出張管理システムとは？ 導入メリットや選び方のポイントを解説

出張管理システムとは

出張管理システムは、出張業務を一元管理し効率化するシステムです。出張申請から承認、手配、経費精算までの一連の業務プロセスを電子化し、出張に関わる様々な業務を効率化・最適化します。

手作業での申請・承認プロセス、煩雑な手配作業、紙の領収書を使った経費精算など、出張管理業務には多くの手間と時間が必要です。

生産性の低下やヒューマンエラー防止、出張費用の適正化、コンプライアンス遵守の観点から、出張管理プロセスの可視化が求められています。

出張管理システムの主な機能

出張管理システムには、出張業務を効率化するための様々な機能が搭載されています。ここでは、代表的な4つの機能について詳しく見ていきましょう。

出張手配機能

出張手配機能では、交通手段・宿泊先の一括検索と予約が可能です。利用者は出張管理システム上で、航空券や新幹線、ホテルなどを検索し、最適なプランを比較・選択して予約することができます。

ただし、出張者本人のみしか予約できないシステムもあれば、事務員などが代理で予約できるシステムもあるため注意が必要です。

ワークフロー機能

ワークフロー機能により、申請から承認までを電子化できます。具体的には、出張者はシステム上で出張申請を行い、上長はシステム上で内容を確認して承認が可能です。

申請内容が出張規程に沿っているかどうかを自動チェックする機能も備わっており、コンプライアンス遵守と承認プロセスの効率化が実現します。

ペーパーレス化により、申請書の紛失リスクがなくなることも利点です。

経費精算機能

経費精算機能は、予約・利用実績データからの自動計算を行う機能です。システム上の予約データと実際の利用実績データを照合して、経費の自動計算が行われます。

これにより、従来の手作業での精算業務から解放されるため、経理担当者の工数削減と精算処理の効率化が可能になるでしょう。また、従業員の立替精算もなくなるため、金銭的な負担も軽減されます。

スケジュール管理機能

その他の機能として、出張スケジュール管理が挙げられます。具体的には、出張者のスケジュールを一元管理し、いつ・誰が・どこに出張しているのかを可視化できる機能です。

出張予定の共有や、渡航先での緊急連絡先の把握など、出張者の安全管理にも役立ちます。

出張管理システム導入のメリット

出張管理システムを導入することで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは、これらの主要なメリットについて詳しく解説します。

業務効率を向上させる

出張管理システムの導入により、出張手配にかかる時間を大幅に削減できます。一括検索・比較機能によって最適な手配プランを素早く選択でき、予約手続きも簡略化されます。

さらに、申請から承認、精算までの一連の業務プロセスが電子化・自動化されることで、作業時間の短縮が可能です。

出張の準備が短時間で終了するため、その分本来の業務に集中して取り組めるでしょう。

コストを削減する

出張管理システムは最適なプランを提案してくれるため、簡単に旅費の適正化が図れます。

法人向け割引の適用や、出張費用の可視化によって、無駄な出費を削減できるのです。  

また、経費精算の自動化によって、経理担当者の工数を減らすことができ、人件費の削減にもつながります。

ガバナンスを強化する

出張管理システムは、出張情報の可視化による不正防止に役立ちます。

申請内容と実際の手配内容、利用実績データを突合することで、不正な出張や経費の水増し請求などの防止が可能です。

また、システム上で出張規程に沿ったチェック機能を備えることで、コンプライアンス遵守の徹底が図れます。内部統制の強化は、企業の信頼性向上にもつながるでしょう。

リスクマネジメントを実現する

出張者の安全確保は、企業にとって最優先事項です。出張管理システムにより、出張者の所在把握と安否確認が可能になります。

出張スケジュールや渡航先の情報を一元管理することで、有事の際にも迅速な対応が取れる体制を整えられるでしょう。

特に海外出張の場合、リアルタイムの情報共有と緊急時の連絡網の整備が重要です。そのためにも、システム導入によるリスクマネジメントは欠かせません。

出張管理システムの選定ポイント

出張管理システムを導入する際は、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

ここでは、システム選定の主なポイントを解説します。

ユーザビリティ

出張管理システム選定では、管理者・出張者双方の使いやすさを考慮すべきです。システムの画面が直観的で、初めてのユーザーでも迷わずに操作できるかどうか確認しましょう。

管理者側は、出張情報の一元管理や各種設定のしやすさ、レポーティング機能の充実度などを重視します。一方、出張者側は、直感的な操作性やモバイルアプリの使い勝手、申請・精算手続きの簡便さなどを求めます。

このように双方のユーザビリティを満たすシステムを選ぶことが、導入後の活用度を高めるポイントです。

機能の充実度

出張管理システムを導入する際は、必要な機能が揃っているかを確認しましょう。

例えば、自社の出張パターンや業務フローに合わせて、手配・申請・承認・精算などの各機能が適切に設定できるかがポイントになります。

また、将来的な業務拡張や変更にも柔軟に対応できるよう、カスタマイズ性の高さを見極めることも大切です。

連携可能な範囲

交通・宿泊サイトとの連携の広さを考慮することにより、システムの利便性が高まります。

利用頻度の高い予約サイトやクレジットカード、マイレージプログラムなどとのシームレスな連携が可能か確認しましょう。

さらに、社内の経費精算システムや人事労務システムとのデータ連携も、業務効率化の鍵を握ります。

サポート体制

出張管理システムのサポート体制として、導入時の支援の手厚さを見極めることが大切です。

運用設定やマスタデータの移行、従業員への操作指導など、スムーズな導入をサポートしてくれるベンダーを選びましょう。

問い合わせ対応の迅速さや、トラブル発生時の復旧の速さ、システム改善の柔軟さなども重要な判断材料です。手厚いサポートは、システムを効果的に活用し続けるための必須条件でしょう。

コストパフォーマンス

出張管理システムのコストパフォーマンスを評価する際は、機能・サービス内容に見合った費用かどうかを吟味すべきです。

初期導入費用だけでなく、ランニングコストや将来の料金体系の変更可能性なども考慮に入れましょう。

同時に、システム導入によって得られる業務効率化の効果や、コスト削減効果を試算し、中長期的な投資対効果を見積もることも大切です。

自社に最適な出張管理システムを導入して業務改善を進めよう

出張管理システムは、出張業務の効率化とコスト最適化を実現する強力なツールです。

導入を成功させるためには、自社の課題や体制に合わせた製品選定がポイントになります。利用交通機関の特性、経費処理の仕組みなど、自社の出張管理の現状と課題を整理することが大切です。

加えて、社内の関連部署の要望をヒアリングし、実現すべき業務改善の姿を明確にしておくことが欠かせません。本記事の内容を参考に、自社にあったシステムを選定しましょう。