いまどきのビジネスメールの「挨拶」とは
相手の名前を書いたら、いよいよメールを書き出します。まずは、「挨拶」をすることから始めましょう。電話でも、対面でも、コミュニケーションは挨拶からですね。挨拶と聞いて、「拝啓かな？前略かな？」「時候の挨拶かな？」と思われた方がいるかもしれませんが、ビジネスメールはビジネス文書とは違います。
一昔前は、「拝啓 貴社ますます～」でビジネスメールを書き始める方もいましたが、今ではほとんど、見られなくなりました。
一般的によく使われるビジネスメールの挨拶は、社外向けだと「お世話になっております」です。これを「いつも大変お世話になっております」とより丁寧にしても良いでしょう。これからお世話になる間柄であれば、「お世話になります」も良いですね。
社内向けだと「お疲れ様です」が多いです。会社によっては「お世話になっております」という挨拶を使うこともあります。
「いつもありがとうございます」「これからよろしくお願いします」という気持ちを込めて書きましょう。
挨拶があるかないかで、あなたのメールの印象、ひいてはあなた自身の印象が大きく変わります。
一般的だからと言って、毎回毎回「お世話になっております」一辺倒になる必要はありません。そこで、社外用と社内用によく使われる挨拶を、ここにいくつかご紹介します。こういった挨拶を適切に使い分けることで、あなたの印象はさらにアップします。
ビジネスメールでよく使われる挨拶集
「社外向け」
・お世話になっております。
・お世話になります。
・先日はありがとうございました。
・いつもご利用いただき、ありがとうございます。
・ご無沙汰しております。/ お久しぶりです。
「社内向け」
・お疲れ様です。
・おはようございます。/こんにちは。/こんばんは。
「挨拶」の注意点
これらの「挨拶」を使う際、選ぶ際に、注意すべき点があります。
たとえば、頻繁に顔を見せる取引先の担当営業が、一週間顔を見せなかった。そんな時に、「お久しぶりです」で始めたメールを送ると、相手はどう受け取るでしょうか。相手にとってプレッシャーになるかもしれませんし、顔を見せなかった理由を説明させることになるでしょう。
また、「ご苦労様です」は、相手の労をねぎらう場合に使うので、目上の方には使わない方が良いでしょう。
さらに、いつも暗くなってから帰社し、それからメール処理をすることが分かっている社内の営業に対して、自分がいつも朝にメール処理をするからといって、毎回「おはようございます」の「挨拶」で始めていたら、相手は一体どう感じるでしょうか。相手は朝にメールを読むとは限らないのです。
相手の立場、状況、都合を慮らない挨拶で、決して相手を不快にしないように気を付けましょう。
「挨拶」の使い分けのポイント
挨拶は、忘れずに書きましょう。気持ちの良い挨拶で始まるメールは、読んでいても気持ちの良いものです。好印象を与えます。
そして、次に大事なポイントは、挨拶は相手との関係性や状況によって使い分けることです。パソコンの向こうにいる相手に思いを馳せて書きましょう。きちんと相手のことを考えた、気の利いた書き出しでメールを始めてみると、伝えにくい内容もきっとうまく伝えることが出来ますよ。
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