本文は型がポイント
ビジネスメールには「型」があります。
メールに時間をかけ過ぎている人、何から書いていいか悩んでいる人は、以下の基本的なメールの型を意識しておきましょう。
ビジネスメールに必要な項目と順番は、「①宛名」「②挨拶」「③名乗り」「④要旨」「⑤詳細」「⑥結びの挨拶」「⑦署名」です。
①宛名
相手の会社名、部署名、役職名、名前を書きます。
会社名は、「（株）」と略さずに、「株式会社」と書きましょう。
敬称は、「様」を使い、関係が深くなれば、姓名だけにして、「さん」と親しみのある呼び名にかえてもよいでしょう。
②挨拶 ③名乗り
まずは、用件に入る前に、「挨拶」と「名乗り」から始めます。
気持ちいい挨拶とともに、誰からのメールかわかるように「会社名」＋「名前」を書いて名乗ります。
④要旨
相手にメールを送った目的、概要を的確に伝える内容を書きます。
⑤詳細
要旨の詳しい情報を相手が理解しやすいように、具体的かつ簡潔な表現で書きましょう。
⑥結びの挨拶
メールは、ビジネス上の文章です。「礼に始まり、礼に終わる」よう最後の挨拶も忘れずに書きましょう。
⑦署名
署名は、メールの「名刺」です。
自分の「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「ホームページURL」など、名刺と同等の情報を入れましょう。
以上の7項目を意識して書くと、抜けが無く次に何を書くかが浮かんできます。
まずは、このメールの型を意識して、コミュニケーションの手順を身につけましょう。
セミナー情報
本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。
■ビジネスメールコミュニケーション講座（ベーシック編）
https://businessmail.or.jp/curriculum/basic/
■ビジネスメールの各種セミナー
https://business-mail.jp/