業務効率化のカギは、明確な指示とテンプレートの活用

業務の効率化を図るためには、まずは「業務」と「仕事」の違いを理解することが重要です。この理解を基に、スピーディで明確な指示を行うことで、仕事の混乱を防ぎ、集中力を高められるなど、業務の円滑な進行が可能になります。

そして、業務管理分担表などの書式テンプレートを活用することで、各担当者は自分の役割が明確になり、さらに業務の効率を高めることができます。

数多くの書式テンプレートを掲載するビズオーシャンで、自社の業務の特性に合うものを探しましょう。

「業務」と「仕事」の本質的な違い

まず、「仕事」と「業務」の違いについて明確にしておきましょう。

結論から言うと「業務」は目標で、それに対して「仕事」は実務です。

例えば、このような商品をいついつまでに作り出すというのが業務で、あらかじめ手順などが定められた作業を進めることが仕事、と理解しておくといいでしょう。

この違いを基にして「業務」という言葉を会社運営面から定義すると、業務は、円滑に仕事を進めるための手続きを明示した書類や各種管理表、日報などのコミュニケーションツールの作成といった、「仕事周りの管理」を示すものということになります。

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日々の仕事が混乱してしまう原因の多くが、業務としての目標や意義、スケジュールや納期などの明確な指示がないことから発生しています。

それだけに、スピーディで明確な業務指示が重要なポイントなのです。

業務が効率化できれば仕事が円滑に進み、集中度も高まると言ってもいいでしょう。結果的に、売り上げの向上や、納期を守ること、あるいは完成度を高めることなど、会社の実力や信用度を高める効果が出てきます。

ちなみに、営業日報の作成などの制度を取り入れると、仕事に対する意識や責任感が向上し、進捗が高まる効果も期待できます。

また、建築や土木工事などでは工程管理表（ガントチャートとも呼ばれています）を用いることで、目標に対する共通認識の徹底化や、より高い安全性の確保といった効果が期待できます。

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業務別に担当者や売上目標、納期、注意点などを記載した文書があれば、各担当者は与えられた業務や仕事が明確になり、効率アップや完成度の向上を図ることができます。

そんな、業務の効率化を促進するために役立つのが「業務管理分担表」です。

「bizocean（ビズオーシャン）」のサイトでは、業務を視覚化するために、数多くのテンプレートが用意されています。

例えば、「営業日報」「営業報告書」「車両運行報告書」などです。また、営業・事務・研究などの部署別や、卸業・製造業・運輸業・建設業などの業種別でもそろっています。

会社や業務の特性に合わせて、テンプレートの選択や使用をしてください。

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