大企業向け経費精算システム14選！ 選定から導入までの完全ガイド

経費精算における大企業特有の課題と、システム導入のメリット

大企業では、経費精算業務における様々な課題を抱えています。複雑な承認プロセスや大量の申請件数は、業務効率を低下させる要因となっています。

経費精算システムを導入することで、これらの課題を解決することが可能です。ここでは、システム導入で得られるメリットを5つ紹介します。

複雑な承認プロセスを効率化できる

大企業における経費精算の承認プロセスは、その複雑さゆえに処理の遅延を招き、業務効率の低下を引き起こしています。多段階に及ぶ承認フローや、部門間の調整が必要な経費申請では、処理に時間がかかり、生産性が落ちてしまうのです。

経費精算システムを導入することで、複雑な承認フローをデジタル化できます。承認者は、システム上で申請内容を確認し、ワンクリックで承認可能です。また、申請者も処理状況をリアルタイムで把握できるため、問い合わせの手間も省けます。

電子化された申請・承認ワークフローにより、処理のスピードが大幅に向上するでしょう。

大量の件数を処理して、業務負荷を軽減できる

大企業の経理部門では、膨大な数の経費申請を処理するために、大きな負担がかかっています。申請書の受け取りから内容の確認、承認、支払い手続きまで、多くの工数が発生しています。

この問題に対しても、経費精算システムの活用が効果的です。経費精算システムには、以下の機能が備わっています。

これらの機能を活用することで、経理部門の負担を軽減し、業務の効率化を進めることができます。

法令や社内ルールにも適応できる

経費処理においては、税法や労働関連法規など法令に従うことはもちろん、企業の社内規定にも従って正確に処理を行う必要があります。しかし、これらを両立させることは容易ではありません。

経費精算システムでは、法令や社内ルールに沿ったチェック機能を設けることで、コンプライアンス違反のリスクを低減できます。適切な経費計上がなされているかを自動的に確認し、問題がある場合は申請者に通知します。また、経理担当者が確認すべき項目を明示することで、見落としを防ぐことも可能です。

多様な勤務体系に対応できる

近年、リモートワークなど、多様な働き方が広がりを見せています。しかし、従来の経費精算業務では、こうした勤務体系への対応が難しいのが実情です。

クラウド型の経費精算システムを導入することで、この問題を解決できるでしょう。例えば、以下のような機能が備わっています。

出張先や自宅からでも経費申請が可能となり、従業員の利便性が大幅に向上します。

経費の適正管理が可能になる

経費の適正化は、企業の財務健全性を維持するうえで欠かせません。不正経費の防止と適切な予算管理は、大企業にとって重要な課題と言えます。

経費精算システムのデータ分析機能を活用することで、こうした課題を解決できるでしょう。具体的には、以下のような効果を得られます。

これにより、経費削減の施策立案や最適な予算配分の実現が可能です。

大企業向けの経費精算システム14選

ここからは、大企業向けの経費精算システムを14製品ご紹介します。

費用や無料トライアルの有無など、自社への導入をイメージしながら比較してみてください。

らくらく通勤費

らくらく通勤費は、駅すぱあとや地図ソフトと連動し、最適な通勤経路を検索することで、コスト削減と業務効率化に貢献する経費精算システムです。鉄道・バスなどの公共交通機関はもちろん、マイカー・自転車・徒歩といった多様な通勤費用の計算ができます。

定期代計算や実費精算に対応しており、途中解約による払い戻しも自動で算出可能です。

HRMOS経費

HRMOS（ハーモス）経費は、大企業の複雑な経費精算業務を効率化するクラウド型システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応し、常に最新の法規制に準拠した運用ができます。システム導入にあたり、無料デモでの検証や、専任担当者との定例ミーティングといったサポートも行っています。

また、システム導入後も回数無制限の通話サポートがあるので、運用時にトラブルや不明点が出てきた際も安心です。

freee経費精算

freee（フリー）経費精算は、AIを搭載したクラウド型経費精算システムです。スマホアプリで領収書を読み取り、経費申請が手軽にできます。交通費精算もICカードで交通履歴を自動取得可能なため、経費精算業務を大幅に効率化します。

柔軟なワークフロー設定や法人カード連携、Slack連携など、大企業のニーズに対応した機能も充実しています。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、スマホでレシート撮影や、交通系ICカードの読み取りなどにより、申請者の負担を軽減。また、出張やテレワークをしていても、スマホからスムーズに承認できるため、承認者の手間も削減できます。電子帳簿保存法・インボイス制度に対応し、経理業務を自動化します。

