電子帳簿保存法における領収書の電子保存：実務者向けガイド

電子帳簿保存法における領収書の位置づけ

電子帳簿保存法において、領収書は国税関係書類となり、企業が正確に税務申告をするうえで重要なものです。

ここでは領収書が電子帳簿保存法の対象となる理由や、法改正のポイントについて詳しくご紹介します。

領収書が電子帳簿保存法の対象となる理由

電子帳簿保存法は、国税関係書類や帳簿などを電子データで保存することを認める法律です。

以前まで国税関係書類である領収書などは、電子データでの保存が認められていませんでした。しかしこの法律により、電子データ保存が可能になりました。

領収書が電子帳簿保存法の対象となる理由は、領収書の保存方法を定めることで企業が適正な税務申告をすることや、デジタル化による業務効率の向上が実現できるからです。
さらに、電子保存によってペーパーレス化が進むことで、保管スペースや印刷代などのコスト削減といった効果が期待できるのも理由の一つです。

ただし、電子帳簿保存法の対象外となる事業者もあるため、詳しくは以下の記事を読んでみてください。

領収書の電子保存に関する法改正のポイント（2022年1月施行）

2022年1月の法改正により、電子取引で受け取った領収書のデータ保存が全事業者に義務付けられました。
従来は紙に印刷しての保管が可能とされていたメールやWebサイトを通じて受け取った電子領収書も、電子取引を行ったものは原則として電子データのままで、保管することが定められたのです。

これにより、保管スペースなどの削減はもちろん、検索作業にかかる時間が大幅に短縮可能になりました。さらに法改正によって領収書とデータを照合する手間がなくなったため、会計処理がスムーズになりました。

電子帳簿保存法については以下の記事でより詳しく説明しているので、気になる方は参考にしてください。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法

電子帳簿保存法に基づく領収書の保存方法は、紙で受け取った場合と、電子取引で受け取った場合で異なります。

以下でそれぞれの保存方法について見ていきましょう。

紙で受け取った領収書を保存する方法

紙で領収書を受け取った場合には、スキャナ保存する方法があります。これは、書類を紙のままではなく、データで保存する方法です。

データ保存する際は機器に指定はなく、スマホやデジタルカメラなどで撮影したデータや、コピー機で印刷したものでも問題ありません。ただし、保存する際の解像度やカラーなどに決まりがあるため、次の章で説明します。

電子取引で受け取った領収書を保存する方法

前述した通り、電子取引で受け取った領収書は、電子データのまま保存する必要があります。紙に印刷しての保存は、電子帳簿保存法が2022年1月に改正されて以降、原則として認められていません。

データを保存する際は、社内のサーバーやハードディスクなどさまざまな選択肢があり、自社で自由に決めることが可能です。最近では、書類が改ざんされることを防げるクラウドサービスを利用する企業が増えています。
詳しくは次の見出しで説明します。

電子帳簿保存法に基づく領収書の保存要件

電子帳簿保存法における領収書の保存方法には、さまざまな要件があります。

ここではスキャナ保存と電子取引データ保存の要件について詳しく見ていきましょう。

スキャナ保存の要件

スキャナ保存ではデータ改ざん防止や、原本と同等の証拠能力を示すために、以下の保存要件があります。この要件を満たさないものは証拠能力を発揮できず、データとして認められないため、注意が必要です。

（出典：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」）

電子取引データ保存の要件

電子取引データの保存には、可視性の確保と真実性の確保もする必要があります。これはデータが改ざんされるのを防いだり、効率的にデータを保存したりするのに欠かせない要件です。

それぞれ、具体的には以下のように定められています。

スキャナ保存要件も含め、上記の要件を満たしたシステムを使用するには、対応ソフト等を使用することが望ましいです。
自社が使用予定のシステムが対応ソフトであるかどうかは、国税庁の「JIIMA認証情報リスト」で確認できます。

電子帳簿保存法における領収書の保存期間と原本の取り扱い

領収書の保存期間は法人で7年間、個人事業主は7年間と5年間の2種類です。スキャンした原本も一定期間は保管が必要ですが、場合によっては破棄しても良いとされています。

法人と個人事業主における領収書の保存期間

領収書の保存期間は、法人は7年間です。また、個人事業主で青色申告の場合は7年間、白色申告は5年間と法律で定められています。
この保存期間は、紙の領収書であっても電子保存した領収書であっても同じです。

ただし、以下のような場合は保存期間が変わることがあります。

なお、2023年10月に開始されたインボイス制度を利用した領収書を受け取る場合は、法人も個人事業主も7年間保存しましょう。個人事業主の方で電子帳簿保存法についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

電子保存後の原本の取り扱い方法

電子帳簿保存法の要件を満たして電子保存された場合、紙の原本は破棄することが可能です。これにより、保管スペースの削減やコスト削減が実現し、業務効率化にもつながります。

紙の原本を破棄する際は、個人情報保護の観点から、シュレッダーなどを用いて確実に処分しましょう。

領収書の電子保存に関するよくある質問

領収書の電子保存について、皆様からよく寄せられる質問とその回答をご紹介します。

紙の領収書と電子領収書が混在する場合にはどうしたら良い？

紙の領収書はスキャナ保存し、電子領収書はデータのまま保存すると良いでしょう。具体的には以下の通りです。

2つの方法を適切に併用することで、すべての領収書を法令に準拠した形で管理でき、業務の混乱を防ぎやすくなります。
最近では、多くの企業がこの2つの方法に対応した経費精算システムやクラウドサービスを導入している傾向にあります。

スマートフォンで撮影した領収書画像の取り扱いは？

スマートフォンで撮影した領収書画像も、有効な電子保存として認められます。ただし前述した通り、画像の解像度やスキャン期間などを定めたスキャナ保存の要件を満たす必要があります。

また、スマートフォンで撮影する際は、領収書以外のものが映りこんだり、影などで暗くなったりしないように配慮しましょう。

領収書の電子保存で業務改善を実現しよう

紙の領収書を電子データとして保存する際の保存要件はさまざまな基準がありますが、経理処理の効率化や、保管スペースの削減などのメリットがあります。

紙の領収書はスマホやデジタルカメラなどでも、簡単にスキャンすることができ、有効な書類として保存できます。ただし、保存要件を満たしていない場合は、有効書類として扱われないため、確実に保存要件を満たしましょう。

この記事を参考に、紙の領収書を電子データで保管する際の要件を理解し、効率的かつ安全に保管するのに役立ててください。