FAX送付状をExcelで作りたい！ 書き方や例文のテンプレートを紹介
FAXを送る際の送付状の作成で、どのような内容を記載すればいいか悩む人もいるでしょう。
一から送付状を作成するのも面倒なので、あらかじめテンプレートを用意したいですよね。
この記事では、FAX送付状のテンプレートやFAXを送る際の注意点を紹介します。そのまま使えるテンプレートも用意してあるので、ぜひ参考にしてみてください。
FAX送付状のexcelテンプレート
FAXを送る際には、送付状（送信状）を使用します。送付状は、送信者や送信の趣旨を伝える目的で送付します。
送付状には、以下の要素を入れるのが一般的です。
受信者の情報
・受信者の所属会社名
・所属部署（あれば）
・宛名
送信者の情報
・送信者の所属会社名
・所属部署
・送信者名
・送信者の連絡先（電話番号・FAX番号・メールアドレスなど）
送信内容
・送信日
・送付枚数
・送信の趣旨
・その他（送信に関する特記事項や指示）
例.返信を求めているか、ご確認のお願いのみかなど
FAXを使用するたびに送付状を作っていては手間なので、送付状にはテンプレートを準備しておきましょう。ビズオーシャンでは、FAXの送付状のテンプレートを取り揃えているので、ぜひご活用ください。
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FAX送付状の書き方と例文
FAX送付状は、受信者に対して送信内容を簡潔に伝えるための重要なツールです。適切な書き方と例文を参考にして、相手に誤解なく情報を伝えましょう。
以下4つのケースに分けて例文付きで解説します。
- 初めてのお客様
- 親しいお客様
- 久しぶりのお客様
- その他のケース
初めてのお客様
初めてのお客様には、丁寧かつ正式な言葉遣いで送付状を作成します。会社名や担当者名、送信目的を明確に記載し、信頼感を与えることが大切です。
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株式会社〇〇 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 【送付内容】 何かご不明点がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。 株式会社△△ |
親しいお客様
親しいお客様には、少しフランクな言葉遣いで信頼関係を反映した文面にしましょう。
ただし、ビジネスの場であるため、礼儀を欠かさないように注意します。
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〇〇株式会社 いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。 【送付内容】 何かございましたら、いつでもご連絡ください。 株式会社△△ |
久しぶりのお客様
久しぶりのお客様には、再度の連絡を喜ぶ姿勢を示しつつ、現在の状況や新しい提案を含めると効果的です。
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株式会社〇〇 ご無沙汰しております。株式会社△△の□□です。 【送付内容】 ご質問やご意見がありましたら、お気軽にご連絡ください。 株式会社△△ |
その他のケース
その他のケースでは、目的に応じて内容を柔軟に調整します。
例えば、会議資料の送付や急ぎの連絡など、具体的な要件を明確に記載します。
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〇〇株式会社 お世話になっております。株式会社△△の□□です。 【送付内容】 ご不明点がございましたら、すぐにご連絡いただけると幸いです。 株式会社△△ |
FAXを送る際の注意点
ここでは、FAXを送る際の注意点を5つ紹介します。
送付状は最初に送る
ビジネスマナーとして、FAXを送る際には最初に送付状を送ります。送付状を送ることで、受信者はFAXの内容や送信元を迅速に把握できるでしょう。
送付状には、送信者（差出人）と受信者の情報を明確に記載してください。FAXの内容を簡潔に要約するのもポイントです。
受信者は要約を読むことで、FAXの趣旨や大まかな内容をあらかじめ把握できます。送信日や枚数を明記することで、後日に確認する際もスムーズです。
枚数が多い場合は相手の了承を得る
FAXの送付前のビジネスマナーとして、送信枚数が多い場合は相手の了承を得ておきましょう。
FAXは、受信先のFAX機に入っている用紙とインクを使用して文書を印刷します。送信枚数が多い場合（1度に5枚以上など）相手のFAX機の用紙やインクが無駄に消費される可能性があります。
また、大量のFAXを受信すると受信中にFAX機が占有され、他のFAXの受信ができなくなる可能性があります。
もし、大量の書類を送るのであれば、FAXではなくメールや郵送などの代替手段を検討するのがおすすめです。相手の受信の負担を軽減するためにも、電子メールなどを選択肢に含めておきましょう。
機密事項やプライバシー情報を記載しない
FAXの書類には、機密事項、個人情報・プライバシー情報などを記載してはいけません。
FAXは、担当者以外の人が見る可能性があるため、他の人に見られてはいけない情報は載せないようにしましょう。例えば、機密事項や個人のプライバシー情報には注意が必要です。
個人情報の漏洩などは会社全体のトラブルになる恐れがあります。他の人に見られてはいけない情報は、FAXには記載しないよう注意が必要です。
細かい文字や画像は入れない
FAXは、受信側の設定や機器の性能によって、文字や画像の細かさや色が正確に伝わらないことがあります。そのため、内容を適切に伝えるためにも、細かい文字や画像は入れないようにしましょう。
特に文字が小さすぎると、潰れてしまい読めなくなる可能性があるので注意が必要です。
また、カラーの画像を送る場合にも、受信側の設定によっては白黒で出力される可能性があります。
FAXの内容を正確に伝えるためには、細かい文字や線などはできるだけ避けて、大きめの文字で情報を記載しましょう。また、どうしてもカラー画像を使うときには、事前に受信側に確認を取ると安心です。
ページ番号をつける
FAXで複数枚の文書を送る際には、必ずページ番号を記載しておきましょう。番号をつけることで、複数のページを正しい順序で整理しやすくなります。
また、FAXの送信中にエラーが発生する場合があります。エラーによるページ抜けが発生した場合にも、ページ番号があれば相手が気づけるでしょう。
ほかにも、両者が通信内容について確認する際、ページ番号があることで、具体的にどのページのどの部分なのかを伝えやすくなります。FAXの情報を正確に伝えるためにも、ページ番号を忘れずに記載しましょう。
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まとめ
FAXの送付状には、受信者・送信者の情報と送信内容を記載しましょう。テンプレートがあるとスムーズに送付できるため、あらかじめ用意しておくのがおすすめです。
ビズオーシャンではさまざまなテンプレートを用意してあるので、ぜひご活用ください。
FAX送る際は、送付状は最初に送り個人情報の取り扱いに気をつける必要があります。FAXを送る際はこの記事を参考にして、適切な情報伝達を行いましょう。
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