小口現金管理とは？ 仕訳のルールや効率の良い管理方法を解説

小口現金管理とは？

まずは、小口現金とは何かを踏まえたうえで、小口現金管理の概要について解説します。

小口現金管理の概要

小口現金とは、企業において日々発生する経費を精算するため、手元に置いておく現金のことです。通常、経理部が現金を管理していますが、各部署に対して小口現金として現金を渡し、管理しているケースもあります。

タイムリーに現金支出ができるため、社員の現金立替を減らせることがメリットです。その反面、複数の部署で現金を扱うため、管理の手間が増える、盗難などのリスクが高まるといったデメリットもあります。

小口現金出納帳とは

小口現金出納帳は、小口現金の補給や支払いを記録する専用の帳簿です。発生する経費の支払いを部署ごとに行う仕組みのため、社員が現金を立て替える必要がありません。

現金出納帳は金額に限度がありませんが、小口現金出納帳は少額の現金のみ扱います。また、扱う範囲は自分の管轄する部署の支払いのみであり、管理も部署の経理担当者が行っているのが特徴です。

小口現金の仕訳ルール

続いては、小口現金の仕訳ルールについて解説します。

小口現金で使用する勘定科目

支払う経費は、その種類に応じた勘定科目によって処理されます。代表的なものとして、短期間で消耗する物品については「消耗品費」、会社の業務で勤務地以外の場所に赴く費用は「旅費交通費」として処理されます。

また、会社で使う水道、ガス、電気代は「水道光熱費」、業務で使用する通信手段にかかる費用は「通信費」です。

その他の業務に使用される費用は「雑費」として処理されます。ただし、会社で勘定科目を個別に定めている場合もあるので、注意が必要です。

小口現金の仕訳の流れ

ここからは、小口現金の仕訳の流れについて解説します。流れに沿って進めていけば、初心者でも小口現金の仕訳を行うことができるでしょう。

1. 小口現金を小口現金係に渡す時の仕訳

小口現金を小口現金係に渡す時は、現金出納帳から前渡しとして支出します。勘定科目は「小口現金」として処理されます。いくら支出するかは法律などで決まりはありませんが、1カ月の支出が賄える一定の金額が、社内ルールで決められているのが一般的です。

2. 小口現金係から精算した金額の報告を受けた時の仕訳

小口現金係は日々の支出の記録は残しますが、起票は行わずに小口現金出納帳に記載します。小口現金係は、小口現金出納帳の残高と実際の小口現金の残高を日々合わせるようにします。小口現金係は精算した金額を報告する場合、初めて起票を行います。支払った金額を勘定科目単位で合計して、合算した金額で起票を行うことで、初めて損益計算書に反映されます。

3. 使用した分の小口現金を補給する時の仕訳

報告を受けた現金出納係は、実際に支払った金額を小口現金係に支払い、小口現金の残高が当初の金額と同じになるように調整します。これは、定額資金前渡制度（インプレスト・システム）と呼ばれ、多くの会社で導入されている方式です。

小口現金を使うと管理が大変になる理由

小口現金は一般的に管理が大変とされていますが、なぜなのでしょうか。4つの理由について、詳しく見ていきましょう。

1. 毎日、残高確認をしなければならない

小口現金を管理する部署においては、小口現金も通常の現金管理と同様の管理が必要です。毎日、小口現金残高として記録されている残高と同額の小口現金残高が保持されているか、確認しなければなりません。小口現金の残高確認は2名で行う点も、管理が大変になる理由です。

2. 常に、盗難リスクを考慮して管理しなければならない

小口現金は金庫などに保存して、盗難には細心の注意を気を払わなければなりません。小口現金の出納は1名で行い、責任を特定することによって不正を防ぎます。

3. 精算業務が複数回にわたって発生する

小口現金の出納は、日々の支払いを機動的に行うための施策です。一方、精算業務は複数回行われるために手間がかかり、その都度残高が合わなくなるリスクも生じます。

4. 小口現金の支出が適正に行われなければならない

小口現金の支出が適正に行われているか確認するため、小口現金係は支払った金額の領収書などを保存します。また、小口現金の決済者の責任において、事業用に支払いが行われていなければなりません。

