領収書の扱い方が変化する？電子帳簿保存法改正の具体的なポイントを紹介

電子帳簿保存法の改正によって領収書の管理方法はどのように変化した？

電子帳簿保存法は1998年に施行された、国税に関係する帳簿書類の電子保存を認める法律です。

従来、帳簿書類は紙媒体での保存が必要であったため、保存場所の確保や書類整理などの管理や費用面が大きな負担となっていました。電子帳簿保存法はこれらの負担軽減を目的として制定されたのですが、1998年時点では限定的な内容となっていたのです。

2005年のe-文書法の施行によって、紙の資料をスキャンしてデータ保存できるようになりました。しかし、スキャナ保存できる書類は限定されていたため、普及しませんでした。

その後、さらに法律の見直しが行われ、2020年の電子帳簿保存法の改正でキャッシュレス決済の利用明細があれば紙の領収書は不要となったことで、経費精算処理がペーパーレスで可能となりました。

また、改正前はスキャナ保存や、電子取引に係る電子データの保存は不正防止の観点からおおむね3日以内にタイムスタンプを付与しデータ保存する必要がありましたが、改正により、最長2か月と7日以内にデータ保存すればよいと要件が緩和されました。

タイムスタンプとは、電子文書を日付と時刻で記録する仕組みのことです。ある時刻にその電子文書が存在し、以後改ざんされていないことを証明する技術のことを指します。以前は、事前に税務署長の承認が必要でしたが、改正により承認は不要となり、タイムスタンプの要件も緩和され、利便性が向上しました。

電子帳簿保存法は、改正の度に使いやすく時代に即したルールが整備されており、導入する価値の高いものとなっています。

領収書の電子保存で得られるメリット

領収書の電子保存は、様々なメリットをもたらします。それでは、領収書の電子保存で得られる4つのメリットについて解説します。

経理や精算業務の人件費を削減できる

大半の企業では、帳簿書類を年度ごとに分けて保存するのが一般的ですが、数ある書類の中から探したい領収書を見つけ出すのはかなり大変な作業です。書類探しに手間取ることで、本来行うべき業務が行えず、業務効率が低下する一因となります。

電子帳簿保存法に則した電子データで領収書を保存すると、検索が容易に行えるようになります。

そのため、領収書を簡単に探し出すことが可能となり、人件費の削減や業務効率の向上につながるでしょう。

テレワークで経理を行える

最近では、テレワークによる勤務が一般的になっていますが、紙の領収書で経理業務を行うと、どうしても会社で処理しなければなりません。

領収書を電子データ化することによって、出社しなくてもテレワークで処理することが可能となります。

セキュリティを強化できる

領収書などの重要な書類は、施錠可能なキャビネットに保存するのが一般的です。その場合鍵をこじ開けられる等で書類を盗み出されるリスクがつきまとったり、引っ越しなどの際に紛失する事故も発生する恐れがあります。

その点、領収書などを電子データとして保存しセキュリティ対策を施せば、安全に保管できます。

ただし、電子データでの保存は利便性が高い反面、システムのダウン等によるデータの消失の危険等も伴うため、適切なセキュリティ対策を施す必要があるでしょう。

保存スペースを確保する必要がなくなる

紙で保存する場合、保存スペースを確保しなければなりません。また、施錠ができるキャビネットなど、各種備品も必要になります。

保存しなければならない枚数が増えれば増えるほど、確保するスペースも広大になりますが、電子データであれば物理的なスペースは確保する必要がなくなるのも電子保存のメリットといえるでしょう。

領収書の電子保存で発生するデメリット

領収書の電子保存で発生するデメリットも、少なからず存在します。主なデメリットは以下の通りです。

システムを導入するためのコストがかかる

領収書を電子データ化し、管理するシステムの導入が必要になります。システム導入には初期費用だけでなく保守やメンテナンス費用がかかる場合もあります。そのため、導入コストだけでなく、ランニングコストまで考慮した上で運用しなければなりません。

システム障害で閲覧できなくなるリスクがある

電子化した領収書は、検索などが容易に行える反面、システムダウンすることでファイルを閲覧できなくなる可能性があります。

また、ネットワークが脆弱な場合は、簡単なファイルを閲覧するだけなのに、多大な時間を要するなど、業務効率が低下する恐れもあります。

電子化ならではのセキュリティ問題が発生する

電子データ化した領収書の場合、ハッキングにより外部に流出したり、社員が勝手にデータを持ち出したりといった電子化ならではの被害の発生も考えられるでしょう。

セキュリティルールの作成や各種対策、そして社員への教育などを徹底することが重要です。

領収書の電子保存を進めよう！

電子帳簿保存法に則った領収書の電子保存にはリスクもありますが、経理業務の効率化を図れるなど、様々なメリットをもたらします。電子化の準備を確実に進め、領収書を電子化するメリットを最大限に享受しましょう。