用され、実際は他の会社の指揮・命令の下で業務を行う形態をいいます。

雇用されている会社（派遣元会社といいます）とは別の会社で仕事を行うため、その労働に対しては、労働基準法の規制に加えて労働者派遣法が適用されます。

そのため、派遣元会社は従業員を派遣労働者として採用する場合には、労働基準法15条に従って労働条件を明示するだけでなく、以下で挙げるような待遇情報を別途明示しなければなりません（労働者派遣法31条の2第2項）。

また、その従業員を実際に派遣先に派遣する場合には、派遣先における就業条件を記載した就業条件明示書を提示する必要があります（労働者派遣法34条1項）。

労働条件通知書と就業条件明示書は、別物のためそれぞれを作成し、発行する必要があります。しかし、記載事項は類似する点もあることから実務上、労働条件通知書と就業条件明示書を兼ねて作成されることも多いです。

書き方と注意点

労働条件通知書とは、会社が従業員を雇用する際に交付を義務付けられた重要な書類のことです。交付しないのは論外ですが、記載に漏れがあってもいけません。必ず後々のトラブルの元になります。

漏れのないように記載するためには、雛形を使用して、各項目の空欄に自社の条件を記載していけば、簡単に自社の労働条件通知書を作成することができます。

また法律で記載することが求められていない事項でも、事前に伝えておけばトラブルが回避できる内容については、忘れずに記載しましょう。

たとえば、労働条件で不明な点があった場合の問合せ先を明記しておくと良いでしょう。また、従業員に提示する際は本来、労働条件通知書は内定者に交付すれば足りるため、後で「そんな書類はもらっていない」などと言い出されることがあります。

そこで、文面に署名・捺印をしてもらったうえで、控えとしてコピーしたものを本人に交付し、署名・捺印してもらったものは、会社に保管しておくのも手段の一つです。今後のトラブルを防止するための賢明な方法です。

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また、労働契約書と労働条件通知書を兼ねて作成することもできます。その際には、こちらのテンプレートなどを参考に、改正を反映するなどしてアレンジしてみてください。

≫労働契約書兼労働条件通知書（エクセルテンプレート）

就業規則との違い

就業規則は、常に10人以上の従業員を雇用する職場において、労働条件ならびに従業員が守るべきルールを定めるものであり、労働基準監督署に届け出なければなりません。その際、労働者の過半数で組織する労働条件組合がない場合には、従業員の代表から意見聴取をしなければならないことになっています。

これに対して労働条件通知書は、同じく労働条件を記載したものですが、会社が一方的に作成することができる書類です。採用内定者にのみ明示するものであり、従業員採用の際に、雇用人数に関わらずすべての会社は作成する必要があります。

また、就業規則と違い、労働基準監督署への届け出は不要であり、従業員代表の意見聴取も要件にはなっておりません。

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口頭だけでも大丈夫？

ところで、労働契約も契約の一種ですから「働きたい」「では、雇うよ」という口頭の契約でも意思の合致があれば立派に成立します。

しかし、これでは従業員が一方的に不利なので、労働基準法では労働条件を採用の際に書面により明示するよう定めています。

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明示義務違反について

労働基準法に定められている労働条件を明示した書類によって通知を行わなかった場合は、労働基準法違反として30万円以下の罰金に処せられます。

また、明示された条件と実際の条件に相違があった場合には、従業員は直ちに退職することが可能です。（労働基準法15条2項）

そこで働くために住居を変更していた場合で、労働者が14日以内に故郷に帰る費用も、会社が負担しなければならないと労働基準法には定められています。（労働基準法15条3項）

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まとめ

労働条件通知書は、後々の雇用関係のトラブルを回避するための重要な書類です。会社側は、改正による追加事項もチェックして、記載すべき事項に漏れが無いよう慎重に作成することが必要です。

また、従業員も採用時の条件確認だけではなく、実際に仕事についたあとで、労働条件に違いがないか確認するためにも、大切に保管しておきましょう。

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