効率的な監査対応を実現するために必要なこととは

基礎知識

まずは監査の基礎知識をおさえましょう。

監査は本当に必要？

冒頭にもあるように、監査は企業活動の中でも負担の大きい業務の１つです。それにもかかわらず、なぜ実施されるのでしょうか。

その答えは、企業が、取引先や株主、投資家などさまざまなステークホルダーに責任を負っているからです。

例えば、ある企業の経営状況について、企業が公表している情報と実態に乖離があった場合、投資家や取引先といったステークホルダーは損害を被る可能性があります。

そこで、第3者を通して監督・検査し、健全な経営活動が行われていることを報告することで、信頼性を保証します。

さまざまな監査の分類

監査の必要性が分かったところで、次は監査の分類についてみてみましょう。

監査は、何をチェックするのかや誰が行うのか、また法律による義務付けの有無などによっていくつかに分類することができます。

監査する対象による分類

会計監査

法律で義務付けられている監査で、決算書などの財務諸表から、会計処理が適切になされているか、企業経営の収支に問題がないかを評価する監査を指します。

※但し、監査を義務付けられているのは、大企業、監査等委員会設置会社、会計監査人を任意設置した会社になります。

業務監査

会計監査で対象としない業務が対象となる監査です。

主に内部統制の有効性などについて評価し、IPOで対応が不可欠な「内部統制報告制度（J-SOX法）」とも関わっています。

システム監査

システム監査とは、企業の情報システムに関するガバナンスや管理を評価する監査で、専門知識を有する監査人により実施されます。

DXの取り組みが積極的に行われる昨今、重要性を増す監査の1つということができます。

誰が行うかによる分類

外部監査

組織外の第3者が監査人をつとめる監査を指します。

ちなみに、会計監査は公認会計士や監査法人が監査を行うため、外部監査にあたります。

内部監査

組織内部の担当者が実施する監査を指します。

内部監査は、リスクマネジメントや内部統制をチェックすることで、不正の防止や業務の効率化、経営目標の達成などが目的とされているため、会計監査とは異なり実施義務はありません。

監査役監査

株主総会で選出された監査役が、取締役の職務執行をチェックする監査です。

法律による義務付けの有無による分類

法定監査

法律で義務付けられている監査。

任意監査

任意で実施される監査。

監査対応を効率化する方法

上記の通り企業にとって不可欠な業務であるからこそ、監査対応はできる限り効率化し、負担を軽減したいところだと思います。

そこで、次は監査対応を効率化する方法について考えてみましょう。

監査対応が大変になる原因とは

監査対応を効率化する方法を考えるために、まずは監査対応の課題について整理しておきましょう。

内部統制が脆弱

業務ルールが曖昧だったり、ルールがあっても周知されていないなど内部統制の体制が脆弱な場合、日常の業務でミスが多発してしまいます。

そのため、監査で提出が求められる書類についても、不備が多くなり、対応が煩雑になるなどの業務負担増が考えられます。

紙の書類

さまざまな書類の提出を求められる監査において、社内文書の紙での運用は大きな足かせとなります。

例えば、紙の書類はミスや紛失が起こりやすく、提出を求められた際も、大量の書類の中から該当の1枚を探し出すのに時間と手間がかかってしまいます。

監査対応を効率化する方法とは

そこで、これらの課題を解決するための手段としておすすめしたいのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、稟議などの業務手続きをデジタル化するシステムで、導入することで、社内文書の多くをペーパーレス化することができます。

なぜワークフローシステムが監査対応に有効なのか

それでは、ワークフローシステムの導入が監査対応に効果的な理由について具体的にみていきましょう。

内部統制の強化

社内手続きなどの申請を紙の運用で行っている場合、回覧の途中で書類を紛失してしまったり、不適切な承認ルートで決裁されてしまう可能性があります。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、業務手続きそのものを自動化することができるため、申請内容に応じて適切な承認ルートを自動的に選択することができ、また、書類の紛失の心配もありません。

証跡管理ができる

ワークフローシステムを導入することで、書類に記載された情報や「いつ」「誰が」承認したのかなどの証跡をデータとして保存することができます。

そのため、監査時に必要な書類の提出を求められた際は、必要な情報を入力し検索するだけで速やかに該当の書類を見つけ出すことができます。

まとめ

今回は、監査の基礎知識や分類、監査対応を効率化するための方法についてご紹介しました。

企業が社会的信頼を獲得をするために不可欠なものであるからこそ、監査対応は、より正確に、そしてより効率的に行なっていきたいのではないでしょうか。

もし今、監査対応について何らかの課題を抱えている企業があれば、ワークフローシステムによる内部統制の強化と、業務のデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか。