在職証明書の書き方完全ガイド｜簡単に作成できるポイントと注意点
保育園への提出や住宅ローンの申請などで、従業員から在職証明書の発行を依頼されることがあります。
自治体によっては在職証明書の書式が指定されている場合もありますが、指定がない場合、何を記載すればよいのか悩むことも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在職証明書の具体的な書き方や作成時の注意点、そして在職証明書が必要になるシーンについて詳しく解説します。この記事を参考に、スムーズに在職証明書を作成しましょう。
在職証明書とは？
在職証明書とは企業に「在籍している」、もしくは「在籍していた」ことを証明するための書類です。
企業によっては在職証明書ではなく、在籍証明書や就業証明書、勤務証明書、就労証明書、雇用証明書などと呼んでいることもあります。
退職証明書とは違い、企業側に在職証明書の発行義務はありません。しかし、保育園の申し込みや賃貸契約などで必要になる書類なので、多くの企業が発行依頼に対応しています。
また、正社員やアルバイト・パートなど雇用形態にかかわらず、従業員であれば在職証明の発行が可能です。なお、すでに退職した従業員であっても、退職日から2年以内であれば在職証明の内容を示した退職証明書の発行を希望することができます。
在職証明書が必要になる主なシーン
在職証明書が必要になるのは、どのような場面でしょうか。在職証明書の提出が求められる一般的なシーンについてご紹介していきます。
認可保育園・児童クラブ（学童）に申し込むとき
認可保育園や児童クラブ（学童）に申し込む際に、在職証明書の提出が求められることがあります。認可保育園とは、国や地方自治体の定める基準に従って運営する保育園のことです。
また、児童クラブ（学童）は、学校の放課後や休日などに小学生児童を保育し、学習や遊びの支援を行う施設やプログラムのことです。
親の就業状況の重要性
親の就業状況は、保育受け入れの可否を判断する上でのポイントの一つとなるため、在職証明書が必要になることがあります。
たとえば、入園希望の申し込みが受け入れ可能人数よりも多い場合、誰を入園させるか優先順位を決めなければなりません。
そういった場合にそれぞれの家庭の就業時間や収入額を把握することで、「共働きで日中子供を見るのが難しい」や「片親でフルタイムで働かなければならない」といった状況を確認することができます。
つまり、保育の必要性を明確にする上で在職証明書は重要な役割を持ちます。
在職証明書を提出するその他のケース
さらに、入園後も基本的には毎年1回など決まった時期に在職証明書の提出が求められることが一般的です。
これは両親の就業状況に変更がないか、保育園側が確認するためでもあり、仮に両親のどちらかが現在の職場を退職した場合、すみやかに保育所にその旨を報告し、転職後には新たに在職証明書の提出が必要となります。
それ以外に、私立学校に入学するときなどにも在職証明書の提出を求められることがあります。
子どもの入学申請時
一部の学校では、子供の入学申請の際に、学校から保護者の在職証明書の提出を求められる場合があります。
保護者の収入状況や世帯の状況など家庭の背景を正しく理解することで、学校側が適切なサポートを行えるよう必要とされているようです。
転職するとき
転職するときにも、在職証明書が必要になることがあります。企業によっては、職歴書に書かれた内容だけでなく、在職証明書に書かれた業務内容・経験の期間・役職・給与などを採用条件に照らし合わせて、採用を判断することがあるためです。
また、公務員公募で、「一般企業に5年以上在籍していた」などの条件付きで募集する職種については、応募者の技量や資格など熟練度を推し量る方法として、在職証明書の提出を求められる場合があります。
副業先と手続きを行うとき
本業とは別に副業している場合、副業先に在職証明書の提出を求められることがあります。これは雇用形態や期間、本業の企業で正式な雇用契約を行っているかなどを確認するためです。
また、在職証明書により過去の職務内容を確認することができるため、副業先は本人の経験や能力をおおまかに把握することができます。
さらに、 副業には法的な制約などが存在する場合があります。たとえば、本業と副業とが競合関係にあるといった法的な問題にならないことを確認するためにも在職証明書が必要になる場合があります。
外国人労働者のビザ申請・更新
外国人労働者がビザを申請・更新する際にも、在職証明書が必要です。
外国人が日本で働くには就労ビザを取得する必要があります。このとき、本当に働いているのか、雇用内容や給与額はどうなっているのかの確認のために、在職証明書の提出を求められるのです。
また、「永住者」「定住者」を除いた在留資格にはそれぞれ期限があり、その期限を越えて継続して日本国内で活動する場合には、在留資格を更新する必要があります。
その際にも、現在の就労状況を確認するために、在職証明書を提出するよう求められます。
賃貸物件を借りるとき
賃貸物件を借りるときにも、在職証明書の提出を求められることがあります。
物件を貸す側にとって、家賃滞納は何としても避けたい問題です。そのため、在職証明書を利用して、本当に働いているのか、毎月家賃を払えるだけの収入があるかを確認します。
住宅ローンの審査を受けるとき
住宅ローン審査を受ける際にも収入状況を証明するために在職証明が必要となることがあります。
金融機関は、借り手がローンの返済を行えるだけの安定した収入を得ているかを確認する必要があるためです。また、将来的にも安定的に収入を得ることが期待できるかを判断するためにも在職証明の提出が求められるようです。
在職証明書ではなく、源泉徴収票や課税証明書の提出を求められることもあります。
在職証明書を作成する手順
在職証明書を作成する場合、一般的には人事へ依頼し、在職証明を作成してもらいます。実際に従業員から在職証明書の作成を依頼された場合、まずどのように対応すればよいかご説明していきます。
フォーマットを用意する
まずはじめに、在職証明書のフォーマットを準備します。基本的には企業指定のフォーマットを用意しましょう。
万が一フォーマットがない場合、今後のスムーズな手続きのためにも雛形を作成することをおすすめします。その場合、氏名や雇用形態、在職期間などフォーマットに載せるべき記載情報について社内で精査しましょう。
目的に応じて記載情報を収集する
つづいて、実際に在職証明書に必要となる記載情報を集めましょう。必要な情報としては、従業員の氏名、所属部署や役職、在職期間、雇用形態（正社員、契約社員など）、給与情報、業務内容などが含まれます。
ただし、依頼主の目的によってはそれ以外にも記載すべき項目が必要になることもあります。たとえば、賃貸契約では月収に加え年収の情報が必要なことがあり、また、保育園の入園申請では勤務日数や時間の詳細が必要となります。
あらかじめ依頼主に在職証明書の使用目的を確認し、企業のフォーマットと照らし合わせながら記載情報を正確に収集しましょう。
在職証明書の書き方
在職証明書の主要項目は次のとおりです。請求者が記述項目を指定することもできます。
- 在職者（退職者）氏名・性別
- 生年月日
- 住所
- 採用年月日
- 雇用期間
- 雇用形態
- 仕事の内容・職場における地位
- 就労形態（曜日固定、シフト型など）
- 勤務日数・就労時間
- 勤務地
- 給与支給総額
- その他（申請者の希望事項）
- 会社の証明印
在職証明書に記載するのは、請求者が在籍していた時期のデータです。退職後に結婚した、引越ししたなどの事情で、在職時と氏名や住所が変わっていたとしても、在職していたときのデータをそのまま書かなくてはなりません。
そのため、在職証明書に書かれた氏名や住所などのデータと、請求者が在職証明書を請求した時期のデータが異なる場合があります。
英語の在職証明書について
日本人が海外で働くために就労ビザを取得するときにも、在職証明書が必要になることがあります。在籍の事実確認や前職のポジションの確認のために提出を求められるケースが多いため、以下のような項目を記載すると良いでしょう。
- 在職証明書：Certificate of Employment
- 在職者氏名：Name
- 採用日：Date of Employment
- 役職：Job Title
- 企業名：Company Name
- 代表者名：President’s Name
- 企業の所在地：Company Address
- 電話番号：Phone Number
- 発行年月日：Date of Publication
すべて英語で記載しなくてはならないので、テンプレートを利用するのがおすすめです。
在職証明書作成時の注意点
在職証明書を作成するにあたり、いくつか注意したいことがあります。
情報漏えい対策を行う
在職証明書には、氏名や住所、給与支給総額などの個人情報が記載されているため、情報漏えいに注意する必要があります。在職証明書の発行依頼を受けたら本人確認書類などを提出してもらい、本当に本人からの依頼なのかどうかを確認しましょう。
また、在職証明書の受け渡しはできるだけ対面で、郵送する場合は本人が受け取ったかどうかを確認することが大切です。
必要な項目を確認しておく
在職証明書を作成する際には、依頼者に何の項目を記載する必要があるのかを確認しましょう。提出先によって在職証明書に記載する項目が異なるケースがあるからです。
記載項目に不足があり、何度も作り直しをすることになっては手間がかかるので、作成前に必要な項目を確認しておきましょう。
提出先に合わせた対応
在職証明書を提出する上で、提出先に合わせた対応を行うことも重要です。たとえば、在職証明書は必ず英訳したものを提出しなければならないといったケースもあります。
このように在職証明書を提出する上で提出先が何か条件を指定している場合は、その条件に合わせながら適切な書式やテンプレートを使用して在職証明書を作成しましょう。
まとめ
在職証明書は保育園の申し込みなどのために必要となる書類です。発行義務はありませんが、依頼が来たら対応している会社は多いでしょう。
在職証明書に記載する項目はある程度決まっています。しかし、提出先によって必要な項目が異なるケースがあるので、何を記載するのか確認したうえで作成しましょう。
毎回一から作成していては手間がかかるので、テンプレートを用意しておき、必要に応じて編集するのがおすすめです。