小口現金を効率良く管理する方法

ここからは、管理が大変な小口現金を少しでも効率良く管理する方法を解説します。

1. 手書き管理をやめて、エクセルで管理する

小口現金の管理は、手書きの帳簿よりもエクセルを用いるほうが効率的です。エクセルでは自動的に四則計算をすることができるため、残高の計算を誤ることがありません。

また、同一の勘定科目を合算で伝票起票をする場合、手書きより早く計算することができ、業務の効率化につながります。さらに、会社全体でエクセルを使用することによって、チェックが容易になり、複数部署の合算も早く、正確に行うことができるでしょう。

2. 小口現金管理そのものを廃止する

小口現金管理は、現金自体の管理と帳簿の管理を要求されます。手元の現金の盗難や紛失の危険は常につきまといます。また、日々現金管理を実施し、実際の現金残高と帳簿残高が一致するか、確認しなければなりません。

小口現金そのものの廃止を検討してしまえば、このような手間やリスクは大きく減少します。代替案には、法人カードを利用する方法や仮払金を活用して、個人の現金支出を発生させない方法が考えられます。

3. テンプレートシートを活用して、効率良く管理する

テンプレートシートを活用することも、小口現金管理の効率化には有効です。会社から担当者に管理するシートを提供することによって、数式の入力ミスなどによる間違いを防ぐことができ、確認作業も容易になります。

複数の小口現金が存在する場合、簡単に小口現金全体の金額を計算することも可能です。現金勘定と合算して、会社全体の現金残高を出すこともできます。

ビズオーシャンでは、小口現金管理のテンプレートを無料で配布しております。小口現金を今よりも効率的に管理したい方は、ぜひご活用ください。

小口現金を管理する際の注意点

社内で小口現金の管理を行う場合、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。4つのポイントについて、それぞれ解説します。

1. 社内の小口使用のルールを明確化する

小口現金は小額の経費の支払いに限り、大きな支払金額は扱わないようにしましょう。小口現金は経理部ではなく、各部署の経理担当が行う場合が多いのですが、リスク軽減のために1人の担当者のみが扱うようにします。

ただし、不正防止のため、小口現金の実際の残高と小口現金出納帳の帳簿残高の突合は、2名で行うようにしましょう。

2. 会社と社長の現金を区別する

社長が直接現金を支払うケースも出てきますので、会社の現金と社長の現金は分けるようにしましょう。会社の現金は出納を行う担当者のみが責任を持ち、社長の現金は社長が管理します。

ただし、社長も個人的な支出を行うことが考えられますので、仮払金による管理や法人カードの利用を検討する必要があります。。

3. 小口現金は上限金額を決め、多額に持たない

小口現金は盗難や紛失のリスクがあり、担当者による不正の温床にもなりかねません。リスク回避のため、多額の小口現金は持つことがないようにします。定額資金前渡制度（インプレスト・システム）を利用して、1カ月を1つの期間として、期初に一定金額を小口現金として支出し、期末にその期に使用した小口現金を補給するようにしましょう。

4. 残高確認は定期的に行う

小口現金は担当者が不正に手を染めがちです。いくら真面目な人間でも、魔が差すことはあります。第三者のチェックを入れることで不正を未然に防ぐとともに、早期に問題を発見できます。

小口現金管理についてのまとめ

小口現金管理とは、企業において日々発生する経費を精算するため、小額の現金を手元に置いて管理することです。社員の現金立替を減らせるメリットがある一方、盗難などのリスクが高まるデメリットもあります。

また、小口現金は毎日残高を確認しなければならないため、管理には手間と時間がかかります。管理を効率的に行うためには、エクセルやテンプレートを上手に活用してください。