【文例付き】ビジネスシーンにおけるお詫び状の書き方を紹介
ビジネスの場面でお詫び状を書く際、さまざまな文例を知っておくとよいでしょう。
商品の不備や支払いの遅延、社員へのクレームなどの状況に合わせたお詫び状の文例を知ることで、適切なお詫び状を書けます。
この記事では、取引先にお詫び状を送る社員に向けて、お詫び状の書き方と注意点、シーン別の文例を解説します。
ビジネスにおけるお詫び状の書き方ポイントと注意点
ビジネスにおけるお詫び状の書き方には、重要なポイントと注意点があります。
- すぐに対応する
- 素直に謝罪の気持ちを伝える
- 問題の原因や経緯を伝える
- 対応と再発防止策を提示する
それぞれ見ていきましょう。
すぐに対応する
トラブルや問題が生じたら、謝罪の意をすぐに伝えるのが望ましいです。
トラブルが発生してから謝罪までの時間が長くなるほど、取引先からの信頼度が薄れ、問題が悪化しかねません。
できる限り迅速な対応を心掛けるとよいでしょう。
素直に謝罪の気持ちを伝える
問題が発生してから謝罪までの時間は早いほうがよいですが、過度な状況説明は、言い訳に聞こえたり、取引先に責任転嫁したりという印象を与えかねません。
長文の説明や何度も繰り返して謝罪するよりも、素直に自分たちの非を認め、謝罪の言葉を明確に伝えるほうが効果的です。
相手に対して誠実で率直な謝罪の気持ちを示すことが、信頼を回復し、問題を解決する第一歩です。
問題の原因や経緯を伝える
問題やトラブルが起きた場合、原因や経緯を具体的に説明できると、相手はトラブルを理解しやすくなるでしょう。
トラブルが生じた際の日時や状況などを特定できると、そのトラブルに対して真摯に向き合っているというアピールにもなります。
ただし前述の通り、くどい説明は避け、簡潔かつ明瞭に原因と対策を伝えることが大切です。
対応と再発防止策を提示する
トラブルが生じた場合、そのトラブルに対する具体的な対応策を提案すると、取引先からの信頼を回復しやすくなるでしょう。
また、同様の問題が再発しないように、再発防止策も考慮したうえで、相手に正しく伝えるのが望ましいです。
謝罪だけでなく、問題の解決に向けた積極的な姿勢を示せると、信頼関係をより強化できるはずです。
【状況別】お詫びの例文
さまざまなビジネスシーンに合わせて、お詫び状の例文を紹介します。
- 商品不備・不良
- 支払いの遅延
- 社員への苦情
- 請求書の記載ミス
- システム障害
- スケジュールの中止・延期
それぞれ見ていきましょう。
商品不備・不良
取引先に不良品を発送してしまったときのお詫び状の例文です。
[取引先の担当者名]様
ご注文いただいた部品の不良品に関しまして、お客様にご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
代替品を即座に同封し、交換いたしました。
不良品の原因を調査し、再発防止に向けて品質管理を見直します。今後、より高品質な製品を提供し、信頼いただけるように改めて努力してまいる所存です。
この度は大変申し訳ございませんでした。
何かお困りごとがございましたら、お気軽にご連絡いただければと存じます。
[会社名]
[名前]
支払いの遅延
取引先への支払いが遅れてしまった際のお詫び状の例文です。
[取引先の担当者名]様
お世話になっております。支払いの遅延につきまして、心よりお詫び申し上げます。
遅延についてご連絡をいただいた際に、速やかに問題の解決に取り組み、お支払い手続きを完了いたしました。
今後は支払いプロセスを見直し、チェック体制の強化に努め、再発防止に取り組んでまいります。
最後に、お客様にはご迷惑をおかけしましたこと、改めて深くお詫び申し上げます。
何かご質問やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
[会社名]
[名前]
社員への苦情
電話対応をした社員に対する苦情を受けた際のお詫び状の例文です。
[取引先の担当者名]様
お世話になっております。
この度は、弊社の社員の電話対応について問題があり誠に申し訳ございません。
該当の社員には既に厳重な指導を行い、同様の問題の再発を防ぐための教育を実施いたします。お客様のご意見を真摯に受け止め、今後は一層のサービス向上に努めてまいります。
