スムーズな承認・決裁を実現するために、稟議における根回しの重要性を理解しよう
ワークフロー総研
手間暇かけて起案しているにもかかわらず、いつも思ったように稟議が通らない、という人は少なからずいるのではないでしょうか。
承認や決裁がスムーズにいかない原因は様々に考えられますが、「根回し」がちゃんと出来ていないというのも、そのうちの１つです。
そこで今回のコラムでは、稟議における根回しの重要性や根回しのコツ、起案や承認、決裁といった稟議の一連の流れをスムーズに行う方法について解説します。
根回しはなぜ重要なのか
根回しとは仕事術の１つで、物事が上手く運ぶように、事前に関係者に確認や了承、同意をとっておくことを指します。
裏から手を回しているようでずるい感じがする、起案書を作成しているのにわざわざめんどくさいなど、もしかすると根回しに対してネガティブなイメージを持つ人も多いかもしれません。
しかし根回しは、本来ビジネスにおいて非常にポジティブな行為であるといえます。
そこで、根回しの重要性を理解するためにも、1度自分が決裁者や承認者の立場だと想定してみてください。
何の前置きもなく、いきなり重要な稟議が回ってきたらどうでしょうか。
唐突に重大な決断を迫られ、冷静な判断が難しくなってしまうのではないでしょうか。
逆に、事前に内容の説明をきいておけば、いざ稟議が回ってきたときに十分に理解したうえで冷静な判断を下すことができるはずです。
つまり、根回しを行うことは、会議や交渉を円滑に行うための事前準備であり、関係者への気遣い・配慮であるといえるのです。
根回しはどんなときに必要？
根回しは、特に重要な交渉を行うときに必要になります。
ちなみに、ここでいう重要な交渉とは、例えば、業務システムの導入など大きな変化が生じる場合、取引終了など企業にとって好ましくない状況の場合、部署をまたいだプロジェクトの発足など関係者が多い場合を指します。
このような場面で、いきなり稟議が回ってきても、まず承認者や決裁者にすんなり受け入れてもらえることはないと思います。
しかしその一方で、根回しを行い、事前にきちんと周知、説明をしておけば、承認を得られる可能性は高まります。
根回しを上手くするポイント
根回しの重要性やタイミングが分かったところで、次は根回しを上手くするコツをいくつか説明します。
１．日頃からの人脈づくり
普段交流がない人よりも、自分をよく知ってくれている人の方が話を聞いてもらいやすいはずです。
そのため、日頃から様々な立場の人と交流して情報交換しておくことで、いざ根回しが必要な場面が訪れてもアプローチしやすくなります。
２．誰に根回しすべきか見極める
関係者が多い場合は、特に影響力を持つ人に根回しをしておくことでよりスムーズに交渉をすすめることができます。
３．相手の立場で考える
根回しをするうえで、最も重要なのがこれです。
承認者や決裁者が、分析・判断するためにどのような材料が必要なのかを想像し、しっかりと準備したうえで根回しを行うことが大切です。
稟議を紙で行っていると結局意思決定に時間がかかってしまう
せっかく根回しをして承認・決裁がスムーズにいくための準備をしても、稟議の手段が紙ベースだった場合、書類の作成や誤字脱字の修正などの手間がかかったり、上司の不在や遠隔地への郵送などで書類が停滞してしまい、結局決裁までに多くの時間を要してしまいます。
そのため、よりスムーズに承認・決裁を行いたい場合は、承認プロセス自体を見直し、効率化を図る必要があるといえます。
承認プロセスの効率化にはワークフローシステム
そこで、承認プロセスを効率化するのにおすすめなのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムとは、申請・承認・決裁といった業務フローを電子化するシステムです。ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスの効率化に下記のような効果をもたらします。
１．申請・起案の効率化
前述にもあるように、紙ベースで稟議を行っていると、申請・起案のたびに１から起案書を作成する必要があり、記入漏れや誤字脱字といったミスが発生しやすく、差し戻しの原因となってしまいます。
そこで、ワークフローシステムを導入することで、入力のサポートや過去データの参照が可能になるため、入力・申請の手間を大幅に軽減することができます。
２．承認・決裁の効率化
こちらも前述にあるように、稟議が紙ベースの場合だと、起案書を紙にプリントアウトして持ち回らなければならず、決裁までに時間がかかってしまいがちですが、ワークフローシステムを導入により、承認・決裁を自宅や外出先からも行うことが可能になるため、持ち回りにかかる時間を削減することができます。
また、ワークフローシステムでは、決裁ごとの承認ルートを自動識別したり、稟議の進捗状況をリアルタイムで確認することができるため、書類の紛失の心配もなく、書類が停滞している場合は、停滞させている人物に対して催促の通知を送ることもできるため、よりスピーディーな決裁が可能になります。
まとめ
今回のコラムでは、根回しの重要性やコツとともに、承認プロセスそのものを見直して、意思決定のスピードを向上させる方法についてお話しました。
めんどくさく、一見遠回りに見える根回しですが、最終的には仕事成功の近道になるはずですので、ぜひこの機会をきっかけに根回しを極めてみるのはどうでしょうか
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