送付状の書き方ガイド｜信頼を築くマナーと重要ポイントを徹底解説
送付状の書き方は、右上に日付、左上に正式名称の宛先を配置し、拝啓・敬具を伴う挨拶文と、送付内容の箇条書きを用紙1枚に収めるのが基本です。
「（株）と略してもいい？」「書類を重ねる順番は？」と作成時に迷うケースも多いでしょう。
そこで本記事では、相手に好印象を与えるスマートな書き方や、履歴書・ビジネス書類別のポイントを詳しく解説します。この記事を読めば、不備のない送付状を作成することができます。
【この記事のポイント】
- 送付状は日付や宛先などの配置が決まっており、株式会社を略さず正式名称で記載することや、拝啓・敬具といった頭語と結語を伴う挨拶文を添えるのがビジネスにおける基本マナーだ。
- 送付状には誰が何を何枚送ったかを示す役割があり、内容物の箇条書きによって送り手と受け取り手双方が不備を即座に確認できるため、実務上のトラブル防止の防波堤として機能する。
- 郵送物が特別な意味を持つ現代において、正確な送付状は相手に丁寧な印象を与えるだけでなく、余白への手書きメッセージやデジタル活用の工夫を凝らすことで、信頼関係を深める一助となる。
送付状（添え状）の役割とは？
そもそも、なぜ送付状が必要なのでしょうか？
単なる慣習だと思われがちですが、実はそこには実務上の合理的な理由があります。
相手への挨拶と「中身」の保証
送付状の最も基本的な役割は、「誰が」「何を」「何枚」送ったのかを明確にすることです。
あなたが書類を受け取る側だと想像してみてください。封筒を開けていきなり契約書が出てくるよりも、「いつもお世話になっております。〇〇の件で以下の書類をお送りします」という一枚の案内があるほうが、安心して内容を確認できるはずです。
ミスやトラブルを未然に防ぐチェック機能
送付状には同封書類のリストを記載します。これにより、送り手は封入時のセルフチェックができ、受け取り手は内容物が揃っているかを即座に確認できます。
万が一「3枚あるはずの書類が2枚しかない」といった不備があった際も、送付状があればスムーズに照合できるため、トラブルを未然に防ぐ防波堤となります。
近年の視点：郵送物は「特別なコミュニケーション」
DXが進み、請求書や契約書の多くが電子化された現代において、わざわざ「郵送」を選ぶのは、それだけ重要な書類であることの裏返しです。
デジタル社会だからこそ、物理的な紙に添えられた送付状が与える「丁寧さ」や「温度感」は、相手の心理にポジティブな影響を与え、信頼関係を深める一助となります。
【項目別】送付状の正しい書き方と基本レイアウト
送付状には、ビジネス文書としての「標準的な形」があります。
以下の6つのポイントを押さえれば、誰に見られても恥ずかしくない書類が完成します。
①日付：送付日を右上に（西暦・和暦の統一）
まず、用紙の最上部、右端に日付を記載します。これは「作成した日」ではなく、「ポストに投函する（または発送する）日」を書きましょう。
また、同封する書類が「西暦」なら送付状も「西暦」というように、表記を統一するのがスマートです。
②宛先・担当者名：省略厳禁！「御中」と「様」の正しい使い分け
左上に相手の情報を書きます。ここで最も注意すべきは、株式会社を「（株）」と略さないことです。
- 組織宛の場合：〇〇株式会社 御中
- 個人宛の場合：〇〇株式会社 営業部 佐藤 様
※「御中」と「様」を併用するのは誤りなので、注意しましょう。
③題名：一目で用件が伝わるシンプルなタイトル
中央に少し大きめの文字で、「書類送付のご案内」や「契約書類のご送付について」と記載します。忙しい相手が「あ～、あの件だな」と瞬時に判断できる簡潔さが理想です。
④差出人情報：連絡先は詳細に、社判の取り扱いについて
宛先より一段下げた右側に、自分の情報を記載します。会社名、住所、電話番号、そして氏名です。
最近は押印不要のケースも増えていますが、社外向けの正式な文書であれば、社判（角印）を捺印するとより丁寧な印象を与えます。
⑤拝啓・挨拶・主文：時候の挨拶と定型文の使い分け
本文は「拝啓」から始め、時候の挨拶を続けます。
- フォーマル：春暖の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 通年使える表現：時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
