仕事の段取り次第で、 成果に大きな差がつく
私は「仕事の段取り」に関する基本的な作法も、ビジネスマナーの1つと考えます。
仕事の順番をよく考えて行動することは、上司や先輩から見れば当たり前の常識かもしれません。
しかし、社会人経験が少ない方や、社会人経験があっても上司や周囲からのフィードバックを十分にもらえていなかった方の場合、案外身についていないことも多いものです。
今回紹介する「仕事の段取りシート」では、初期状態として仕事の段取りに関する基本的なチェック項目を記載しています。
使い方としては、自分の頭で作業の順番を計画する場面で、シートを見ながら自己チェックをして気づきを得ていただくことを想定しています。
以下に、意識しておきたい3つのポイントを説明します。
インプットの段取り
第１回でも紹介しましたが、インプットの中で特に重要なことを取り上げます。
（１）作業にとりかかる前に、作業の目的、自分の役割・責任や自分への期待値が合っているかを上司や関係者と確認する。
（２）作業にとりかかる前に、作業の方針や進め方が合っているかを上司や関係者と確認する。
できるだけ、上司や関係者と同時に確認することがポイントです。役割や責任が曖昧なまま作業を始めて後で手戻りが大きくなってしまったり、作業の方針についての意識が相手とずれていてやり直しが発生しまうといった事態を避けるようにしたいものです。
プロセスの段取り
今まで経験のない分野で仕事をするときは特に、自分で主体的に自分の作業ペース、進み具合を計測して、自分なりの作業時間見積もりの基準をつくることを意識すると良いです。進み具合の予測や見積もりができる、測定ができるということはビジネスマンとして大切なスキルです。
最初は経験のないことが多いため、予測がずれることも多いですが、間違っていてもいいので思いきって作業時間の予測をしっかりとたてましょう。そして、予測と実際にやってみて感じたこと、気づいたことをまめに記録して、素早く軌道修正していくことがとても重要です。
アウトプットの段取り
アウトプットの段取りの中では、期限が最も重要になります。
ビジネスマンであれば、期限に対する意識はビジネスマナーとして当然あると思われがちですが、期限の力本当に意味で理解している人は、案外少ないと感じています。
シンプルですが、期限や日付のもつ力はあなどれません。例えば、人にアンケートの回答をお願いする際、「６月末まで」「６月２８日まで」「６月２８日（金）１８時まで」という３種類の期限をテストをした場合、一番右の「６月２８日（金）１８時まで」の表現が最も回答率が高くなります。人間の脳は具体的な言葉に反応しやすいものです。
自分の１つ１つの作業に期限をつけること、相手との関係性や状況に応じて適切な表現を使っていくこともビジネスマナーとして重要だと思います。
目標達成の実現性は表現によって変わる？「SMARTの法則」
目標達成のポイントとしてよく言われる「SMART」の５つを覚えておくと良いでしょう。
Specific=達成したときの状態やリアルなわくわく感のある感情を具体的に表現しよう
Measurable＝第三者が測定可能な目標水準（数字、客観的な状態）を決めよう
Achievable＝チャレンジ精神をもち、努力次第で達成できそうな目標水準を合意しよう
Reasonable＝意義がある仕事か、目標と目的は常にセットで考えよう
Time＝全ての作業に明確な期限を決めよう（期限を積み重ねが、大きな事を成し遂げる）
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