休業案内の書き方と例文
夏季休暇や年末年始休暇など長期休暇、社員旅行などの臨時休業などの場合は、予め休業案内を作って得意先・お客様にFAXやメールなどでお知らせし、自社ホームページにもその旨掲載することがマナーです。
フォーマットはある程度決まっているため、テンプレートを使って作ると便利。
本コラムでは、書き方や表現方法など、例文を入れながらご紹介します。
休業案内（通知書）が必要な事例
会社やお店を休業するときにお知らせする休業案内の事例をご紹介します。
- お盆・夏季休業
- 年末年始休業
- ゴールデンウィーク（カレンダー通りでない場合）
- 社員旅行・社員研修などの臨時休業
- 点検・改装などの臨時休業
会社やお店が休業する前に、得意先・お客様に「休業のお知らせ」を行うケースは、２つあります。
大切なことは、休業の理由、期間などを明確にし、心のこもった文章として、早めにお知らせすることであります。
①定型的な休業のお知らせ
年末年始休業、ゴールデンウィーク休業のように、国民に周知されている休業は、定型文にします。
②非定型的な休業のお知らせ
点検・改装など、自社・自店の都合により休業する場合は、得意先・お客様に、ご迷惑をおかけすることがあります。お客様の目線に合わせ、お客様の視点で、丁寧に誠意をこめて作成します。
フォーマットは大方決まっていて、Word（ワード）ファイルで作ることが望ましく、休業案内に必要な基本的な項目のポイントは3つあり、簡潔明瞭に記載します。
- ①拝啓、季節の挨拶から開始し、敬具で結びます。
- ②休業期間を明記します。
- ③休業中の対応を説明します。
社名、告知日付などを入れますが、休業のお知らせの方法、内容、フォーマットなどによっては、敬具などを省くことがあります。
例文
年末年始など国民的な休暇以外は、休業理由や休業期間、サービス体制方法、お問い合わせ先など、休業中に、どのように対応するかなど、お客様への心配りを大切にします。
・社員旅行の例
「○○社は、誠に勝手ながら社員旅行のため下記の期間、休業とさせていただきます。
日頃、ご愛顧頂いておりますお客様には、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒、事情を斟酌頂き、ご了承賜りますようお願い申し上げます。
なお、休業期間中は、原則として商品の出荷は中止いたしますが、お客様にご迷惑をおかけしないよう事前に弊社営業部員がご相談させて頂きます。
また、休業期間中の緊急出荷等につきましては、誠意をもって対応させて頂きます。」
・店舗臨時休業の例
「○○店は改修工事のため下記の期間、臨時休業いたします。ご来店を予定されていたお客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒、事情斟酌の上、ご理解賜りますようよろしくお願い申し上げます。
なお、お客様のお声をご参考にさせて頂きました改装後の店舗は、お客様に新しいライフスタイルを提案いたします。何卒、引き続き、ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」
トピックス：お客様を失わないための心配り
"老舗和菓子店虎屋の休業案内が素晴らしいと話題になりました”
「感動的」「商人の鑑」「顧客と丁寧に向き合わないと書けない文書」…虎屋17代店主がお書きになった休業あいさつ文の一部をご紹介しますが、褒め称える声が相次いでおります。
「・・多くの素晴らしい出逢いに恵まれました。・・車椅子でご来店くださっていた、100歳になられる女性のお客様。入院生活に入られてからはご家族が生菓子や干菓子をお買い求めくださいました。お食事ができなくなられてからも、弊社の干菓子をくずしながらお召し上がりになったと伺っております。・・・おひとりおひとりのお姿は、強く私たちの心に焼き付いています。 ・・」
虎屋は、1526年、室町時代後期に京都で創業し、暖簾を約500年の永き日々守り続けてきました「老舗企業」であります。虎屋をはじめ創業200年を超える老舗企業が、日本には3,000社以上あり、 578年創業の金剛組（社寺建築）は世界最古の企業です。
世界で「200年以上の歴史ある企業」約5,500社のうち、日本が全体の約55％を占めております。ちなみに、日本における100年以上歴史のある企業は、2万社以上あり、約90％が300人以下の中小企業であります。
真の老舗とは、伝統をしっかりと受け継いでいく一方、環境変化に柔軟に対応してきたこともありますが、なによりもお客様お一人お一人に寄り添い、お客様とともに歩み成長し、お客様との信頼関係を育む店舗づくりを続けてこられたと思います。世界に誇れる歴史は、ぜひ守っていきたいものです。
休業案内ポスターの作り方
休業案内は特にデザインにこだわるものでもありません。Word（ワード）やPowerPoint（パワーポイント）で作ったものをネットプリントなどで印刷しますが、お客様が一目でわかるようなレイアウトにします。
「（臨時）休業のお知らせ」「休業期間」「理由」「休業期間中の対応」「社名・店名」「連絡先」を記載します。特に「（臨時）休業のお知らせ」「休業期間」は、分かりやすいフォント、書体を活用し、サイズを大きくします。また背景画像の工夫をします。
望ましい紙質
外に貼る場合や長期間の場合は、直射日光や風雨の影響がない場所が望ましいが、お客様の眼に触れることが大事であります。耐水性や紫外線から保護する効果がある光沢紙、ラミネート加工などを活用します。
まとめ
休業案内は、ありふれたフォーマットではありますが、休業の目的、意義を明確にし、伝えるべきポイントは正確、迅速に行います。休業期間前にも増してお客様との信頼関係を高める工夫をします。