その後、「さて、このたび下記の通り書類を送付いたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます」とつなげ、「敬具」で結びます。
⑥送付書類と枚数：「記」「以上」を用いた箇条書きの作法
主文の後に、中央に「記」と書き、箇条書きで内容物を記します。
送付状作成・同封時における注意点とビジネスマナー
書き方以外にも、相手に「おっ、この人は仕事ができそうだ」と思わせる細かな配慮があります。
用紙サイズとページ数：A4・1枚に収めるのがスマート
送付状はあくまで「案内役」ですので、A4サイズ1枚に収めるのが鉄則です。長々と書く必要はありません。
重ねる順番の鉄則：一番上が送付状である理由
封筒から取り出したとき、最初に見えるのが送付状になるように重ねます。これが「挨拶」の代わりだからです。
順番は、「1. 送付状」「2. メインの書類」「3. 補足資料」の順が基本です。
クリアファイルの活用：エコ意識と「配慮」のバランス
書類の折れや汚れを防ぐため、クリアファイルに入れるのが一般的です。
現在は環境への配慮から、再生プラスチック製や紙製のファイルを選ぶ企業も増えています。相手の企業文化に合わせた「配慮」ができると、さらに好印象です。
【独自性】一言の「手書き添え書き」が信頼を生む
すべてパソコンで作成した送付状でも、余白に一言だけ「先日はありがとうございました」「今後ともよろしくお願いいたします」と手書きのメッセージを添えてみてください。
このわずかな手間で、ビジネスライクなやり取りに人間味が加わり、相手の記憶に残りやすくなります。
【就活・転職】履歴書に同封する場合のポイント
求職者の場合、送付状は単なる案内ではなく「自己PRの補助」にもなります。
自己PRを補足する「3ブロック」構成の作り方
- 希望職種と志望理由の要約：どのポジションを希望しているかを明記。
- これまでの経験：自分の強みがどう貢献できるかを簡潔に。
- 面接のお願い：検討をお願いする丁寧な一言。
長すぎはNG！ 採用担当者の負担にならない簡潔な熱意
採用担当者は、日々多くの書類に目を通します。送付状で自分のすべてを語ろうとせず、「続き（詳細）は履歴書・職務経歴書を読みたい」と思わせる導入に徹しましょう。
デジタルポートフォリオ（QRコードなど）の掲載可否とマナー
近年、ポートフォリオや動画での自己紹介をQRコードで送付状に載せる手法も広く普及しつつあります。その際は「よろしければ実績をまとめたサイトをご参照ください」と一言添えるのが、スマートなデジタル活用です。
実務でよくある疑問とQ&A
Q：「（株）」と略してしまった……書き直すべき？
A：書き直すことを強くおすすめします。
送付状は相手の社名を最初に書く場所です。そこが略されていると「大切にされていない」と感じる人もいます。
最初の一歩でつまずかないよう、正式名称で記載しましょう。
Q：返信用封筒を同封する場合の送付状の書き方は？
A：記書きのリストのなかに、「〇. 返信用封筒 1通」（〇には通し番号が入る）と明記しましょう。
また、主文の後に「お手数ですが、記の書類にご署名・ご捺印の上、同封の返信用封筒にてご返送いただけますと幸いです」と具体的なアクションを促す一言を添えると親切です。
Q：メールでPDFを送る場合にも「送付状」は必要？
A：メール本文が送付状の役割を果たすため、別途作成する必要がないケースが大半です。
ただし、目上の方への非常に重要な書類や、メール本文を簡潔に済ませたい場合は、「送付案内（PDF）」として別途添付することもあります。
現在は、「メール本文に内容物を明記する」のがスマートなスタイルとされています。
正確な送付状で一歩リードする関係性を
送付状は、一度型を覚えてしまえば誰でも簡単に作成できるものです。しかし、その「当たり前のこと」を正確に、かつ丁寧に行う姿勢こそが、ビジネスにおける最大の誠実さとして相手に伝わります。
不備のない送付状を作成することは、自分自身のミスを防ぐだけでなく、相手の時間を尊重することにもつながります。ぜひ、本記事の内容を参考に、相手との良好な関係を築く最初の一枚を完成させてください。
迷ったときは、標準的なテンプレートをベースに、あなたらしい一言を添えることから始めてみましょう。
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