辞令の書き方完全ガイド｜基本から実践まで徹底解説【テンプレートあり】

辞令とは

辞令とは、異動や転勤、昇進といった人事の決定を、会社や組織が社員に伝えるための文書です。正社員登用時に渡される「採用辞令」など、入社・採用に関わる辞令もあります。

つまり、どのような時期であれ、会社や組織と社員との間で取り交わされた人事関連の取り決めを通知する文書が「辞令」なのです。ちなみに、その文書を本人に渡すことを「交付」といいます。

辞令交付までの流れ

辞令の交付方法に決まりはありませんが、一般的には以下の流れで交付されます。

1.内示

辞令の正式交付前に、該当の社員やその上司などに、辞令の内容を知らせます。内示の時期は決まっていませんが、転勤で引っ越す必要がある場合などは、1～3ヶ月ほどの余裕をもって内示が出されるのが一般的です。

育児や介護など、社員が辞令に従うのがむずかしい状況ではないかを確認する目的もあります。

2.発令

辞令が交付されることを、正式に発表する日です。通常は該当の社員以外の社員にも、この日に辞令の内容が知らされます。

3.交付

該当の社員に対し、上司や経営者などから辞令文書が交付されます。大企業や公的機関などでは、「辞令交付式」という式典が開催されることもあります。

辞令の書き方

辞令は法的な義務がある文書ではないので、書式にも決まりはありません。しかし、辞令の内容を明確にするためにも、以下の項目は書いておいたほうが良いでしょう。

1.発令日

辞令が正式に交付される日付を記入します。内示を出した日ではないので注意しましょう。

2.受令者

辞令の対象となる社員の氏名を記載します。役職に就いている場合は、氏名とともに役職も記載しましょう。敬称は、役職の有無にかかわらず「殿」を使用します。

3.発令者

辞令を出した責任者の氏名を記載します。代表取締役や社長が発令者となるのが基本ですが、人事部の責任者が発令者になることもあります。

社内文書なので原則押印は不要です。ただし、正式な文書であることの証明として押印するケースもあります。

4.辞令の内容

転勤、異動、昇格など、辞令の内容を記載します。内容を誤解されることがないように、簡潔にわかりやすく記載しましょう。

【目的別】辞令の例文・テンプレート

異動・転勤などの辞令

人事異動や転勤などに関する辞令には、上記で紹介した項目のほかに、内容「辞令が実行される日付」と「新たな役職」を明記します。

新たな役職だけを記載すると、「以前の役職と兼任するのか」と誤解が生じることがあるため、受令者の現在の役職を解く旨も記載しましょう。

【例文】
〇〇年〇〇月〇〇日付けで、〇〇部〇〇課長の任を解き、××部〇〇課長の勤務を命じます

昇格の辞令

昇格は昇進ともいわれ、現在の役職からランクアップすることを指します。どのような部署、役職に変更になったのかを簡潔に書きましょう。場合によっては激励の言葉を一言添えることもあります。

【例文】
〇〇年〇〇月〇〇日付けで、貴殿を××部〇〇課長に命じます。
いっそう職務に励み、社業の発展に貢献されることを期待します。

降格の辞令

降格とは、従業員の現在の役職や地位からランクが下がることを指します。就業規則やコンプライアンス違反など、降格の辞令は、何かしらの不祥事などによって、処分のために行われる辞令であるのが一般的です。

なお、具体的な処分の理由は伏せておき、あくまでも辞令について知らせるようにしましょう。

【例文】
〇〇年〇〇月〇〇日付けで、〇〇部〇〇課長の任を解き、同日付けによって××部〇〇課長を命じます

採用の辞令

採用の辞令には、いつからどのような立場になるのか、どこに所属するのかなどを記載します。昇格の辞令のように、「今後も期待しています」などの励ましの文言を入れるのも良いでしょう。

【例文】
〇〇年〇〇月〇〇日付けで貴殿を正社員として採用し、〇〇部〇〇課勤務を命じます。今後の活躍を期待しています。

退職の辞令

退職の辞令の場合は、いつどのような理由で退職するのかを記載します。定年退職の場合は、これまで勤め上げたことに対する感謝の文言を入れると良いでしょう。

定年後に再雇用となる場合は、いつからどのような立場になるのかなども記載しておきます。

【例文】
〇〇年〇〇月〇〇日付けで、社内規定により定年退職となることを通知します。定年退職日の翌日〇〇年〇〇月〇〇日より、嘱託職員として再雇用します。

辞令交付時の注意点

辞令交付時のトラブル防止のための注意点や会社側がやるべきことがあります。

辞令の内容について丁寧に説明する

辞令は会社や組織からの命令であるため、交付を受けた社員は拒否できないのが原則です。しかし、拒否できないからといって、社員側の都合を無視していると、トラブルが発生したり社員が離職してしまったりする可能性があります。

トラブルや離職を回避するために、内示の時点で辞令の内容について丁寧に説明し、社員の理解を得るようにしましょう。

社員の事情を考慮する

育児や介護、通院など、辞令に従うのがむずかしい事情がある社員もいます。内示の際に、こうした事情を抱えていないかを確認しましょう。

また、引越しが必要な場合は引っ越し費用を一部負担する、単身赴任の場合は赴任手当を支給するなど、社員の負担を軽減する方法を考えることも大切です。

採用時の条件と相違がないかを確認する

「転勤なし」の条件で採用したにもかかわらず転勤の辞令を出すなどすると、トラブルや離職につながる可能性があります。

どうしても条件を変更する必要がある場合は、内示の際に従業員の理解を得るよう努めましょう。

社員が辞令を拒否したらどうする？

万が一社員が辞令を拒否した場合は、まず会社の規則を確認しましょう。人事異動などの辞令が会社側に命じる権利があると規則に示されている場合、原則社員が辞令を拒否することはできません。

ただし、医師や教員など、専門的な職種の中で採用され、その職種において採用されることが想定されていた人に関しては、他職種に異動するなどの人事移動が認められないこともあります。

したがって、社員が辞令を拒否した場合、会社側は移動理由などを丁寧に説明することで相手への説明責任を果たし、解釈に齟齬が起きないようにすることが大切です。

まとめ

辞令は人事の決定を社員に伝える重要な文書です。誤解されるような内容だと、のちにトラブルが起こることがあるため、簡潔にわかりやすく作成するよう心がけましょう。

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