交通費明細や仕訳データ作成、柔軟な経路設定など、大企業に必要な機能が充実しています。

バクラク経費精算

バクラク経費精算は、AIにより迅速な処理が可能なクラウド型経費精算システムです。領収書を最大100枚同時に読み取り、自動でデータ化。入力の手間を省き、ミスを削減します。電子帳簿保存法に対応し、タイムスタンプが付与されるため、領収書原本の保管も不要。

ペーパーレス化を実現し、原本をファイリングする手間も省けます。

TOKIUM経費精算

TOKIUM（トキウム）経費精算は、領収書の撮影からデータ化、原本の点検・保管までを代行してくれるシステムです。交通費精算はスマホ1つで完結。交通系ICカードの読み取りや、モバイルICカードの明細自動取得により、手入力の手間を省けます。

また、1つの書類に対し、複数のオペレーターがデータ入力・照合・確認を行うため、99%以上の精度でデータ化を実現できます。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費は、交通系ICカードやクレジットカードと連携し、明細データを自動取得。対象の明細を選ぶだけで経費登録が完了します。また、領収書のOCR読み取りにより、領収書やレシートの情報を簡単にデータ化できます。

スマホカメラで撮影するだけで、日付・金額・支払先をデータ化でき、入力の手間とミスの削減が可能です。

rakumoケイヒ

rakumo（ラクモ）ケイヒは、Google Workspaceと連携し、大企業の経費精算業務を効率化するクラウド型システムです。自社のルールに沿った費目や勘定科目を、自由に設定できます。会計システムに合わせた仕訳データの出力も可能。二重入力の手間を省き、スムーズな経理業務をサポートします。

MOT経費精算

MOT（もっと）経費精算は、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応し、経費精算業務を効率化します。ICカード読み取りや「駅すぱあと」連携による交通費精算、スマホでの申請・承認など、便利な機能が充実。

自動仕訳されたデータをCSVで出力し、自社で使用している会計ソフトに取り込むことで、手入力時のミスを防止できます。

WAVE225

WAVE（ウェーブ）225は、大企業の複雑なルール・規定に合わせた柔軟なカスタマイズが可能なシステムです。自社の承認ルールに合わせて、申請・承認ルートの設定を行えます。申請者が承認ルートを任意に設定したり、条件により自動で承認者を設定したりといった柔軟な対応が可能です。

また、導入したシステムをグループ会社などで共有できます。

経費精算幕僚Ⅲ

経費精算幕僚IIIは、紙ベースの処理をなくし、電子保存することで保管スペースの削減にも貢献。電子データの一元管理のため、顧客情報や個人情報の機密性が向上します。他にも、自社に合わせた柔軟な承認ルートの設計や、承認完了のメールでの自動通知など、大企業に欠かせない機能が充実しています。

Spendia

Spendia（スペンディア）は、日本のあらゆる業種・業態の特有要件を解決する、大手企業向けの経費精算システムです。柔軟なカスタマイズ性で、自由に画面や多様な承認フローを設定でき、企業独自のルールや複雑な承認プロセスにも対応します。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応はもちろん、経路検索や定期区間の自動控除など、日本企業特有の業務にも対応可能です。

法人“ビリングONE”

法人“ビリングONE”は電話、インターネット、携帯電話、電気などの通信費を1つの請求書にまとめるサービスです。これにより、拠点ごとの通信費管理が複雑化したり、複数の通信会社からバラバラに届く請求書を処理しなければならなかったりといった課題を、解決することができます。

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、申請から承認、仕訳処理から振込データの作成までを完結できるクラウド型システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、交通費や経費、交際費、出張などの各種申請が行えます。

スマートフォンアプリで、場所を選ばず利用可能。外出先や通勤・移動時間を活用して、精算業務に取り掛かれます。

大企業が経費精算システムを選ぶ際のコツ

経費精算システムを選定する際には、自社の業務に適合し、効果的な運用ができるかどうかを見極める必要があります。ここでは、大企業が経費精算システムを選ぶ際のポイントを解説します。

自社に適合していないシステムを導入した場合、期待する効果を得ることはできません。導入の際には、各ポイントを慎重に評価し、最適な選定を行うことが求められます。

社内規定や業務フローとマッチしているか

経費精算システムは、自社の経費精算ルールとの親和性が高いことが重要です。申請項目や承認フロー、経理処理の方法など、自社の規定に合わせて設定できるシステムを選ぶ必要があります。

