経費精算書の書き方・テンプレート
営業活動を行う中で必要となる経費の精算はとても重要です。
営業活動を行う中で必要となる経費の精算はとても重要です。経費を精算するための主な書類には、仮払経費申請書、仮払経費精算書、出張旅費精算書、旅費精算書、交通費精算書、立替経費精算書などの種類があります。正しく管理するための経費精算テンプレートや書き方についてご説明します。
経費とは
売上を上げるために必要な費用のことを指します。例えば、売上を上げるために業務を遂行するにあたってパソコンやデスク電話などが必要となりますね。それらは全て必要経費として処理されることになります。
そして、あまり知られていないのが経費と税金の関係性です。会社では、営業活動にかかる費用を経費として支払ってくれます。経費は、税金の控除対象となるのです。必要なものをしっかり経費として処理することで、会社が払う税金を少なくすることができます。
しかし、何でも経費にしてしまえばよいのかというと、そうではありません。会社に税務調査が入った際、本来経費にはならないものを経費として処理してしまっていると、追徴税などが発生する場合もありますので注意してください。
仮払とは
勘定科目や金額が未確定のうちに仮で支払うことをいいます。出張旅費や接待費など、概算を出すことはできても実際にかかる費用には誤差が出るものです。その費用が確定する前に一時的に支払う経費を仮払経費といいます。多額の経費が見込まれる場合、仮払があれば従業員は立て替えなくてもよいため、この方法が使われることがあります。
仮払経費申請書の書き方
仮払を受けるためには、申請書を書く必要があります。従業員ごとにバラバラのフォーマットで申請をされては、まとめにくく抜け漏れも発生しやすくなります。経理担当者が困るだけでなく、抜け漏れがあると記録も残らないため、フォーマットを用意しておく必要があります。仮払経費申請書には、下記の項目を書き入れるようにします。
- 届出年月日
- 社員番号・所属・氏名
- 仮払金額・仮払希望日
- 仮払の目的
- 内容（出張費・物品の購入・接待内容・参加者等）
立替経費精算書の書き方
仮払金を出すと、金額確定後に誤差が発生して処理が煩雑になります。実際にかかった経費が仮払金より少なければ差額の精算をしなければなりませんし、多ければ返金してもらわなければなりません。財務処理上、伝票を発行しなければならず手間がかかってしまいます。そのため、一般的に立替経費精算が使われることが多いです。立替経費精算書には、下記の項目を書き入れるようにします。
- 請求年月日
- 経費発生期間
- 所属・氏名・承認欄
- 明細日付
- 行先・用件・用途
- 使用交通機関（JR・地下鉄・私鉄・バス・タクシー等）
- 経路（○○駅⇒○○駅）
- 金額
- 承認印・備考
領収書を紛失してしまった場合
領収書は経費を立て替えた証拠ともなるものです。会社に税務調査が入る際にも、領収書と突き合わせて確認がされますので、絶対に紛失したくないのが領収書ですね。店舗で発行される領収書は二重計上を防ぐためにも、基本的には再発行はしてくれません。しかしながら顧客と同行などして急いでいる場合や、ポケットなどに入れてしまい後で確認したら見当たらなくなってしまった、ということなどはよくあるのではないでしょうか。自腹を切らなくてはいけないと諦める前に手を打ちましょう。
1.レシートで代用する
領収書がなくてもレシートさえあればほぼ立替請求は可能です。レシートには、発行者、発行日時、取引内容、金額の4項目が記載されていますので、多くのケースで領収書としての機能が認められるでしょう。領収書には、ここに受取人の記載が追加となっているものです。何を購入したか等の明細があるため、レシートでも精算できる場合があります。経理に確認してみましょう。
2.納品書・その他明細で代用する
納品書や、支払い証明書等もレシートで代用できる場合があります。これもレシートと同じく明細が記載されていますので、領収書の代わりとして認められる可能性があります。諦める前に確認してみましょう。
3.出金伝票を発行する
レシートもその他明細も何もないときは、出金伝票の作成で対応してもらえる場合があります。出金伝票は、電車・バスの交通費や、自動販売機で購入したもの等レシートの出ないものの精算をする際によく使用されます。日付、内容、金額を記載し、契約書や納品書等の証拠書類を付けます。ただし、金額が大きすぎる場合や何度も出金伝票を発行すると、怪しまれる可能性がありますので注意してください。
まとめ
経費精算書についてご説明しましたが、如何でしたか。会社経費として購入したものは、速やかに精算する必要があります。会社には月次処理・決算処理等が発生しますので、その月に生じた経費はその月中に処理することが大切です。いつまでもカバンに入れたまま精算するのを忘れていた、となると精算ができなくなってしまう可能性もあります。領収書をなくさないこと、また速やかに精算処理をすることを心がけましょう。テンプレートを是非参考にしてください。