勘定科目「仮払金」とは？ 貸借対照表での位置付けや仕訳方法を解説

勘定科目「仮払金」とは？

仮払金とは、交通費や宿泊費など、一定の額の支払いが見込まれるものについて、事前に支払いを行った場合に使用する勘定科目です。

使用先や金額が確定していない「仮の」支払いに対して一時的に用います。

例えば、出張を予定している従業員にあらかじめ必要と思われる額の現金を渡し、仮払金として計上するなどの使い方があります。

従業員は出張前にお金を受け取ることで、高額な立替を避けることが可能です。

貸借対照表での位置付けは「資産」

仮払金は、貸借対照表の「資産の部」の「流動資産」に区分される勘定科目です。

支出であるにも関わらず資産の部に計上される理由は、まだ用途や金額が確定していない支出だからです。

先程の出張の例で考えると、従業員が渡したお金を使用せず、そのまま戻ってくる可能性もあります。

従業員にお金を貸し付けたようなイメージになるため、貸付金と同じ「資産の部」に計上します。

また、実際に支出があっても、取引の内容が不明なままでは費用として計上できるかどうか判断できません。そのため、詳細が確定するまでは、貸借対照表上、「仮払金」の状態になります。

混同しやすい勘定科目との違い

ここでは、仮払金と混同しやすい勘定科目として、「立替金」と「前払金」があります。それぞれとの違いを見ていきましょう。

1.立替金

立替金とは、従業員や取引先が支払うべきお金を、会社が立て替えた場合に用いる勘定科目です。立替金は従業員や取引先から回収することが前提で、内容や金額が確定している点が仮払金と異なる点です。

2.前払金

前払金とは、商品やサービスを受け取る前に、金銭を支払った際に用いる勘定科目です。「先に支払う」という点においては仮払金と似ていますが、前払金は、すでに支出の内容が確定しているのが特徴です。

また、仮払金は、詳細が決まったら適切な勘定科目に振り替える必要がある点も、立替金や前払金と異なります。

それぞれの勘定科目を適切に使い分けられるようにしましょう。

仮払金の仕訳方法

ここでは、仮払金の仕訳方法を詳しく解説します。

仕訳例1. 仮払金を従業員に渡した

例）海外出張に行く予定の従業員に、旅費交通費として30万円の仮払金を小口現金から渡した場合

仕訳例2.仮払金が余った

例）「仕訳例1」の従業員が帰国し、交通費25万円の精算を行い、残額5万円の返金を受けた場合

仕訳例3.仮払金が不足した

例）「仕訳例1」の従業員が帰国し、交通費35万円の精算を行い、不足分5万円を小口現金により精算した場合

仮払金の勘定科目を使用する際の注意点

仮払金の勘定科目を使用する際は、次のような点に注意しましょう。

支払いの内容が確定したら適切な勘定科目に振り替える

仮払金は、支払いの用途や金額が確定するまでの仮の勘定科目です。

支払いの内容が確定したら、できるだけ速やかに適切な勘定科目に振り替えましょう。

長期間放置すると、あとから支払いの内訳を調べるのに時間がかかります。

ミスや不正を防止するための対策を取る

仮払金は細かな金額が確定していないことから、ミスや不正が発生しやすい勘定科目です。

チェックは複数人で行い、従業員に対して領収書やレシートの提出を義務付けるなどの対策を取ることが重要です。

決算までに適切な勘定科目に振り替える

仮払金は、決算までに適切な勘定科目に振り替えましょう。

決算までに内容が確定しないと、仮払金として資産の部に計上することになります。

支払いの内容が不明瞭なままになることから、税務署や金融機関から管理体制の不備を疑われ、場合によっては調査が入ることもあります。

決算までに内容を確定できない場合は、理由を説明できるようにしておくことが重要です。

消費税は仮払金に含めない

仮払金を計上した時点では支払いの金額が定まっていないため、消費税は発生しません。

消費税は、支払いの詳細が確定してから「仮払消費税」として計上しましょう。

なお、仮払金が返金された場合は消費税がかかっていないため、誤って計上しないよう注意が必要です。

仮払金の勘定科目についてのまとめ

仮払金は、支払いの詳細が確定していない場合に用いるのが特徴で、あくまでも仮の勘定科目になります。

支払いの内容が確定したら、速やかに適切な勘定科目へ振り替えましょう。

長期間仮払金のまま放置しておくことは避け、遅くとも決算までには振り替えを完了させるのが理想です。

また、金額の内容が確定したときや返還されたとき、不足したときなど、それぞれ適切に仕訳できるよう、本記事で理解を深めましょう。