電子帳簿保存法に対応してスキャナ保存する方法を紹介！注意したいポイントは？

スキャナ保存を導入する目的を明確にしておこう

電子帳簿保存法では、スキャナを用いて様々な紙ベースの文書等を電子データ化することが可能となりました。

電子化に伴って、書類の保存のためのスペース確保や保存に使用しているキャビネット等の施錠といった業務が不要となり、業務効率アップに貢献しています。また、管理システムの導入により、記録の検索なども容易に行えるなどのメリットもあります。

ただし、メリットばかりに着目すると、実際に導入して失敗するケースが多いのが現状です。

電子化することで、逆に管理が煩雑になる場合もあるため、まずは導入する目的を明確にして導入可否を検討することをおすすめします。

スキャナ保存可能・不可能な書類がある

電子帳簿保存法において、すべての書類をスキャナを用いて保存できるわけではありません。できる書類とできない書類が存在するため、自社で用いている書類のスキャナでの保存要否を判断する必要があります。

ここでは、スキャナ保存できる書類と、できない書類について解説します。

電子帳簿保存法が指すスキャナ保存の対象となる書類

スキャナ保存できる要件として、取引に関して相手方から紙で受け取った取引書類と自己が作成した取引書類の写しが対象書類となります。

また、重要書類と一般書類の2つに区分されるのが特徴であり、区分により書類の保存要件が少し異なるため、スキャナ保存対象書類を選定する際には注意が必要です。

各区分の具体的な書類としては、以下が該当します。

スキャナ保存の対象とならない書類

スキャナ保存の対象と認められていない書類は以下の通りです。

スキャナ保存による電子保存が認められていない書類は、主にすでに電子データとして存在している帳簿や書類が該当します。

スキャナ保存するための要件

スキャナ保存するための要件としては、次の事項を満たす必要があります。

• 真実性の確保
• 相互関連性の確保
• 見読可能性の確保
• 検索機能の確保

各項目の詳細は、次の通りです。

真実性の確保

生成された電子データ毎のタイムスタンプ付与や、入力期間・入力者の制限、ヴァージョンの管理などを行い、作成された電子文書が不正に改ざんされないようにする必要があります。

相互関連性の確保

スキャン文書と他の帳簿等を伝票番号等で関連付け、関連性（無関連を含む）を確保することで、電子文書がどのようなものか判断できるようにします。

見読可能性の確保

スキャンした電子データについて、コンピューターやディスプレイ、プリンタを設置しマニュアルを備え、画面や書面で出力できるようにすることで、電子文書の確認が可能となります。

検索機能の確保

データをただ保存するだけではなく、様々な条件による検索を可能にすることで電子文書の迅速な確認が可能となります。

使用するスキャナはどんなものでも良い？

電子帳簿保存法で言うスキャナとは、一般的にスキャン機能を有した機器のことだけを指しているわけではありません。

デジタルカメラやスマートフォンなど、一定の水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り可能なものを総称して、スキャナと規定されています。解像度が200dpi相当以上で取り込みできることが条件です。

また、国税関係書類の重要度に応じて以下への対応が必要です。

スキャナ保存で電子化を図ろう！

スキャナ保存を活用することで、紙ベースの書類を容易に電子データ化することができます。

しかし、ただデータ化するだけでなく、今回紹介したような要件を満たす必要があることを押さえておきましょう。

事前準備等は必要となりますが、メリットが大きな制度ですので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。