会社文書の保存どうしてる期間は？破棄方法は？効率的な保存方法もご紹介

ワークフロー総研著者：ワークフロー総研編集部

会社文書は勝手に処分できない

会社のデスクや保管庫の中で、山のように積み上げられた会社文書を見てげんなりしてしまった経験のある人はけっこういるのではないでしょうか？

できることなら、場所をとり、しかも、整理や探し出すのに手間もかかる過去の文書なんてきれいさっぱり処分してしまいたいですよね。

しかしながら、実際に過去の会社文書を見境なく破棄してしまうと、大変なことになってしまいます。

例えば、過料が課せられたり、法律違反となってしまったり、企業としての信頼を失ってしまったり、「うっかり」ではすまされないことになる可能性もあります。

そこで今回のコラムでは、前述のような事態に陥らないためにも、会社文書の適切な保存について考えてみたいと思います。

会社文書の保存期間は法律で定められていた！

実は、会社で取り扱う文書の多くには、会社法や法人税法をはじめとした各種法律で定められた保存期間が存在します。下記の表は各会社文書とそれぞれの保存期間をまとめたものです。中には、法令で義務づけられているわけではないですが永久保存した方がいいとされているものや、10年という長い期間を定められたものもあります。

保存期間のない文書はどうする？

会社文書の中には、定められた保管期間のない文書も存在します。
決められた保存期間がないから、自己判断で処分しても大丈夫、と思われるかもしれませんが、決まった保存期間のない書類に関しても、

業務を遂行する上での必要性
トラブル・訴訟時に立証するための必要性
会社の歴史上の必要性

といった観点から重要書類に分類されるものもあるため、社内でルールを決めて保存することをおすすめします。

保存期限の過ぎた文書はどうする？

次は保存期間を経過した文書についてみてみましょう。

保存期間を過ぎた文書を廃棄せずに残していると、次第に保管スペースが圧迫されてしまい、文書の管理も難しくなります。ですので、保存期限の過ぎた文書に関しては速やかに処分するのがいいでしょう。

しかしながら、廃棄する会社文書のなかには、個人情報や機密情報が記載されているものも含まれると思います。そのため、処分に関しても保存と同様に、適切な方法で行われる必要があります。

会社文書を破棄する方法

１．シュレッダー

最もメジャーな会社文書の廃棄方法のひとつが、シュレッダーです。
文書の量が少量の場合は、業者に依頼せずとも、オフィス用のシュレッダーがあれば、処分することができます。
しかし、その一方で、文書を大量に処分する場合は、手間と時間が大きくなってしまいます。また、目の粗さによっては書類が復元されてしまう可能性があるため、特に機密事項や個人情報を取り扱う場合には注意が必要です。

２．溶解処理

業者に依頼して、溶解処理で文書を破棄する方法もあります。
処分する文書が大量の場合、段ボールに書類を詰めたまま回収してもらえるので、手間がかかりません。ただし、文書を回収してもらってから溶解するまでの間に、情報漏洩が発生するリスクは否めません。
そのため、溶解処理による文書の廃棄を行う場合は、信頼できる業者を選ぶことが重要になります。

文書保存はデジタルが楽！！

さて、今回のコラムでは、会社文書の保存についてお話しましたが、年々増えていく文書の保管スペースを確保しなければならず、処分するのにも手間・コストが発生してしまうことから、会社文書を適切に保存するのは「めんどくさい」「大変そう」という感想を持った方が多かったのではないでしょうか？

しかし、こうした文書保存の課題を解決してくれるのがデジタル化です。会社文書をデジタル化することで下記のような効果が期待できます。

1．保存スペース・コストの削減

会社文書をデジタル化することにより、これまで保存のためだけに使用されていたスペースを空けることができます。また、文書保存のために専用の倉庫などを借りていた場合はその賃料、他にも文書をファイリングするためのファイル、ファイルを並べるためのキャビネットなど保存に伴う備品のコストも削減することができます。