収支報告書とは？ 基本的な書き方を記載例と合わせて紹介

収支報告書とは？

収支報告書とは、自治体や政治団体などが、特定の期間における組織の収支をまとめた書類のことです。

通常、4月から翌年3月までの1年間や、1ヶ月間といった範囲で作成するのが一般的です。

組織が受けた収入と支出の全体像を確認し、財政状況や資金の運用状況を明確にします。

収支報告書の目的

収支報告書は、会費や予算が適切に使われているかを確認するために作成します。

仮に、集めた資金の使い道が不透明な場合、組織の信頼を損なう恐れがあるでしょう。

円滑な組織運営を維持するためにも、収支報告書を通じて資金の使用状況を明確にする必要があります。透明かつ責任のある活動を明示することが重要です。

収支報告書が必要になる場面

企業内で収支報告書を作成するケースとしては、歓送迎会・忘年会・懇親会・社内部活動・特定イベントなどが挙げられます。

会社以外では、サークル活動や非営利団体（自治体・政治団体など）も収支報告書を作成し、資金の運用を公にするのが一般的です。

ただし、企業全体の収支に関しては「決算報告書（決算書）」でまとめられるため、収支報告書は主に、飲み会や特定のイベントで使用します。

収支報告書とその他の報告書の違い

ここでは、収支報告書とその他の報告書の違いについて紹介します。

決算報告書との違い

収支報告書と決算報告書の違いについて、以下の表にまとめました。

決算報告書は、企業が関係者に提出する詳細な「会計報告」であり、財産状況や株主資本など、企業全体の健全性を示すものです。

一方、収支報告書は、特定の活動における「現金の流れを記載すること」が主な目的であるため、企業全体の詳細な財務情報を提供する必要はありません。

会計報告書・収支計算書との違い

収支報告書、会計報告書の違いは、呼び方のみです。どちらも同じ書類を指すものですが、名称が異なります。

また、収支計算書も同じ書類で違うのは呼び方のみです。

収支報告書の書き方・記載例

ここでは、収支報告書を作成する際に必要な項目と記入例を紹介します。

ビズオーシャンでは、書式テンプレートを複数用意してあるので、ぜひ参考にしてください。

項目

収支報告書に記載する項目・内容・記入例は、次のとおりです。

いずれも大切な要素ですので、順番に確認していきましょう。

なお、収支報告書の書式は特に決められていないため、作成目的や内容に応じて書式を選択しましょう。

記載例

会社と自治会、それぞれのケースで使用される収支報告書に関して、記載例を紹介します。

ケース1.会社で行った飲み会の収支報告

会社が飲み会を主催した場合、収支報告書の用例は下記のとおりです。

収支報告書には、支出を証明する領収書やレシートを添付するのが望ましいです。上司や経理担当者が支出の内訳を確認する際、作業がスムーズに進みます。

ケース2.自治会・町内会の一年分の収支報告

自治会や町内会における収支報告書の記載例は、以下のとおりです。

なお、町内会などの自治会においては、会計・経理担当者が年度末に決算書を作成し、回覧板などで会員が確認できるようにするのが一般的です。

収支報告書を作成する時に覚えておきたいこと

収支報告書を作成する際には、次の点に注意が必要です。

いずれも重要なポイントなのできちんと理解しておきましょう。

現金の残高は必ず確認して一致させる

手元の現金残高と、書面上の現金残高を一致させることが重要です。

不一致があれば、計算ミスや記入漏れの可能性が高いため、最後に必ず確認をしましょう。特に赤字の場合、損失額や補填方法の明確な記載が必要です。

法人の場合7年間の保存が必要

収支報告書は、会社法で規定された書類ではないものの、法人税法などにより一定の保存期間が義務付けられています。

法人の場合、7年間保管しなければなりません。

必ず保存期間を確認して、丁寧に保管・管理しておきましょう。

将来の税務調査や法的な問題に備え、必要な文書を確実に提供できるようになります。

収支報告書は会計監査の対象である

法人の場合、収支報告書は「会計書類」に該当し「会計監査の対象」となる可能性があります。

監査や決算時には、社外の関係者が収支報告書を閲覧するケースもあるでしょう。

そのため、収支報告書を作成する際には、透明性のある正確な情報を記載するのが重要です。

まとめ

収支報告書は、予算が適切に使われているかを確認するために必要な書類であり、会計報告には欠かせません。

正しく記載することで、報告や会計監査のときにも安心できます。

収支報告書を作成する際は、現金の残高を必ず一致させる点や、会計監査の対象である点にも注意が必要です。また作成した書類は必ず7年間保存しましょう。