重要度の高いテーマを優先するための仕組みづくり

この記事の著者

社会保険労務士

毎日の仕事の中で最も頭を抱えるのが、スケジュールの管理ではないでしょうか？　目の前の仕事に追われていても、次々と上司からの指示や顧客からの依頼が舞い込んできて、身動きがとれないことも多いでしょう。
ストレスのかからないスケジュール管理を心掛けることは、仕事で成果を上げるためには必須の要素です。

時間管理のマトリックス

スケジュール管理を考える上でまず誰もが意識すべきなのが、「時間管理のマトリックス」です。縦軸に「重要度」、横軸に「緊急度」を配置したマトリックスを、みなさんも一度は目にしたことがあるでしょう。
緊急かつ重要なテーマ（例えば、締め切り直前の仕事やクレーム対応）が第一領域、緊急ではないが重要なテーマ（例えば、人間関係づくりやスキルアップ）が第二領域、緊急だが重要ではないテーマ（例えば、突然の訪問や電話対応、会議や報告書）が第三領域、緊急でも重要でもないテーマ（例えば、暇つぶしやだらだら電話、ネットサーフィン）が第四領域です。
みなさんは、これらの４つの領域の中で、最も重要な領域はどれだと思いますか？

緊急度より重要度を優先しよう

スケジュール管理というと、管理ソフトや携帯端末などのデジタルツールを思い浮かべることが多いですが、やはり基本は手帳とカレンダーです。モバイルを使ってスケジュール管理をしているけど、いまいち活用できていないという人は意外と多いものです。
スケジュール管理のポイントは、とにかく予定をすべて書き込むこと。この点、モバイルだけに頼るのは、使い勝手が悪いものです。まだ先の予定だから、すぐに片付く案件だからという理由で書き込みを怠ると、結果として「緊急のテーマ」ばかりに振り回されることになります。
だから、１枚のカレンダーに書き込んでいくのが基本。外出先では管理ソフトの画面を印刷して持ち歩くのも一案です。

手帳とカレンダーがスケジュール管理の基本

株式会社では決算後に株主総会が開催されます。決算報告書はそこで報告され、株主の承認を受ける手続きに使われます。
また、全ての会社は本来、総会後に官報などに決算内容の公告が義務付けられていますが、上場以外の会社が公告することは事実上稀です。
そのため、公告されていない企業との取引に際して、民間の調査機関から決算データを入手する必要が出てきます。取引を受ける企業側もそれを見込んで、調査機関に決算情報を登録するケースが少なくありません。
その他、決算報告書の「報告」としては、銀行融資時に提出が求められ、融資審査の資料となります。また、税務申告書にも添付しますので、税務署の税務審査の資料にもなります。

インターネット上の無料ツールの活用法

インターネット上の無料ツールとしては、Yahoo!カレンダーとGoogleカレンダーが有名です。画面上に表示される簡単なカレンダーに書き込んでいくもので、基本的な仕組みは同じです。普段Yahoo!を使っている人にはYahoo!カレンダーがおすすめですが、エクセルのような表計算ソフトに慣れている人には、Googleカレンダーの方が使い勝手がよいはずです。
これら以外では、Loglyカレンダーがおすすめです。Yahoo! JAPANのパスワードでも、ログインすることができます。カレンダー以外に「ライフログ」の機能があり、プライベートの活動記録や日々の感情まで仲間と共有できます。ほかのユーザーとの情報共有が、書き込みへの動機づけにもなるでしょう。

就業規則も重要な管理ツールのひとつ

じつは「就業規則」もスケジュール管理のための効果的なツールのひとつです。就業規則は、従業員が守らなければならない規定をまとめた会社のルールブック。会社に勤務している人は、必ずこれを守らなければなりません。
会社で発生する不効率なスケジュールの多くは、じつは第３領域で起こっています。来訪者や電話対応、会議や報告書、接待などがそれです。これらは、役割分担や役職者の権限分掌、社内の服務規律のルールを明確にすることで、かなりの部分を削減することができます。
「だれが」「だれの指示で」「どの業務を」「どんな方法で」「いつまでに」というルールを整備することで、ストレスフリーに一歩近づくことができます。