Suicaを使った交通費の経費精算｜手順から注意点、効率化のコツまで徹底解説！

Suicaを使った交通費の経費精算のメリット

Suicaを経費精算に利用することで、以下のようなメリットが得られます。

ここからは、Suicaを活用することによる業務効率化や、精度向上の効果について詳しく見ていきましょう。

手入力の手間が省け、作業時間を大幅に短縮できる

Suicaを使えば手入力が不要になるため、作業時間を短縮できます。Suicaの利用履歴から自動的にデータを取り込めるため、申請に必要な情報を手作業で集める必要がなくなります。

手入力の負担から解放され、交通費申請にかかる時間の大幅な削減が可能です。結果的に従業員の生産性向上につながるのです。

計算ミスがなくなり、正確な申請が可能に

Suicaを活用すれば計算ミスがなくなり、正確な申請が可能です。ヒューマンエラーによる申請金額の誤りを防げるため、交通費精算の精度が向上します。

申請内容の信頼性が高まることで、承認者の確認作業もスムーズに進むようになります。

定期区間の除外忘れを防止し、過剰申請の削減に貢献

Suicaを導入すれば、定期区間の除外忘れを防止して、コスト削減につなげることが可能です。定期券を使用した区間の運賃を自動的に差し引けるので、過剰申請を未然に防げます。

交通費の適正化により、無駄な出費を抑えられるので、会社の経費削減に貢献するのです。

確認作業も効率化できる

Suicaを使えば、経理担当者の確認作業も効率化できます。申請内容とSuicaの利用履歴データを照合する手間が省けるため、確認にかかる工数を削減可能です。

ミスのない正確な申請が増えることで、経理処理の円滑化が期待できます。確認作業の効率化は、経理部門の生産性向上に欠かせない要素です。

Suicaを使った経費精算の基本的なステップ

Suicaを使った経費精算は、一定の手順に沿って進めていきましょう。

ここでは、Suicaを活用した経費申請の基本的なステップについて、順を追って説明します。

利用明細を用意する

利用明細の用意は、スムーズな申請のスタート地点です。利用明細は、自動券売機またはモバイルSuicaアプリから出力する必要があります。ここでは、必要情報を漏れなく記録した利用明細を用意するための方法について、詳しく解説します。

モバイルSuicaアプリから履歴を確認する方法

モバイルSuicaアプリを使えば、外出先でも簡単に履歴確認が可能です。モバイルSuicaアプリを活用することで、タイムリーな経費申請が行えます。

モバイルSuicaアプリには印刷機能もあり、明細の入手も簡単です。

自動券売機で利用履歴を印字する方法

自動券売機を使えば、駅で手軽に明細を入手できます。自動券売機で印字した明細は、経費精算時の証拠としてすぐに活用可能です。

自動券売機のメニューからICカード利用明細を選択し、印字するだけで明細が手に入ります。

経費精算書に記入する

次のステップは社内フォーマットの経費精算書に、Suicaの明細データを転記することです。経費精算書には、日時や経路など必要な情報を正確に記載しなければなりません。経費精算書の記入内容の信頼性は、Suicaの利用明細によって担保されます。

明細と経費精算書の内容を照合しながら、漏れや誤りがないよう注意して記入してください。

上司に提出して承認をもらう

作成した経費精算書と利用明細を上司に提出しましょう。Suicaの利用明細があれば公私の区別がつきやすく、上司の承認判断が容易になります。

上司の承認を得たら、次の経理部門への申請へ進むことができます。承認プロセスを円滑に進めるためにも、漏れや誤りのない明瞭な申請資料の作成がポイントです。

経理部門に申請する

経理部門への本申請には、上司の承認済み書類一式を提出しなければなりません。Suicaの利用明細との突合により、経理の確認作業も効率化できます。申請書類の準備をしっかり行ったうえで申請をすれば、経理処理もスムーズに進められるのです。

立替経費を受け取る

申請内容に問題がなければ、従業員は立替経費を受け取ることができます。正確な申請と迅速な承認プロセスを経れば、交通費の精算にかかる時間を早めることも可能です。効率的な経費精算処理は、従業員の負担軽減にもつながります。

Suicaの経費精算における3つの注意点

Suicaを経費精算に活用する際は、以下の注意点を理解しておかなければなりません。

ここでは、Suicaを使った経費申請を適切に行うための、3つのポイントについて解説します。

モバイルSuicaの端末対応状況を確認する

モバイルSuicaを利用する際は、利用端末がSuicaに対応しているかを事前に確認しましょう。非対応端末を使っていると、利用履歴の確認などができなくなってしまいます。

特に端末を変更する際は、モバイルSuicaへの対応状況の再確認が必要です。モバイルSuicaを活用するのであれば、端末選びから注意しておきましょう。

早めに利用履歴を印字する

Suicaの利用履歴の保存期間には上限があるので、経費申請に必要な履歴が印字前に消えないよう注意してください。履歴の消失を防ぐためには、こまめな印字を習慣づけることが大切です。定期的な印字を心がけることで、漏れのない経費申請が可能になります。

利用履歴の表示上限に注意する

ICカードリーダーにも、読み取り可能な件数に上限があることを把握しておきましょう。Suicaの利用頻度が高い場合は、上限に達していないか要確認です。

データ取得漏れを避けるためにも、定期的な確認が欠かせません。利用履歴の表示上限を意識することで、確実な経費申請が行えます。

Suicaと経費精算システムを連携するメリット

Suicaと経費精算システムを連携させることで、以下のようなメリットを得られます。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

手入力の手間が省ける

Suicaを経費精算システムと連携させれば手入力の手間が省け、人的ミスも防止できます。利用明細データの転記ミスや入力漏れなどの単純ミスを削減し、正確な申請が可能になるのです。

また、確認作業の軽減にもつながるため、経費精算業務が効率化します。システム連携により、作業の自動化を推進できることは大きなメリットです。

申請から仕訳まで完結できる

経費精算システムとの連携により、申請から仕訳までの一連の流れをシステム上で完結できるようになります。Suicaの利用データを経費精算システムに取り込むことで、承認や仕訳作業の自動化が可能です。

処理の流れをシームレスに連携させることで、経費精算の業務効率を飛躍的に高めましょう。

クラウド型システムでいつでもどこでも精算できる

クラウド型の経費精算システムを導入することで、いつでもどこでも経費精算が可能になります。インターネット環境さえあれば、オフィス以外の場所からでも申請や承認の作業ができるのです。

時間や場所に縛られず経費精算が行えるため、従業員の利便性が大きく向上します。クラウドシステムの活用は、柔軟な働き方の実現にも寄与します。

Suicaで経費精算を賢く効率化しよう！

Suicaの利用履歴を活用することが、経費精算の正確性と効率化アップに直結します。Suicaを使いこなすことで手入力の手間や入力ミスから解放され、業務の質を向上させられるでしょう。

そのためには自社の実情に合ったSuicaの運用方法を検討し、経費精算システムと連携させながら導入を進めることがポイントです。快適な経費精算の仕組みづくりは、企業のバックオフィスの効率化につながる重要な取り組みになるでしょう。