請求書の保存方法に影響も　改正電子取引制度

近年、事業でもごく当たり前のようにネットを介したサービスが使用されています。ネット通販で事業用の備品を購入したり、サブスクリプション形式でのサービスを利用している事業者も増えているのではないかと思います。それらの取引について、2022年1月1日から、資料を保存する方法が大きく変更されます。

この記事の著者

髙橋昌也

税理士

電子帳簿保存法について

このお話を進めるに当たり、前提となるのが電子帳簿保存法です。この法律をごく簡単に説明すると「電子的な方法で経理関係の資料を保存するための法律」です。これまで大きな話題になってきたのは、「スキャナで紙資料を保存するために必要な手続きなど」についてでした。

近年のDX傾向を踏まえると、この点も重要な点ではあるのですが、今回ご紹介したい主題からズレてしまうので、省略します。とはいえ、大まかな全体像を知っておいた方が良い話ではあるので、気になる人はぜひ「電子帳簿保存法」でネット検索をしてみてください。

電子取引について

まず、税法の基礎として、売上や費用に関する各種資料（請求書や領収書など）をきちんと保存する必要があることは、みなさんもご存知ではないかと思います。この資料がなければ、例えば税務調査を受けるとき、税務署の調査官に対して実態を説明することができません。

そして近年、取引の多くが電子化されるようになってきました。ここでいう電子化には、次のような取引が該当します。

・電子メールに請求書を添付して相手に送信する（相手から受け取る）

・ネット通販を利用して、事業用の備品を購入する

・スマホアプリを利用して、会議用の飲食物を出前で取り寄せる

その他、各種電子マネーでの決済やFAXをデータの形で受信するなど、実に多くのやり取りが電子取引に該当します。

電子取引に関する資料はデータで保存が必要

これまで、電子取引に関する資料についても、紙に印刷をして保存することが認められていました。2022年以降、その規定が廃止され、電子取引に関する資料はデータの形で保存することが必要になります。

そして、その取引の「年月日」「金額」「取引先」について検索できる状態で保存しなければなりません。

更に、範囲を指定して、任意の2項目を組み合わせて検索できることも必要です（※この点については、税務職員からの求めに応じてデータがダウンロード可能な状態であれば不要とされています）。

また、データ保存は費用側だけでなく、売上側も必要です。請求書をデータで送信しているような場合には、上記の検索要件を満たした形で、売上側のデータも保存が必要です。

これらの条件に違反すると、青色申告の承認が取り消される可能性があるとのことです。軽微な違反であることから、即取り消しということはないとのことですが、今後は基本的にデータでの保存を習慣づけることが大切です。

この改正の影響は、非常に多くの事業者に及びます。例えば請求書のやり取りで考えてみます。

・紙に印刷した請求書を郵送でやり取りしている

この場合、電子取引には該当しませんので、郵送されてきた請求書をこれまでと同様の方法で保存していれば問題ありません。

・請求書をメールに添付してやり取りしている

上述の通り、これは電子取引に該当します。これまでは送付されてきた請求書を印刷して保存していれば、税務上問題視されることはありませんでした。

しかし2022年以降は、送付された請求書について、電子的な方法で保存しなければなりません。

この場合、メール本文を保存していれば良い、というわけではありません。メールを保存しているだけでは、上で確認した「年月日」「金額」「取引先」について検索をすることができないためです。

必要最低限の処理として、添付ファイルを別データとして、「年月日」「金額」「取引先」について何かしらの方法で検索できるような形で保存する必要があります。

ここではメールを事例として取り上げましたが、既に確認した通り、電子取引はネット通販やアプリ決済など、多岐に渡ります。これらすべてについて、取引があった都度、「年月日」「金額」「取引先」がわかる状態で、データを保存する必要があるのです。

関係者は企業の内外に渡る

ここで注意が必要なのは、本制度への対応を検討するには企業外部とのやり取りだけでなく、内部についても配慮が必要だという点です。

・企業の外部について

主要原材料や外注先とのやり取りから、事務用品、福利厚生品、あるいはサブスクリプションによる定額サービス利用まで、さまざまな取引について「電子取引に該当するか否か」の確認が必要です。

その上で、受発注から経理の担当者まで、部門を超えて「電子的な方法で資料を保存することの必要性」を認識し、そのための業務フローを構築しなければなりません。

・企業の内部について

特に規模の小さな事業者では、社長個人や従業員による立て替え払いなどが発生しがちです。そういったとき、もし立替先が電子取引に該当するのであれば、その個人に届いているメールや利用明細を経理担当者に転送するといった流れが必要です。

現代社会において、一切の電子取引を排除しながら事業を行うことができる人は、かなり少ないのではないかと思います。あらためて自社事業の全体像を把握し、どこに電子取引が存在し、その情報をどのように集約し保存するのか？その制度を早急に構築しなければなりません。

国税庁のQ&Aを確認する

ここまでの話を踏まえた上で、2021年7月に国税庁から出された電子取引に関する電子帳簿保存法のQ&Aを御覧ください。

・国税庁サイトより電子帳簿保存法一問一答

非常に長い資料なので、すべての項目について完全に目を通すのは大変です。しかし、可能であればこの資料については、各取引に関わる全員が目を通しておいた方が良いです。

その上で、取りかかりとして最初の問１～問５を、そして問11～問13くらいまでを、ざっくりとでも構わないので読んでおくことを強くオススメします。

特に問12については、今回の改正について「具体的にどのような形でデータを保存していれば問題がないのか？」を考える上で、大きなヒントになるのではないかと思います。

本制度への対応では、いわゆるPCとプリンタも必要不可欠です（PCについては絶対とは言いませんが、スマホやタブレットだけでの対応は、かなり厳しいです）。

また、より完全な対応を目指そうとすると、請求データの保存や整理が可能な有料サービスの活用も、検討が必要になってきます。そこまでのコストをかけたくない、あるいはかけられない場合には、上記Q&Aをよくご確認頂き、PCの基本的な検索機能を駆使して要件を満たせるような保存体制を、早急に整えなければなりません。

残された時間も短いので、できるかぎり素早く対応を始めることを強くオススメします。

（参考）
・国税庁サイトより　電子帳簿保存法改正のお知らせ