製造・生産管理と文書の書き方
生産管理は、自社製品の在庫状況をコントロールし必要なものを必要な分だけ製造するために欠かせません。そのため、しっかりと管理用や棚卸用の文書を用意しておく必要があります。また、長期の生産・売上計画を立てる際には商品の製造原価と利益表を使うことでスムーズに行えます。チェックリストやフローチャートも用意しておくと会議をするときや製造過程の審査に役立ちます。このページでは在庫から製造・生産管理について説明しています。
経営における在庫管理の位置づけ
自社の商品や部品などの在庫を多く抱えるとそれだけコストが増えてしまい、キャッシュフローの減少や収益の悪化を引き起こします。一方で、少なければ販売の機会損失にもつながるため、バランスよく在庫管理することが重要です。また、在庫をコントロールすることで製造・生産の最適な戦略を立てることができます。
受注生産の商品は、それを生産するための材料や部品を在庫として持つ必要があります。見込み生産の場合には、短期間のスパンでいえば受注生産でも、販売計画に基づき生産計画を立てると、生産の平準化のため、商品の在庫も持たざるをえないことになります。
また、在庫には、材料・部品、商品の在庫のほかに製造途中の仕掛品としての在庫もあります。これらの在庫は、販売されて売上が立つまでは、材料費、人件費、製造間接費といったコストの塊です。そのコストには銀行から借り入れている借入金の金利負担もかかりますし、置いておく場所の倉庫代も発生します。そのまま売れないで倉庫に眠っていれば品質は経年劣化してしまいますし、ファッション商品など流行のあるものは減損処理しなければなりません。在庫がなくて販売機会を失うのも問題ですが、在庫が大量に残ってしまうのは経営にとってもっと大きな問題となります。
在庫が増える要因
在庫増になる要因はさまざまありますが、大きいのは販売戦略・計画の不備です。販売部門は、商品がないことによる機会損失をなくすために多めに販売計画を立てます。その結果、それに基づいて策定された生産計画で生産される商品が在庫になる傾向があるのです。また、大量に生産した方が原価は安くなります。原価の低い商品の方が、利益が取れやすいためどうしても販売計画は過剰に計画されがちになるのです。生産部門が販売部門の生産要求に常に答えていこうとする結果、会社全体の在庫が増えるという悪循環に陥るわけです。
文書を活用した在庫管理の上手な方法
管理をするために必ず必要となるのが、商品別の在庫管理表です。出入荷を記入しておくことで、いつまでにどれだけ生産・製造すればよいのか目安を付けることができます。また、商品のリードタイムを見直し、短縮化することで在庫を持つことを避けます。商品別の出荷状況を把握することで、何が今売れているのか、今後の需要予測はどうかを把握することができます。また材料・部品の入荷状況を在庫管理表でつかむことにより、過不足なく生産に必要な材料・部品を保管することができます。また、商品のリードタイムを見直して、生産期間の短縮を図ることは、顧客にとっての納期短縮を意味することになりますし、会社にとっては仕掛品在庫の圧縮を意味することになります。これは顧客にとって欲しいものがすぐ手に入るということであり、また、より精緻な需要予測を可能にすることでもあります。余分な在庫を持たなくてすむわため、顧客の満足度も向上させることができるわけです。
生産・製造管理に使える文書
在庫管理が終わったら、製造・生産の管理・計画に移ります。ここで、製造工程におけるチェックリストを作成しておくことで生産性が向上し、無駄な生産が減ります。さらには、商品の原価表を活用することで在庫と照らし合わせながら販売計画を立てることができます。顧客の要求する製品を納期通りに納入するためには、生産に先立って、生産計画に基づいて、材料・部品を発注して調達し、生産工程に過不足なく人員、設備、備品を配置しておかなければなりません。しかし、実際の製造工程ではこの計画通りに生産できるとは限りません。むしろ乖離が生じることの方が多いでしょう。その差異を把握し、計画を修正していくことにより、無駄を省き、コストを低減していくことができるわけです。