経費精算システムとは？ 導入のメリット・デメリットから選び方まで徹底解説

経費精算システムとは

経費精算システムは、経費申請に必要な業務を効率化するためのシステムです。従業員が立て替えた経費の申請から、承認、仕訳作成、会計ソフトへのデータ連携までの一連の業務をデジタル化し、処理を自動化します。

これにより、手作業で行っていた複雑な経費精算業務を、大幅に省力化できます。

経費申請のペーパーレス化や、承認プロセスの電子化、仕訳作成の自動化などにより、経理担当者の工数を削減し、生産性の向上を図ることが可能です。

経費精算システムの基本機能

経費精算システムには、経費処理に必要な機能が備わっています。

ここでは、経費精算システムの主要な機能である以下の5つについて見ていきましょう。

申請機能

申請機能は、従業員が経費の内容を入力し、領収書などの証憑書類を添付して申請する仕組みです。経費の日付や金額、内容、支払先などの情報を入力し、申請フォームを作成します。

さらに、領収書などの証憑書類を撮影または添付し、申請に必要な情報を補完します。申請が完了すると、承認者に通知が送られ、承認フローが開始される流れです。

申請機能は、経費精算業務の起点となる重要な機能です。

承認機能

承認機能では、申請された経費を管理者が確認し、承認または却下を行うことができます。申請内容を確認し、経理担当者が経費の妥当性やルールへの準拠を確認します。

必要に応じて、申請者に追加の情報や証憑書類を求めることが可能です。承認が完了すると、申請者に通知が送られ、経費が確定します。

承認プロセスの電子化により、処理の迅速化・効率化ができるでしょう。

仕訳作成機能

仕訳作成機能は、承認された経費を自動的に仕訳データに変換し、会計ソフトに連携する仕組みです。経費の内容や金額、支払先などの情報を元に、適切な勘定科目を自動的に割り当てます。

税区分や部門、プロジェクトなどの情報も合わせて仕訳データに反映します。作成された仕訳データを、会計ソフトやERPシステムにインポートすることで、経理業務の効率化にも効果的です。

統計・分析機能

統計・分析機能では、蓄積された経費データを元に、様々な角度から経費の状況を分析できます。部門別や項目別、期間別などの切り口で、経費の集計や傾向分析に活用します。

予算と実績の比較や、前年同期との比較など、多角的な分析が可能です。分析結果をグラフやチャートで可視化し、経営の意思決定に役立てることができるでしょう。

経費データの活用により、コスト管理の高度化を実現できます。

マスタ管理機能

マスタ管理機能では、経費精算に必要な各種マスタ情報の一元管理が可能です。勘定科目や税区分、部門、プロジェクトなどのマスタ情報を登録し、仕訳作成に活用します。

ユーザーや承認者、権限などのマスタ情報も管理し、システムの運用をスムーズに行えます。マスタ情報の一元管理は、経費精算業務の標準化やデータ品質の向上に効果的です。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システムを導入することで、様々なメリットが得られます。

ここでは、以下の4つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

申請者の手間を削減する

経費精算システムは、入力作業の自動化や簡略化をしてくれるため、申請者の手間を削減できます。例えば、領収書の撮影や交通系ICカードとの連携により、申請データの自動入力が可能です。

モバイルアプリを使えば、外出先からでも簡単に申請できるため、業務の効率化が図れます。申請者の負担を軽減することで、生産性の向上につなげることができるでしょう。

承認作業を効率化する

電子化により承認プロセスが迅速化することで、承認作業の効率を上げることができます。申請内容をシステム上で確認し、ワンクリックで承認または却下が可能です。

承認の進捗状況が可視化されているので、申請者と承認者の双方が進捗を把握できます。承認プロセスの効率化により、経費処理にかかる時間を短縮できる点がメリットです。

経理業務の負担を軽減する

仕訳作成の自動化や会計ソフトとの連携により、経理業務の負担を軽減できる点もポイントです。承認が完了した経費データから、自動的に仕訳データを生成できます。

また、生成された仕訳データを、会計ソフトと連携することで、二重入力の手間を省くことができます。経理担当者の工数を削減し、本来の業務に注力できる環境を整えられるでしょう。

