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第21回 添付ファイルに関するビジネスマナー(1)ファイルサイズ

著者:一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 オフィスミカサ  長野 裕香


「容量の大きな添付ファイルの送信は相手に迷惑をかける。だから、メール送信時の容量は配慮しなければならない」こうしたファイルサイズに関するマナーは、多くの方がご存知です。しかし「一般的に何MBまでなら、送っていいのか」と聞かれると、はっきりと答えられる方は、ほとんどいらっしゃいません。

私が講師をしている、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)で、受講者の方に同じ質問をしてみても、「10MBくらい」、「5MBかな」、「3MBは大丈夫でしょう」と、みなさんバラバラです。「なぜそのサイズだと思うのですか」とお尋ねすると「自社のルールは、何MBだから」という方がほとんど。そのため「一般的なルールとしては、何MBか」と聞かれると、悩まれる方が多いようです。

ビジネスメールでの送信サイズの基準は2MB

一般的なビジネスメールのマナーとして、基準は2MBです。そのため2MB以下に抑えていれば、特に相手に迷惑をかけたり「こんなサイズのファイルを送ってくるなんて、ありえない」と思われるようなことは、ないでしょう。迷ったときは2MBを1つの基準としてください。

なぜ2MBなのか、3MBはだめなのか

上記のように説明すると「3MBではだめですか」と質問を受けることがあります。2MBがルール・マナーとされている理由は、1通当たりの受信メールの上限のサイズを3MBと設定されている企業が一定数あるため、逆に2MB以下であれば、ほとんどの方が受信できる、一般的なサイズとして認知されていることです。

そのため、3MB以上であっても、相手の方の了承を得ているのであれば、大きな問題はありません。

大容量ファイル送信サービス利用時の注意点

では、容量が大きいファイルを送りたいときは、どうすればいいのでしょうか。まずは、ファイルの圧縮をしてみる、ファイルをいくつかに分割する。それでも難しいときは「大容量ファイル送信サービス」を利用するという方法があります。これらサービスの中には、無料で利用できるものもあり、とても便利です。

ただし忘れてはいけないのが、企業によってはインターネット利用上のルールが存在し、こうしたサービスへのアクセス制限があることです。送信側は、まず自社の「大容量ファイル送信時のルール」を確認してください。また、自社は「大容量ファイル送信サービス」の利用が可能であったとしても、受信側が利用を禁止されていることもあります。その場合、せっかく送信したにもかかわらず「受信できないので、別の手法でファイルを送ってください」と相手方から連絡をうけることになるでしょう。

こうした無駄なやり取りを防ぎ、お互いが効率的に、ファイルを送受信するためには、相手が受信できるサイズや方法を、事前に相談・確認しておくと良いでしょう。また、大容量ファイル送信サービスの利用が禁止されている企業の場合、独自の送受信手段を持っていることも多いので、事前に相談をすれば案内されるでしょう。

添付ファイルを、相手がスムーズに閲覧できるように配慮する

大容量のファイルは、受信に時間がかかったり、ファイルを開けることができなかったり、最悪の場合は受信すらできない場合もあります。これでは、自分のメールのせいで、相手に不必要な時間と手間をかけ、ストレスを与えてしまうことになります。

相手がスムーズに開けられるように、ファイルサイズの基準として、2MBを参考にしてください。また、相手のメール環境に配慮することを、忘れないようにしてください。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
https://businessmail.or.jp/curriculum/basic/

■ビジネスメールの各種セミナー
https://business-mail.jp/


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著者プロフィール

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長野 裕香

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 オフィスミカサ

元市職員として、市民、市役所内部、大手企業の社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。

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