保証書の種類と作成方法
保証書とは、ある一定の条件で、保証の旨を記載した文書のことです。
主なものとして、従業員が新規に採用される際に、会社や事業主に提出する身元保証書、あるいは、家電製品などに添付される製品保証書などがあります。
ここでは、保証書に関するテンプレートや書き方について解説します。
保証書とは
保証とは、ある人や物に対して責任を持つことです。製品の場合、もし故障や不良が見つかれば、ある一定の条件内は、無償で修理もしくは交換をしてもらえます。家電製品における保証書は、『家庭電気製品の表示に関する公正競争規約』によって定められています。購入日、販売店名などが書かれており、修理や交換をしてもらう際に必要となりますのでなくさないよう保管しましょう。
保証書の種類
保証書の種類は多々あります。人に対する保証書には、会社へ入社する際の身元保証書、賃貸物件へ入居する際の連帯保証などが挙げられます。物に対する保証であれば、家電製品の製品保証書、ダイヤモンドやジュエリーの品質保証書などが挙げられます。その他、時計や楽器を購入したときにも保証書はついてきます。電子機器だけでなく、ランドセルなどの革製品にも保証書がついていることがあります。製品の修理や交換が必要になったときには必ず必要な書類ですから、大切に保管しましょう。
製品保証書について
製品保証書は、大抵の場合製品とともに同梱されています。形状は、レシートの末尾に印刷される簡易的なものから厚紙になっているもの、シールで貼り付けられるようになっているものなど様々です。ジュエリー製品やブランド製品など高価なものの場合は、ギャランティーカードと呼ばれるカードになっていることもあります。
保証書には通常、購入日と販売した店舗名が記載されます。オンライン店舗で購入した場合、保証書が添付されてこないことがあります。例えばアマゾンでは、保証書の記入が省略されています。その場合、納品書、購入明細書が保証書の役割を果たします。オンライン店舗購入で保証書が同梱されていない場合は、サイト内のアカウントサービスなどから確認をしてみましょう。
保証書が未記入だった場合
オンライン店舗で購入した場合、保証書の欄が未記入であることがあります。また、購入日が記載されていなくても、保証してもらえるのか心配になりますね。ネットショッピングでの購入は、オンライン上に履歴や記録が残ります。納品書や領収書をあとから打ち出せる場合もあります。修理が必要になったときは、それらを保証書に添付しましょう。納品書や領収書が打ち出せない場合は、メールでの購入連絡、出荷連絡など、証拠となるものを持っておくと安心です。
保証書を紛失した場合
保証書を完全に紛失してしまった場合は、保証してもらえないのでしょうか。メーカーによって対応の差はあれども、購入した製品の日付を証明できるものがあれば、保証を受けられる可能性があります。領収書やレシート、配達証明書、販売店での購入履歴などが、証明書として認められることがありますので諦めないでください。意外なところでは、販売店のポイントカードに残っている購入履歴で保証してもらえるケースもあるそうです。
保証書の保管や収納方法
いざというときにないと困る保証書ですが、購入当初はそう簡単に壊れないだろうという軽い気持ちで、つい空き箱と一緒に破棄してしまったり、無意識にどこかへ置いてしまったりしていませんか？また、レシートに印刷されている保証書は印字が薄くなってしまうこともあるでしょう。そんな保証書を保管するには、オススメの方法が2通りあります。
1つは、保証書類を一括してファイリング保存する方法です。電化製品の保証書も、ジュエリーの保証書も、全て同じ場所にファイリングしておけば、必要なときすぐに探し出すことができます。保証書の枚数が多い場合は、五十音順に分けておくとよいでしょう。2つ目は、箱と一緒にしまっておく方法です。交換をする際や必要がなくなって売りに出す際、箱や説明書一式が必要になることがあります。その場合、箱と保証書類を一緒にしておけば紛失せずに保管しておくことができます。整理整頓の上手な人や、収納スペースが十分ある場合には有効的な手段です。
身元保証書について
会社に入社するときには、身元保証書の提出を求められます。最低でも1人、場合によっては2人、身元保証人を立てなければならないケースがあります。なぜ身元保証人を立てるかというと、もし入社する本人が問題を起こし責任を負えなかった場合、本人に代わって身元保証人に責任を負ってもらうためです。しかしながら身元保証人が負う損害賠償はある程度限定されており、借金の保証人とは異なりますので混同しないよう注意しましょう。
身元保証書は基本的に1枚の書類で、本人と身元保証人が署名し実印を押します。保証期限は5年が上限となっています。
身元保証書の書き方
身元保証書に記載する内容は、主に保証の内容と保証期限です。宛先は入社する会社の代表者に宛てます。そして、本人と保証人の氏名・住所・印鑑・続柄を記載します。会社に決まったフォーマットがあればそれに従いましょう。特に定められていない場合はテンプレートを参考にしてください。
入社の際の身元保証書～記入例～
一般的な身元保証書の保証内容を記入例として挙げてみましょう。
- 使用者が契約に違反したり、過失によって会社に損害を与えたりした場合は損害を負うこと。
- ○年間、身元保証人としての責任を負うこと。
- 使用者が問題を起こした際には身元保証人に通知すること。
身元保証書の日付は、保証書に記入した日付を書き、捺印には必ず実印を使用します。また、身元保証書と一緒に印鑑証明の提出が必要になることもありますから、準備しておきましょう。
まとめ
保証書は、保証する人柄や物の品質に太鼓判を押し保証するものです。もし、保証したものに問題が起きれば、それを賠償するという役割が保証書にはあります。保証したものに何も問題が起きなければ保証書を使用する機会はありません。しかし、いざ何か問題が発生したときにないと困るのが保証書です。紛失してしまっても、日付などが証明できれば保証してもらえるケースもあります。慌てないためにも、必要なときにすぐ取り出せるところに保管しておくとよいでしょう。