ペーパーレスに必要なツール・システムとは？目的別に紹介！

ワークフロー総研

働き方改革やSDGsの一環として、社内のペーパーレス化に取り組む企業がますます増えています。

しかし、中には

「具体的にどんなツールやシステムを使えばいいのか分からない……」

という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペーパーレスを実現するためには、具体的にどのようなツールやシステムを利用するといいのか、についてお話したいと思います。

社内のペーパーレス化を検討している人はぜひ参考にしてみてください。

この記事の著者

ワークフロー総研編集部

1.ペーパーレスの目的

昨今、ペーパーレスのためのツールやシステムは多種多様にあります。
そのため、まずは何のためにペーパーレスを行うのか目的を整理しましょう。

①　文書作成の効率化
用紙をプリントアウトしたり、１文字でも書き損じたら最初から書き直さないといけないなど、手書きでの書類作成は手間がかかるので効率化したい。

②　文書管理の効率化
文書のファイリングや破棄といった文書管理に関する工数を削減し業務を効率化したい。また、ファイルやキャビネットなどの備品を購入する費用や、保管スペースを削減したい。

③　情報共有の円滑化
必要な情報に関して、迅速かつどこからでも共有できるようにしたい。

④　取引先との書面のやり取りの迅速化
取引先との書類のやり取りについて、契約関連文書のデータを迅速かつ正確に共有したい。また、FAXや郵便でのやり取りを廃止することで郵送料などの経費を削減したい。

⑤　申請業務の迅速化と内部統制の強化
申請から決裁までの期間を短縮し、経営にスピード感を持たせたい。また、書類の紛失や改ざんのリスクを軽減したい。

2.必要なツールやシステム

目的が明確になったら今度は、それぞれの目的にあわせてツールやシステムを選ぶことが重要になります。

①文書作成の効率化に必要なのは

文書作成を効率化するには、書類の作成を電子化できるツールやシステムが必要になります。書類作成を電子化することで、手書きの作業による負担の軽減や業務の効率化につながります。

【必要なツール・システム】

表計算ソフト

数値データの集計や分析に用いられるソフトウェア。
文書作成の効率化は実現できるが、文書を共有するには、表計算ソフトで作成した文書をメールに添付して送信し、受取人が確認のためそれをダウンロードする必要がある。

ワークフローシステム

書類の再提出の際に、修正箇所だけ直せばいいことや、過去の申請書類をそのまま複製して使うことができるなど、これまで文書作成にかかっていた作業負担を大幅に軽減することができる。

②文書管理の効率化に必要なのは

文書管理を効率化するには、文書をweb上で保管するツールやシステムが必要になります。紙の書類を電子化し、web上で保管することで、ファイリングや破棄といった作業工程を省略できるほか、保管スペースや保管のための備品の必要がなくなり、コスト削減につながります。

【必要なツール・システム】

文書管理システム

紙の文書をスキャンして電子化するシステム。
文書管理の効率化や保管スペースの縮小が実現できる。

ワークフローシステム

申請書の作成から決裁までの業務手続きを電子化するシステム。
作成した書類をシステムに保存することができるので、ファイリングや破棄といった作業を省略できるほか、書類検索を効率化することもできる。

③情報共有の円滑化に必要なのは

いつでも、どこからでも社内の情報にアクセスできるツールやシステムが必要になります。社外から社内情報にアクセスできる環境を整えることで、テレワークなどの柔軟な働き方にも対応できるようになります。

【必要なツール・システム】

オンラインストレージ

インターネット上でデータを保管できるシステム。
閲覧や編集の権限を与えることで、自宅や外出先からでもインターネット上で情報を確認することができる。

ワークフローシステム

自宅や外出先でも回覧文書を確認できる。
また、拠点が多い企業の場合、拠点間での情報共有が円滑にできる。さらに、情報伝達がきちんとされたか回付状況から確認することができ、できていなければ催促することも可能。

④取引先との書面のやり取りの迅速化に必要なのは

受発注書や見積請求書など取引先との契約を電子化できるツールやシステムが必要になります。契約関連文書のデータを電子化することで、迅速かつ正確に情報共有をすることができるようになります。また、FAXや郵送の手間をなくし、業務が効率化出来るほか、これらにかかっていたコストを削減することができます。

【必要なツール・システム】

電子契約システム

取引先(顧客)との契約を電子化するシステム。
企業と企業だけではなく、企業と個人との取引でも利用可能であり、現在利用範囲が拡大しつつある。契約を電子化することで、従来必要だった郵送費などのコストを削減するだけでなく、契約にかかっていた手間を省き迅速化することができる。

EDI

企業間の取引を円滑に行うために電子データでやり取りするシステム。
取引先と、受発注・出荷・請求・支払などの各種取引を電子化することで、受発注から請求支払までの取引業務を迅速化できる。

⑤申請業務の迅速化と内部統制の強化に必要なのは

申請書の作成から決裁までの業務手続きを電子化するツールやシステムが必要になります。業務手続きを電子化することで、外出先でも申請や承認作業をすすめることが可能になり、決裁期間を大幅に短縮して経営のスピードをあげることができます。

また、必要な情報をまとめてデータ化したり、常に適正なルートで業務手続きが行えるので、内部統制を強化することもできます。

【必要なツール・システム】

ワークフローシステム

業務手続きの決裁スピードを迅速化する。
社内の業務手続きが外出先でも可能になり、急ぎの承認依頼にも対応ができるようになる。
また、どのようなフローで業務手続きが進んでいるか可視化できたり、承認日時など紙文書での業務手続きでは記録に残せなかった情報もワークフローシステムでは記録できるので、内部統制を強化できる。