電子帳簿保存法における見積書の取り扱い｜保存方法と注意点を解説

電子帳簿保存法と見積書の関係

電子帳簿保存法の改正により、見積書も対象書類となりました。

ここからは、対象書類である見積書に対する取り扱い方や、電子保存によるメリットについて説明します。

見積書は電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の対象となった見積書には、法令に基づいた適切な電子保存が必須です。見積書を含む国税関係書類は、企業による電子データ保存が認められています。

この変更により、企業はデジタル化のメリットを享受できるようになりました。保存方法の選択肢が増え、より効率的な文書管理方法を選択しやすくなったのです。

見積書の電子保存によるメリット

電子帳簿保存法のもと、見積書を電子保存する大きなメリットは、保管スペースの削減とそれに伴うオフィスコストの削減が可能なことです。オフィススペースをより有効的に活用しやすくなりました。

また電子保存された見積書は、迅速な検索が可能な点もメリットの一つです。顧客対応や価格戦略立案などにおいて必要な業務プロセスを効率化することができます。

物理的なメリットだけでなく、企業の成長につながるメリットも兼ね備えているのが特徴です。

電子帳簿保存法に基づく見積書の保存方法

電子帳簿保存法に基づいて見積書を保存する方法は、受領側と発行側で異なります。

ここでは、それぞれの保存方法について詳しく見ていきましょう。双方の保存方法を理解しておくことで、どんなシーンでもスムーズに対応できるはずです。

【受領側】電子取引で受け取った見積書の保存方法

電子取引で受け取った見積書は、タイムスタンプのような改ざん防止措置を講じたうえで、元の電子データのまま保存することが義務付けられています。

メールで受け取ったPDF形式の見積書でも、紙印刷ではなく電子データのまま保存する必要があるので注意してください。

これらの要件を満たすことで、電子保存された見積書の信頼性と法的有効性が確保され、税務調査や監査の際にも問題なく対応できます。

【発行側】電子取引で発行した見積書の保存方法

電子取引で見積書を発行した場合も、発行側の控えを電子データにより保存する必要があります。また、見積書の控えにタイムスタンプを付与することで、改ざん防止につながります。

ただし、必ずしも発行した見積書そのものの電子データを保存する必要はなく、電子帳簿保存法の要件を満たすのであれば、作成に利用したデータ等の形式で保存することが可能です。

例えば、エクセルを利用して見積書を作成している場合は、エクセルのデータを保存することで電子帳簿保存法の要件を満たすことになります。

受領したときだけでなく、発行した見積書の電子データや控えも適切に管理しましょう。

【受領側・発行側共通】紙の見積書の電子保存方法（スキャナ保存）

受領側と発行側に共通して行う保存方法は、紙の見積書のスキャナ保存です。
具体的には以下のような法定要件を満たさなければなりません。

これらの要件を満たすことで、スキャンしたデータに原本性が認められ、紙の見積書と同等の証拠力を持つことになります。スキャナ保存制度については他にも要件があるので、事前に確認しましょう。

見積書の電子保存における注意点

見積書を電子保存する際には、気を付けなければならない点があります。

ここでは、見積書の電子保存における注意点と、その対策について具体的に解説します。

訂正削除履歴が管理できるシステムでの保存

システム導入の際は、書類の訂正・削除履歴が管理できるかを事前に確認しましょう。そして措置を講じるためには、保存だけでなくデータの授受も当該システム内で行う必要があります。

