電子帳簿保存法における請求書の取り扱い｜正しい保存方法と注意点を解説

電子帳簿保存法における請求書の位置づけ

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿などを電子保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降、企業は電子取引で受け取った請求書を電子データのまま保存することが法律で義務付けられました。
電子データには、PDFやExcelファイルなどの一般的な電子請求書だけでなく、企業同士で共通のフォーマットを利用して、EDI（電子データ交換）システムを介して受け取ったデータも含まれます。

従来の紙の請求書は保管スペースの確保や検索の手間など、様々な課題がありました。しかし電子化により請求書の分類や検索が簡単になるだけでなく、保管スペースも不要になるなど、事務処理にかかる負担が軽減されました。

なお紙で受け取った請求書も一定の要件を満たすことで、任意で電子データとして保存が可能です。

請求書の電子保存に関する要件

電子帳簿保存法に基づいて請求書を電子保存する際には、真実性の確保と可視性の確保を満たす必要があります。

ここではそれぞれの要件の詳細と、電子帳簿保存法に対応できるシステムを紹介します。

真実性の確保

真実性の確保とは、その電子データが正確かつ改ざんされていないものであることを証明するものです。具体的には、以下のどれか1つを満たす必要があります。

タイムスタンプは、データが特定の日時に存在していたことを証明する技術です。請求書データにタイムスタンプを付与することで、そのデータがいつ作成され、更新されたかを明確に示せます。

また、訂正・削除履歴の記録が残るようにすることで、いつ、誰が、削除または訂正を行ったかが記録されます。

可視性の確保

可視性の確保は電子保存されているデータを、いつでも検索や閲覧ができるようにするための保存要件です。具体的な要件は以下の通りで、すべての要件を満たす必要があります。

企業は保存した電子請求書をすぐに閲覧でき、取引年月日、金額、取引先で検索可能な状態を維持しなければなりません。また、電子データの保存・管理方法に関する規程を作成し、適切に運用することも重要です。

電子帳簿保存法対応システムの導入

電子帳簿保存法の要件を満たすためには、専用のシステムやソフトウェアの導入が効率的です。システム導入により、手動での対応に比べてヒューマンエラーのリスクを低減し、より確実に法令を遵守できます。

ただしシステムを導入する際は、自社の業務フローや取引規模に適したものを選択しましょう。また、使用する予定のシステムが保存要件に対応しているかは、国税庁の「JIIMA認証情報リスト」で確認できます。

請求書の電子化によるメリットと注意点

請求書の電子化は、業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方で注意点もあります。

ここでは、注意点への対策方法も詳しく説明しているので、ぜひ参考にしてください。

業務効率化とコスト削減ができる点がメリット

請求書の電子化により、業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。

請求書を電子データで保管することで、瞬時に必要な請求書を検索できるため、書類を探す時間が短縮できます。さらに、請求書の処理や承認フローの自動化により、処理時間の短縮も可能です。

また、電子データでの保存をすることで、保管スペースや請求書を保管するファイルなどの消耗品にかかるコストを削減できます。
さらに、印刷に使う紙や、郵送にかかるコストも削減できるでしょう。

電子化における注意点と対策

請求書の電子化は、自社だけでできるものではありません。取引先によっては、請求書の電子化に対応していないこともあるかもしれません。
請求書の電子化を進める際は、取引先の同意を得た上で電子請求書を発行したり、PDFなど改ざんしにくいフォーマットを使用したりするなど、注意しましょう。

また、セキュリティ面でも配慮が必要です。電子データは、不正アクセスや改ざんのリスクをはらみます。
電子データの保存要件を確実に満たすことや、データの取り扱いについて定期的に研修を行うことなど、ソフト面とハード面での対策を行ってください。
関係法規の理解を深めることで、社内全体のリスク管理に対する意識向上に繋がるでしょう。

電子帳簿保存法における請求書に関するよくある質問と回答

ここでは、請求書を電子データとして保管する際のよくある質問と、その回答をご紹介します。
これらの情報を参考に、自社の対応を検討してみてください。

電子化した請求書の原本は廃棄してもよい？

電子帳簿保存法の要件を満たしてスキャナ保存した場合、紙の原本は廃棄可能です。ただし、要件を満たしていない場合は、法定保存期間中の保管が必要です。

この要件を満たしていない場合、有効な書類として認められなかったり、罰則を受けたりする可能性があるため、紙の請求書を電子データとして保管する場合は、確実に保存要件を満たしましょう。

電子請求書に印鑑や署名は必要？

法律上、電子請求書に印鑑や署名は必須ではありません。電子署名法により電子署名をすることで、手書きの署名や押印と同等の法的効力を持つとされています。そのため、電子請求書に電子署名を付与することで、従来の押印と同様の効果を得られます。

取引先との契約や慣行により必要な場合は、電子サインや電子印鑑を利用することで対応可能です。ただし電子印鑑はセキュリティが低いため、公文書や重要な契約書の場合は電子署名も付与しましょう。

電子サインは、電子署名ほどのセキュリティや法的拘束力はありませんが、同等の法的効力が認められています。

電子請求書の保存期間は紙の請求書と同じ？

電子請求書の保存期間は、紙の請求書と同じく法人は原則7年間、個人事業主の場合は5年間または7年間です。

ただし、インボイス制度に対応した適格請求書の場合は、法人も個人事業主も7年間の保存が義務付けられています。

電子データで請求書を保管する場合は、データの破損や消失に備え、定期的なバックアップを行ったり、不正アクセスやウイルス感染を防ぐためのセキュリティ対策をしたりするなど、情報の保護を徹底しましょう。

電子帳簿保存法に準拠した請求書管理を実施しよう

電子帳簿保存法では、電子データで受け取った請求書は、電子データのままでの保存が義務付けられています。

紙の請求書を電子データ化する際には、電子データ化後の保存要件などを満たす必要があります。このとき、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、よりスムーズに対応できるでしょう。

この記事を参考に、請求書を適切に保存する体制を整えてください。