暗黙知から形式知へ！ナレッジマネジメントで組織の生産性や競争力を高めよう

ナレッジマネジメントの基礎知識

暗黙知と形式知

前述で、ナレッジマネジメントは「従業員が保有するナレッジを社内で共有・活用すること」といいましたが、ここでいう「ナレッジ」には、知識のほかスキルやノウハウ、データなどが含まれます。

また、ナレッジは大きく「暗黙知」（言語化・可視化されていないナレッジ）と「形式知」（言語化・可視化されたナリッジ）の２つに分類することができます。

属人化され他者への共有が難しいとされる暗黙知を、いかに共有や活用が便利な形式知へと変換できるかがナレッジマネジメントを円滑に行う上での鍵となります。

ナレッジマネジメントが注目を集める背景

昨今、日本のビジネスシーンにおいて、ナレッジマネジメントが注目を集める背景には以下の３つを挙げることができます。

1.人材の流動化

先日、厚生労働省が企業に対して将来の勤務地や仕事内容を従業員に明示するように求めるための法改正について検討しているというニュースが話題になりました。

このような法改正が検討された理由は、日本の雇用形態の変化にあります。

従来日本では、終身雇用を前提としたメンバーシップ型雇用が主流でした。

しかし、近年、働き方改革やコロナ禍で多様な働き方が促進・定着してきたことにより、職務に人を割り当てる欧米型のジョブ型雇用にシフトチェンジする企業が増え始め、人材の流動性が高まりました。

人の入れ替わりが頻繁に発生するジョブ型雇用において、これまで継承し、積み上げてきたナレッジを喪失しないためにも、適切にナレッジ管理を行う必要性が高まりました。

2.生産性の向上

公益財団法人日本生産性本部の調査研究「労働生産性の国際比較2021」によると、日本における時間労働生産性はOECD加盟38カ国中23位、一人あたりの労働生産性が38カ国中28位といずれも低水準でした。

このことからも、日本がグローバル社会を生き抜くためには、組織全体の生産性を向上させることが急務であり、生産性を向上させるためにもナレッジマネジメントが重要であることがわかります。

3.テレワーク・リモートワークの普及

テレワークやリモートワークの普及もまた、ナレッジマネジメントの必要性を後押ししています。

テレワークやリモートワークは従来のオフィス勤務時と比べ、従業員どうしが直接顔を見合わせコミュニケーションをとったり、互いの業務を目視する機会が減少してしまいます。

そのため、業務の属人化を防ぎ、従業員が持つナレッジを組織全体で共有・活用するためのナレッジマネジメントに注目が集まっています。

ナレッジマネジメントのためのフレームワーク

ナレッジマネジメントを円滑に行うためのフレームワークとして有名なものに「SECI（セキ）モデル」と呼ばれるものがあります。

SECIモデルは、「共同化（Socializaiton）」「表出化（Externalization）」「連結化（Combination）」「内面化（Internalization）」の４つ要素で構成され、このプロセスに沿ってナレッジマネジメントを行うことで、暗黙知を形式知へと変換することができます。

それでは、それぞれの概要についてみてみましょう。

プロセス1：共同化（Socializaiton)

共通の体験を通じて暗黙知を共有するプロセスを指します。

このプロセスでは、あくまで従業員どうしが体験・共感するだけにとどまり、可視化・言語化されたわけではないので形式知に転換することはできません。

ちなみに、OJTやロールプレイング、営業の同行などが共同化として挙げられます。

プロセス2：表出化（Externalization）

表出化は、プロセス１で体感・共感した暗黙知を形式知へと転換するプロセスを指します。

転換のし方としては、暗黙知を言語化してテキストとして残したり、映像やグラフなどを用いて可視化するといった方法があります。

プロセス3：連結化（Combination）

連結化は、プロセス２で形式化したナレッジを組み合わせて、新しい知識体系を創出するプロセスを指します。

例えば、他部署のやり方を活用して自部署の業務効率化を図ったり、複数の部署のノウハウや事例を比較しながらマニュアルを作成するなどが連結化にあたります。

プロセス4：内面化（Internalization）

内面化は、プロセス３で創出した知識体系を実践し、新たな暗黙知として体得していくプロセスを指します。

この後も、プロセス１〜４を繰り返すことで、社内のナレッジをどんどん高度化していくことができます。

ナレッジマネジメントに役立つデジタルツール

ナレッジマネジメントの必要性やSECIモデルの仕組みは分かったものの、ナレッジマネジメントをどのようにはじめればいいのか分からないという人もいるのではないでしょうか。

そこで、ナレッジマネジメントに役立つデジタルツールとして、ここではワークフローシステムを紹介したいと思います。

ワークフローシステムとは、社内で行われる稟議・申請手続きを電子化するシステムです。

導入することで、ナレッジマネジメントにおいてさまざまな効果をもたらします。

ワークフローシステムの導入がナレッジマネジメント強化につながる理由

それでは、ワークフローシステムを導入することで、なぜナレッジマネジメントが強化されるのか見てみましょう。

1.業務の流れを可視化できる

ワークフローシステムを導入するには、現在社内で行っている業務をシステム上で再現する必要があります。

そのため、導入の過程において、誰が、どの業務を、どのような方法でおこなっているのかといったポイントが整理され、ナレッジマネジメントを行うための基盤が出来上がります。

2.ナレッジを結集した意思決定ができる

ワークフローシステムでは、過去の申請や決裁の内容をデータとしてシステム上に保存しておくことができるため、必要なときにアクセスし、スピーディーに参照することができます。

また、システムによっては、申請に対して承認者がコメントを入れたり、資料を添付する機能も備わっているので、稟議や申請の内容をブラッシュアップしていくことも可能です。

3.情報共有を迅速化できる

ワークフローシステムで申請書や稟議書を作成した場合、事前に設定した規則に基づき承認ルートが識別され、自動的に回覧されていきます。

また、オフィス以外の場所からスマホなどで内容を確認することができるため、よりスピーディーに関係者と情報共有することが可能になります。

まとめ

従業員ひとりひとりが持つナレッジは企業にとって大切な財産となります。

だからこそ、グローバル競争が激しい昨今において、そのナレッジを全社で共有し利活用することが、組織の生産性向上やイノベーションの促進に大いに役立つことでしょう。

これからナレッジマネジメントに取り組みたいと考えている企業は、今回ご紹介した情報も参考にナレッジマネジメントの第一歩としてワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。