インボイス制度で領収書はどう扱う？ 発行側と受取側それぞれの対応について解説

インボイス制度における領収書の役割

インボイス制度は令和5年（2023年）10月1日から開始された、商品などに課されている消費税率や消費税額を請求書に明記する制度です。「インボイス」は適用税率や消費税額を明記した請求書や領収書などを指し、「適格請求書」とも呼ばれます。業種によっては「適格請求書」の代わりに「適格簡易請求書」の発行が可能です。

インボイスを交付できるのは、税務署長から登録を受けた「適格請求書発行事業者」のみで、「適格請求書発行事業者」に登録するか否かは、事業者が任意に選択することができます。

売り手は、インボイス発行事業者である買い手にインボイスを交付し、その写しを保存しておく必要があります。買い手は交付されたインボイスを保存すると、仕入税額控除を受けることが可能です。

参考：インボイス制度の概要｜国税庁
参考：令和5年10月からインボイス制度が開始！ 事業者間でやり取りされる「消費税」が記載された請求書等の制度です | 政府広報オンライン

適格請求書の概要

インボイス制度で必要な「適格請求書」とは、請求書や領収書、レシート、納品書、仕入明細など、取引を証明するあらゆる書類を指します。適格請求書には、消費税率や消費税額などの記載すべき項目が定められています。

インボイス制度の開始により、買い手が仕入税額控除を受けるためには、売り手から発行された適格請求書を「適格請求書等保存方式」に従って保存しなければなりません。

なお、一定規模以下の事業者に対する事務負担を軽減する措置として少額特例が設けられており、基準期間における課税売上高が1億円以下の企業等について、税込1万円未満の課税仕入れはインボイスの保存は不要です。ただし、一定の事項を記載した帳簿を保存しておく必要があるため注意が必要です。

参考：少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）の概要｜国税庁

適格簡易請求書の概要

適格簡易請求書とは、適格請求書と比べて記載項目が簡素化されたもので、「簡易インボイス」とも呼ばれます。適格簡易請求書は不特定多数の者に対して販売を行う業種の事務手続きの軽減を目的として設けられており、適格簡易請求書を発行できる業種は以下のとおりです。

インボイス制度における領収書のルール

インボイス制度では、「適格請求書」として処理するために必要な請求書や領収書のルールがあります。主なルールは以下の3つです。

ひとつずつ詳しく解説します。

適格請求書には登録番号・適用税率・消費税額が必要

適格請求書の要件を満たした領収書を発行するためには、従来の領収書の記載項目に加えて、登録番号、適用税率、消費税額の記載が必要です。それぞれの詳細は以下のとおりです。

領収書に登録番号、適用税率、消費税額を記載することで、買い手が正確に消費税額を把握でき、仕入税額控除を受けるときに取引の証憑として使用できます。

適格簡易請求書には登録番号・消費税額または適用税率が必要

適格簡易請求書は適格請求書を簡素化した様式です。適格簡易請求書を発行するときは、登録番号と消費税額または適用税率を記載します。適格請求書では登録番号、適用税率、消費税額の3つが必須です。

一方、適格簡易請求書は登録番号と消費税額または適用税率のいずれかが記載されていれば要件を満たせます。
消費税額は、適用税率ごとに消費税額を区分して記載する必要があります。

端数処理は1つの適格請求書で適用する税率ごとに1回のみ行う

インボイス制度で消費税額を計算するときには、1つの適格請求書で適用する税率ごとに1回のみ端数処理を行います。

インボイス制度導入前は、端数処理に関して明確なルールがなく、商品ごとに端数処理が可能でした。インボイス制度の導入に伴い、端数処理は「適格請求書ごと・税率ごとに1回」と正式にルール化されました。

そのため消費税額の計算は、商品ごとではなく消費税率ごとの合計額から算出する点に注意が必要です。

【発行側】領収書のインボイス対策

領収書を発行する側が行うべきインボイス対策は、以下の2点です。

インボイス制度に利用できる領収書には条件があるため、そのための対策が必要になります。一つずつ具体的に解説します。

領収書のフォーマットを変更する

発行側は、領収書のフォーマットを変更しておきましょう。前述したように、適格請求書には登録番号、適用税率、消費税額の記載が必須のためです。
領収書を発行するたびに必須事項を追記するのは手間がかかり、記載漏れも起きやすくなるため、あらかじめ領収書のフォーマットを変更しておくと便利です。

領収書の発行頻度が高い場合などには、インボイスに対応した会計システムの導入も検討すると良いでしょう。

領収書の保存方法を検討する

領収書を発行する側は領収書の保存方法も検討しておきましょう。インボイス制度では、領収書の発行側が写しを保存しなければなりません。

保存期間は「インボイス交付日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日」から7年間です。「納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地」に保存することが求められます。

参考：５ 適格請求書等の写しの保存｜国税庁

保存方法は紙・データのどちらでも問題ありませんが、2024年1月に改正された電子帳票保存法において、電子データでやり取りした証憑は電子データで保存することが義務化されています。

【受取側】領収書のインボイス対策

領収書を受け取る側が行うべきインボイス対策もあります。具体的には以下の2つです。

これらの対策は、領収書を受け取る側が仕入額税控除を適切に受けるために必要になります。ひとつずつ詳しく解説します。

領収書が適格請求書かどうか仕分けする

受け取る側は、領収書が適格請求書かどうかを仕分けるようにしておきましょう。
領収書を受け取った側が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書の条件を満たした領収書でなければなりません。領収書に「登録番号」「適用税率」「消費税額」が記載されているかを確認しましょう。

特に登録番号がない場合、領収書の発行者が免税事業者の可能性があります。領収書の発行者が免税事業者の場合、適用税率や消費税額が記載されていても適格請求書として認められないため、必ず確認しましょう。

受け取った領収書を保存する

受け取った領収書は必ず保存しましょう。インボイス制度では、適格請求書を受け取った側にも保存義務を定めています。

保存期間は領収書の発行側と同様「インボイス交付日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日」から7年間です。例外として、受け取り先が法人で、赤字が発生している年度の場合は最大10年の保存が必要とされています。

2024年1月に改正された電子帳簿保存法は受け取る側にも適用されるため、保存方法について検討しておくと良いでしょう。

領収書の経費精算・会計処理を効率化するには

すでに開始されているインボイス制度ですが、消費税額を正確に把握しやすくなったというメリットの反面、仕入税額控除の算出は複雑化することとなりました。

他の業務もあるなかで、膨大な処理に追われているという担当者の声もよく聞かれます。

そんな時、おすすめなのが会計ソフトの導入です。取引先ごとの領収書処理を、誤りなく対応できて効率化が見込めます。
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会計ソフトの導入を検討するならこちらの記事をご覧ください。

まとめ

インボイス制度では、領収書などの適格請求書が消費税率や消費税額を正確に把握する役割を担っています。適格請求書には登録番号や適用税率、消費税額が記載されている必要があり、業種によっては適格請求書を簡素化した「適格簡易請求書」が利用可能です。

領収書を発行する側は、適格請求書の要件を満たした領収書にフォーマットを変更しておくと良いでしょう。発行側も受取側も、適格請求書の保存が義務付けられている点に留意して、保存方法を検討しておくことも重要です。