経営の見える化を実現する

リアルタイムでの経費データ把握と分析により、経営の見える化を実現します。経費データをリアルタイムで集計し、部門別や項目別の経費の可視化が可能です。

可視化されたデータを分析することで、経費の削減や業務の効率化につなげられるでしょう。経営層の意思決定をサポートし、データに基づいた経営に貢献できます。

経費精算システム導入のデメリット

経費精算システムの導入は、業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

ここでは、以下の3つのデメリットについて詳しく見ていきましょう。

導入コストを要する

経費精算システムの導入には、初期費用と運用費用が必要です。クラウド型のシステムでは、月額や年額の利用料がかかります。

一方、オンプレミス型のシステムでは、ハードウェアやソフトウェアの購入費用が初期投資として必要になります。コストに見合うだけの効果が得られるか、慎重に検討しなければなりません。

運用ルールの変更が必要になる

経費精算システムを運用していくために、システムに合わせた社内ルールの見直しが不可欠です。申請や承認のフローを電子化に合わせて変更しましょう。

証憑書類の保管方法や、経費の計上ルールの統一など、社内の運用ルールの変更が求められます。ルール変更に伴う社内調整や教育も必要となるでしょう。

業務フローの見直しが求められる

経費精算システムの導入には、既存の業務プロセスとの整合性の確保が求められます。部門間をまたがる申請や特殊な経費処理など、既存の業務フローとの調整をしましょう。

システム導入に合わせて業務フローを見直し、最適化することが望ましいです。また、業務プロセスの変更には、関係部門との調整や合意形成を欠かさないようにしましょう。

経費精算システムの選び方

経費精算システムを選ぶ際は、機能や利便性など様々な観点から検討しなければなりません。

ここでは、以下の5つの選定ポイントについて解説します。

自社に必要な機能を見極める

経費精算システムの選定では、自社の経費精算業務に適した機能を見極めましょう。まずは申請や承認のフロー、必要な証憑書類、経費の計上ルールなど、自社の経費精算業務を整理します。

自社の業務に必要な機能を備えたシステムを選ぶことで、業務効率化の効果を最大限に引き出せます。不要な機能を含むシステムは、コストや操作性の面でデメリットとなる可能性があるので慎重に選びましょう。

他システムとの連携性を確認する

会計ソフトなど既存システムとのデータ連携の可否は大切な選定ポイントです。仕訳データの連携や、勤怠管理システムとの連動など、他システムとのスムーズな連携が可能か確認しましょう。

連携できるシステムが多いほど、データの一元管理が実現でき、業務の効率化につながります。連携性の高いシステムを選ぶことで、業務プロセス全体の最適化を目指しましょう。

利用シーンに合った操作性を重視する

経費精算システムを選ぶ際は、モバイル対応など、利用場面に適したUI/UXを重視すべきです。経費精算は、外出先からの申請が多いため、スマートフォンやタブレットでの操作性が重要となります。

直感的で分かりやすいUI/UXを備えたシステムを選ぶことで、ユーザーの利便性を高められるでしょう。操作性の高いシステムは、ユーザーの習熟度を上げ、業務効率の大幅な向上が期待できます。

充実したサポート体制を選ぶ

経費精算システムは、導入支援や問い合わせ対応の質が高いサポート体制があるシステムを選びましょう。システムの導入時には、設定や運用方法についての手厚いサポートが必要です。

運用開始後も、トラブル対応や問い合わせ対応など、迅速で丁寧なサポートが受けられるかを確認しましょう。充実したサポート体制は、システムの円滑な運用と定着に欠かせません。

コストパフォーマンスを比較する

経費精算システムを比較し、機能と価格のバランスが取れたシステムを選択することが肝心です。自社に必要な機能を備えていても、過剰な機能を含む高価格のシステムは避けるべきです。

ライセンス体系や初期費用、ランニングコストなども含めた、トータルコストを比較検討してください。コストと機能のバランスを見極め、投資対効果の高いシステムを選びましょう。

自社に最適な経費精算システムを選んで業務効率化を実現しよう

経費精算システムは、申請や承認、仕訳作成など、経費処理の一連の業務を効率化することができます。また、経費データの可視化により、経営の意思決定やコスト削減にも役立ちます。

経費精算システムを導入することで、業務効率化を実現できるでしょう。

ただし、システム導入の際は、自社に適した機能が備わったものを選ばなければなりません。自社の業務や組織体制に合った経費精算システムを選定し、業務改善と経営の高度化を実現しましょう。