そのため、カスタマイズ性の高さがシステム導入の成否を分ける大きな要因となります。既存の業務フローを可能な限り変えずに、システムを運用できるかどうかがポイントです。

また、経費精算に関わる社内規定の改定が必要な場合は、それが容易にできるシステムであるかも検討すべきでしょう。経費精算システムの多くがトライアルを実施しているため、実際に利用して自社にとって適切な製品かを見極めることも重要です。

費用対効果は期待できるか

経費精算の自動化によって、業務効率化とコスト削減効果が期待できます。

例えば、申請処理や承認にかかる工数を削減でき、経理担当者の生産性を高められます。また、ペーパーレス化により、印刷や保管にかかるコストも大幅に抑制可能です。

ただし、システムの導入費用や運用コストを考慮する必要があります。経費精算システムの導入費用は製品によってさまざまです。自社の経費精算件数や、削減可能な工数を試算し、費用対効果を検証しましょう。

基幹システムと連携できるか

経費精算システムは、会計システムやERP（統合基幹業務システム）とシームレスにデータ連携できることが求められます。

連携により、二重入力の手間を省き、データの整合性を保つことができるのです。また、自動仕訳機能によって、会計処理の効率化も期待できます。

基幹システムとの連携には、APIの利用が一般的です。APIの仕様や、連携可能なデータ項目などを確認し、自社の基幹システムとの親和性を見極める必要があります。

既存のシステムがAPIに対応していない場合、基幹システムの改修が必要になることもあるため、慎重な検討が求められます。

業務効率化の機能は充分か

経費精算業務の効率化には、システムの機能が大きく影響します。自社の経費精算業務の特性を考慮し、効果的な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。

例えば、以下のような機能があるか調べてみるとよいでしょう。

こうした機能は、申請者の利便性を高めると同時に、経理担当者の業務負荷も軽減させます。

セキュリティ対策の強度は十分か

経費データには、機密情報が含まれています。不正アクセスや情報漏洩を防ぐために、セキュリティ対策の強度が重要です。

データの暗号化や二要素認証など、導入を検討しているシステムに十分なセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。特にクラウドサービスの場合は、データセンターの物理的セキュリティ面も考慮すべきでしょう。

また、ISO27001などの情報セキュリティ規格の認証取得状況も、判断材料の1つになります。これらのセキュリティ対策を講じることで、経費データの安全性を確保できます。

導入後のサポート体制の充実度はどうか

経費精算システムの導入から運用までを支援する手厚いサポート体制は、円滑な運用に欠かせません。操作方法のレクチャーやマニュアル整備など、ユーザー教育の充実度をチェックしましょう。

また、トラブル発生時の問い合わせ窓口や、現地サポートの有無も大切な点です。特に、大企業の場合は、複数拠点での利用が想定されるため、各拠点での教育やサポートが受けられるかどうかも考慮すべき点と言えます。

大企業向け経費精算システムの価格帯

経費精算システムの導入を検討する際、価格は重要な判断材料の1つです。大企業向けのシステムは、中小企業向けに比べて高価になる傾向がありますが、その分、高度な機能や充実したサポートが期待できます。

ここでは、大企業向け経費精算システムの価格体系と相場感について解説します。

ユーザー数に応じた価格体系の仕組み

大企業向けの経費精算システムは、ユーザー数に応じた柔軟な価格設定が一般的です。

ユーザー数が増えるほど、1人あたりの利用料金が割安になるスライド制の料金プランが多い傾向があります。数千人規模の利用を想定する場合は、ボリュームディスカウントを提示してくれるベンダーを探すとよいでしょう。

また、部門別や拠点別に利用人数を設定できるプランもあります。これにより、例えば異なる部門ごとに予算管理を分けたい場合や、拠点ごとに独立した経費精算を行いたい場合に役立ちます。

導入時の初期費用と月額利用料の相場

経費精算システムの導入を検討する際は、初期費用と月額費用の相場感を把握しておくべきです。そうすることで、製品の選定や予算配分の基準を立てやすくなります。

初期費用は数十万円から、月額利用料は1ユーザーあたり数百円から数千円程度が一般的です。ただし、これはあくまでも目安であり、システムの機能や規模によって価格は大きく異なります。自社の業務規模や必要な機能を明確にし、予算に合わせたコストバランスを選定することが大切です。

