見積書の役割
見積書は、受注するために非常に重要な文書です。
見積書へは、商品・金額のみを記入し、相手方に発行する場合が殆どですが、受注確率をアップさせるためには、「備考欄」をしっかり利用するようにしましょう。
「備考欄」へは、商品に付随するサービスなど、付加価値を記入するようにしましょう。
見積書などの文書は、必ず社内で一人歩きをします。担当者ベースでは問題なくても、決済担当者が見たときに“お得だ！これなら大丈夫”と納得感が無ければ、決済が下りず、受注に繋がらなくなってしまいます。
金額を下げることは簡単ですが、それ以上にどの様な付加価値があるのか、見積書を発行する段階で積極的にPRを行うようにしましょう。
請求書の役割
請求書の重要な役割は、ずばり、入金をしてもらう事です。
例えば、入金日の指定をせずに請求書を発行したとします。
通常、請求書の発行日から翌月末の支払い期日を指定される会社が多いですが、この支払期日、いったい相手先はどの位重要だと考えるでしょうか。もしかしたら、相手先は3ヵ月先に支払う可能性だってあるのです。だからこそ、入金日は明確に伝えなければなりません。
必ず期日までに入金をして欲しい場合、請求書にはその旨をしっかり記載するようにしましょう。
領収書の役割
領収書は、商品やサービスに対して支払いを完了したことを証明するための文書です。
逆に、お金を受け取った側は、商品やサービスの対価として、お金を受け取ったということを証明する文書になります。
領収書は「代金を支払った事を証明するため」と「支払った代金を再請求されることを防ぐため」に重要な役割を果たしてくれます。
今回のポイント
ポイント(1)
見積書は受注確率を上げるために一工夫を！
ポイント(2)
確実に入金してもらうために請求書を作成する事！
ポイント(3)
再度請求されないためにも、必ず領収書は発行する事！