また、見積書の訂正・削除は別途で事務処理規程を制定することをおすすめします。事務処理規定とは、企業や組織が業務を適正に管理するために定めるルールのことです。

規定を設けることで、データの改ざんや不正の防止、業務の透明性の確保、法令遵守の徹底が可能になります。

特に訂正・削除の管理が適切に行われていないと、後から取引内容に齟齬が生じたり、監査時に指摘を受けたりするリスクがあるかもしれません。

そのため事務処理規程に沿った訂正削除履歴が管理できるシステムを導入しておくことで、データの変更履歴を追跡し、不正な操作を検知しやすくなります。

もし管理ができないシステムを使用する場合、取引情報ごとの訂正削除理由の記録、承認行為の正当性を担保しなければならないので注意しましょう。

見積書へのタイムスタンプ付与と検索機能の確保

電子保存した見積書には、一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプの付与が求められています。

電子データが変更されていないことを証明するためには、タイムスタンプを受領後原則7営業日以内に付与しなければなりません。

タイムスタンプを適切に使用することで、電子データが特定の日時に存在し変更されていないことを証明できるでしょう。

また、取引年月日、金額、取引先の3つの条件で検索可能な状態にすることが法令で要求されます。これは税務調査の際に、帳簿の関連書類や取引情報を速やかに開示するために必要です。

【発行側】見積書特有の電子保存のポイント

電子帳簿保存法に従って見積書を発行する際には、シチュエーションごとで保存や取り扱いのポイントが異なります。

ここでは「複数回発行された見積書の取り扱い」と「契約に至らなかった見積書の保存」について解説します。

複数回発行された見積書の取り扱い

取引交渉過程で複数回発行された見積書は、発行側と受領側のそれぞれが「過程における確定データ」として全て電子保存する必要があります。

各版の見積書を保存することで、価格変更や取引条件の変遷を追跡可能にし、取引の透明性を確保するためです。

価格交渉の履歴が明確になることで、将来の取引に活用しやすくなります。また、内部監査や税務調査の際に、取引の妥当性を証明しやすくなるでしょう。

契約に至らなかった見積書の保存

契約に至らなかった見積書も、将来の類似取引の参考資料として活用するために電子保存しておきましょう。

また、不採用となった見積書も保存しておくことで、過去の価格設定や取引条件の傾向を分析できます。営業戦略の改善や競争力の強化につなげるための重要な資料です。

ただし、契約に至らなかった見積書の保存期間については、法令上の明確な規定はありません。

電子帳簿保存法における見積書に関するよくある質問

電子帳簿保存法における見積書の取り扱いについて、よくある質問とその回答を紹介します。まだ対応に関して不安がある方はぜひ参考にしてください。

電子と紙の両方で見積書を受け取った場合の対応は？

電子と紙の両方で見積書を受け取った場合、原則として電子データを正本として保存し、紙は参考資料として扱います。

具体的な対応手順としてはまず、電子データを保存する際に電子帳簿保存法の要件（タイムスタンプ付与など）を満たしてから電子保存します。

そして、紙の見積書には「参考資料」などの明確な表示をし、別途保管するか、スキャナ保存で電子データに変換してから保存しましょう。

見積書と請求書の関連付けはどのように行うべき？

電子帳簿保存法では、見積書と請求書の紐づけは義務付けられていません。

しかし経理業務の視点で見ると、見積書と請求書の紐付け機能を活用しておく方が効率的です。片方を検索するだけで、もう片方も容易に見つけることができます。

手動で管理する場合には、見積書番号と請求書番号に一貫した体系を用いて関連付けを行います。例えば、見積書番号「EST-001」から請求書番号「INV-EST-001」を生成して紐づける形です。

見積書の訂正や取消しが発生した場合、どのように対応すべき？

見積書の訂正や取消しが発生した場合、元の見積書と訂正後の見積書の両方を保存する必要があります。これは、取引の透明性を確保して経緯を明確にするためです。

対応としては主に以下の2つが挙げられます。

また、訂正や取消しの理由を明確に記録しておくことも重要です。これにより、後日の確認や説明が必要になった際に、スムーズに対応できます。

これらの対応をすることで、取引の透明性を確保した保存が可能です。

電子帳簿保存法に則った見積書管理のポイントをおさえよう

電子帳簿保存法に則って見積書を管理するうえで重要な工程は、改ざん防止措置の実施や適切なタイムスタンプの付与、効率的な検索システムの構築です。

また、複数回発行された見積書や契約に至らなかった見積書も適切に管理する必要があります。

さらに、社内での運用ルールを明確に定め、全従業員に周知徹底するとともに、定期的な内部監査や外部専門家によるチェックを実施してください。

電子保存によって見積書のデータの有効性・信頼性を確保しつつ、企業の経営資料にも役立てていきましょう。