予定表の作り方と共有方法
予定表には年間予定表や月間予定表、週間予定表などがあります。
このコラムでは、予定表の作り方と共有方法についてご説明します。
予定表の種類
ビジネスを進めていくうえで、スケジュール管理はとても重要です。とくに多くの人が関わる行事であれば、早い段階で予定を押さえる必要が出てきます。また、役職者になればなるほど調整は難しくなります。クラウド化が進む現在では、様々な種類の予定表が存在しています。エクセルやワード形式の他、OutlookやLINEでのスケジュール管理も浸透しつつあります。会社にスケジュール管理システムがあれば、iPhoneと連動させて、WEB上でどこでも確認ができるようにしている人も多いようです。
共有に便利な予定表
予定は、年末や年度末に、翌年の年間スケジュールとして立てられることが多いかと思います。しかし、予定は決定事項ではないので、都度変更されるものでもあります。関係者と常に最新情報を共有するには、どのような予定表が便利なのでしょうか。1人のスケジュール管理者がエクセルやワードで管理をしていると、モレが生じやすくなります。関係者への伝えモレや修正忘れなどがあると、2つの予定を同じ時間に組んでしまうなど、トラブルにもなりかねません。モレを防いでうまく機能できるよう、共有に便利な予定表の例を2つ挙げてみましょう。
予定表の共有例
例1.WEB上グループウェアを利用する
1つは、ネット環境を利用した方法です。関係者全員がログインでき、予定を追加・修正できる環境を整えます。最近は、Office365を導入する企業が増えています。会社の規模によってはアプリなどでもスケジュールを共有することができますから、巨額投資をして新たにシステムの開発やソフトの導入をしなくても十分に利用できます。
例2.予定表を共有サーバーに置く
2つ目は、予定表自体をエクセルやワードで作成し、保存場所を共有する方法です。社内ネットワークで全ての社員がアクセスできる場所を確保します。その中に共有の予定表を格納しておけば、誰でも最新版を確認することができます。また権限を設定しておけば、編集できる人を限定することも可能です。
Outlook予定表の作り方と共有方法
Outlookは、Microsoft社が開発した個人情報管理システムです。電子メール機能として利用する人が多いですが、予定表や仕事管理なども合わせて利用することができます。また、Outlookは他のシステムとも同期させることができるため、多くのユーザーに利用されています。Outlookでは、受け取ったメールを『予定表』に組み込むこともできます。例えば、会議の日時や場所などの詳細をメールで受信した場合、予定表に詳細を入力しなくてもいいのです。予定表において、該当の日付にメールを添付することができるので、クリックすれば詳細を見ることができます。メールを見ながら、詳細を転記入力しなくてもすみますね。
他のユーザーと予定表を共有するには、3つの方法があります。1つ目は、電子メールを利用する方法です。予定表ボックスから送信したい予定表を選択すれば、相手のメッセージ本文に予定表のスナップショットが表示されます。2つ目は、Exchangeアカウントを利用する方法です。共有ボックスから予定表の共有をクリックし、共有したいユーザーの名前を入力します。そうすれば、アクセス許可を与えたユーザーと予定を共有することができます。3つ目は、予定表をオンラインで公開する方法です。Outlook.comに公開することで、多くの人が予定表を閲覧できるようになります。
参照：Microsoft
LINE予定表の作り方と共有方法
LINEでは、LINEスケジュールを利用して予定表を作成・共有することができます。これは、イベントやミーティングなどの日程調整を、多くの人としなければならないときに便利な機能です。まずは、主催者がイベントを作成します。次にグループメンバーを選択し候補日を設定します。追加されたメンバーはこの時点で予定表を共有しますから、各自スケジュール確認をして出欠を回答します。回答が出揃ったら開催日を決定します。
エクセルで作成する予定管理表
年間予定表、月間予定表など、長期間にわたる予定表の作成は、エクセルが便利です。セルをコピーして追加することもでき、削除や表組みも簡単にできます。予定管理表には、横軸に日付を設定し、縦軸に項目を置くことが一般的です。予定と実績の欄を設け進捗確認もできるため、エクセルフォーマットがオススメです。
月間予定管理表
エクセルで管理する月間予定表は、作業管理や工程管理、研修や会議などの出欠管理にも便利です。エクセルならセルを後から追加して、場所や担当者など必要に応じて項目を増やすことができます。必要な情報の追加・削除が手軽に行えることが、エクセル作成メリットの1つといえるのではないでしょうか。生産部門、営業部門、管理部門あらゆる業種・部門で使えるフォーマットです。
年間行事の予定表
会社では、新しい期が始まる前に、あらかじめ年間行事を組んでおく必要があります。内定式、入社式、目標管理発表会、成果発表会、運動会、健康診断、株主総会など、会社には色々な行事があります。各行事には重役が出席し、また多くの人手が必要になります。そのため、主要行事は重ならないように配慮して組まなければなりません。それは、1部署の独断で決められるものではなく、重要度を検討しながら優先順位をつけて考える必要があります。そのため、全ての主要行事を項目として挙げ、年間スケジュールを一覧で見られるように作成しなければなりません。とはいえ、会社の主要行事はだいたい毎年決まっているものです。大幅な追加や削除が発生しないので、ワードでフォーマットを作成しても良いでしょう。1度作成してしまえば、翌年からはそれをたたき台として、日付の調整を進めるだけで済みます。
まとめ
会社の運営や営業活動は、全て予定に則って進んでいきます。余裕を持って準備や行動ができるよう、早めの段取りが肝心です。また、伝達モレが発生しないよう、関係者全員が予定を共有できる工夫をして管理をしましょう。便利なソフトやツールがありますから、自社に合ったものを選択して活用してください。