また、初期費用を抑えられるクラウドサービスも増えています。月額利用料のみで利用できるため、初期投資を抑えたい企業には魅力的な選択肢です。

経費精算システム導入を成功に導く6つのステップ

経費精算システムの導入は、単にシステムを選定するだけではありません。自社の業務に適合するよう、入念な準備と綿密な計画が求められます。

ここでは、経費精算システムの導入を成功に導く6つのステップを解説します。

各フェーズで必要な作業を着実に進めていくことが、プロジェクトの成否を分けるポイントとなります。

1. 自社の要件を満たすシステムの比較検討

経費精算システムの選定では、自社の課題解決に適したシステムを比較検討することが肝要です。

経費処理の件数や必要な承認フロー、事業の特性など、自社の要件を明確化し、ニーズを満たしたシステムを探しましょう。

また、複数のベンダーから提案を受けることもおすすめです。各ベンダーが提供するシステムの機能やサポート体制、導入後の運用支援などを比較し、最適なシステムを選定することが求められます。機能面とコスト面の両方から、最適なシステムを選ぶことが大切です。

2. 契約条件のすり合わせと詳細な確認

システム導入前に、契約内容を入念にチェックし、必要に応じて調整を行いましょう。

初期費用や月額料金以外にも、カスタマイズ費用やサポート費用など、トータルコストの確認が必要です。また、SLA（サービスレベル契約）で定義されるサービスのレベルや、問題発生時の対応時間など、運用面の条件も詰めておくべきでしょう。

契約書にはサービス内容や料金体系、解約条件などを明記します。曖昧な表現がないか、自社に不利な条項がないかを確認し、場合によっては修正を求めることが大切です。

3. 自社ルールに則った初期設定の実施

経費精算システムの初期設定は、自社の経費精算ルールに沿って行わなければなりません。

申請書のフォーマットや、承認フローの設計は、既存の規定との整合性を保つことが重要です。必要に応じて、経理規程の改定も検討すべきでしょう。

また、システムの設定は、経理部門だけでなく、現場の声も反映させることが望ましいです。利用者の意見を取り入れることで、より使いやすいシステムを構築できます。

各部門の代表者を集めたプロジェクトチームを編成し、 要件のすり合わせを行うのも1つの方法です。

4. 試験的な運用による課題抽出と改善施策の立案

本格的な運用の前に、試験的な運用を行うことで課題を洗い出し、改善策を検討することができます。

まずは、一部の部署で先行的に運用を開始し、システムの動作確認とユーザーの反応を確かめます。その際、抽出された課題を基に、設定の変更や追加のユーザー教育など、改善施策を練ることが大切です。

円滑な本格運用のために、システムの改修が必要になることもあります。スケジュールに余裕を持たせ、柔軟に対応できる体制を整えておくことが求められます。

5. 本格運用開始に伴う全社的な教育とトレーニング

経費精算システムのスムーズな全社展開には、従業員教育の実施が不可欠です。操作マニュアルの配布や説明会の開催など、全社員への周知徹底を図りましょう。

また、部門ごとの経費処理の特性を踏まえたきめ細かいトレーニングを行い、利用者の不安を払拭することが重要です。特に、経費精算の頻度が高い部門やシステムの利用に不慣れな従業員への教育には、十分な時間をかける必要があります。

オンラインでの教育プログラムを用意するなど、効率的な教育体制の構築が求められます。

6. 運用後の効果検証とブラッシュアップの継続

システム導入後は、効果を定量的に検証し、継続的な改善を行うことが重要です。

経費処理にかかる時間やコストの削減効果を数値化し、投資対効果を評価します。また、ユーザーの満足度調査を行い、システムの使い勝手の向上につなげることも大切です。アンケートやインタビューを通じて利用者の声を吸い上げ、改善につなげる仕組みを作りましょう。

さらに、新たな機能の追加や、業務フローの見直しなど、継続的なブラッシュアップも欠かせません。
PDCAサイクルを回し、より使いやすく、効果的なシステムへと進化させていくことが求められます。

自社に最適な経費精算システムを導入して、生産性の向上を目指そう

大企業において、経費精算業務の効率化と生産性向上は重要な課題と言えます。

この課題に対処するためには、自社に最適な経費精算システムを選び、適切に運用することが不可欠です。システム導入により、経費精算の処理を迅速かつ正確に行えるようになり、業務の負担を軽減できます。

承認フローの自動化や経費データの分析など、システムの機能を活かすことで、経理業務のレベルアップも期待できます。本記事で解説した内容を参考に、自社の課題解決に最適な経費精算システムを見つけ、導入プロジェクトを成功に導いてください。