この度は大変申し訳ございませんでした。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
[会社名]
[名前]
請求書の記載ミス
取引先に誤った金額の請求書を送ってしまった場合のお詫び状の例文です。
[取引先の担当者名]様
お世話になっております。誠に申し訳ございませんが、今回お送りした請求書に誤りがございました。
正しい金額に訂正した請求書を新しく添付いたします。お手数ですが、古い請求書は破棄していただけると幸いです。
このようなミスを繰り返さないよう、今後は請求書の内容についてのチェック体制を強化し、再発防止に全力を尽くす所存です。何かご不明点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
再度、ご不便をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
[会社名]
[名前]
システム障害
自社サービスにシステム障害が起きて利用停止になったときのお詫び状の例文です。
ユーザーの皆様
お世話になっております。
昨夜の22時から本日の8時まで、弊社のサービスに発生したシステム障害について、心よりお詫び申し上げます。この障害により、ご利用いただけない状況が続き、ご不便をおかけしました。
サービスが正常に復旧いたしましたが、障害の原因については現在、徹底的な調査を進め、再発防止の対策を講じてまいります。お客様の信頼を損なわないよう努力いたします。
お詫びの意を表すとともに、ご理解賜りますようお願い申し上げます。何かご不明点やご意見がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
[会社名]
スケジュールの中止・延期
企画していたイベントが中止になった際のお詫び状の例文です。
お世話になっております。
突如発生した台風の影響により、予定していた当社のイベントが中止となりました。この突発的な状況について、心よりお詫び申し上げます。
ご参加を楽しみにしていただいたこと、そしてイベントを楽しみにしていただいたことに感謝申し上げます。中止に伴う返金については、後日改めて詳細をご連絡差し上げます。
このような事態になり、誠に申し訳ございません。何かご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
[会社名]
お詫び状に使える謝罪の言葉一覧
お詫び状で使える謝罪のフレーズの一部を紹介します。
軽めや中程度の謝罪や重大な謝罪など、謝罪の目的や相手に合わせて使い分けられるとよいでしょう。
軽めの謝罪のときに使える言葉
すぐに取り返しのつくトラブルやミスなど、軽微な謝罪のときに使用したいフレーズは次の通りです。
- 失礼しました。
- 申し訳ございません。
- お許しください。
また、「すみません」は謝罪の場面で多用されますが、書き言葉ではなく口語です。お詫び状で使用するのは控えるとよいでしょう。
中程度の謝罪のときに使える言葉
取引先への謝罪や、軽い謝罪では失礼にあたりそうなケースで使用できるフレーズをまとめました。
- 大変申し訳ございません。
- 誠に申し訳ございません。
- 大変失礼いたしました。
- ご迷惑をおかけいたしました。
「大変」や「誠に」など、程度が重い言葉を添えるのがポイントです。
重大な謝罪のときに使える言葉
重大なミスやトラブルの事態における謝罪で、使用するのが好ましいフレーズを紹介します。これ以上の謝罪の意を示す言葉がないほど、重大なことがあったときに使うフレーズです。
- 心より謝罪を申し上げます。
- 不徳の致すところでございます。
- 弁解の余地もございません。
- 謹んでお詫び申し上げます。
まとめ
ビジネスでのお詫び状は、トラブルや誤りが発生した際に速やかに作成しなければなりません。
適切に謝罪できていなかったり、謝罪までの時間がかかりすぎたりすると、トラブル以前の信頼関係に戻れない可能性があるためです。
この記事で紹介したお詫び状の文例をもとに、それぞれのシーンと、謝罪のレベルに合わせてお詫び状の文章を作成するとよいでしょう。
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