経理業務の電子化で業務効率アップを実現！ 具体的な進め方とポイントを解説

経理業務の電子化とは

経理業務の電子化とは、デジタル技術を活用して経理業務を効率化することです。具体的には、会計ソフトや経費精算システムを導入し、請求書・領収書・契約書などの紙媒体をデジタルデータに置き換えて、処理や保管を電子化します。

近年、電子帳簿保存法の改正により、経理業務の電子化がより容易に実現可能となりました。これにより、多くの企業が経理業務のデジタル化に取り組み、業務効率の向上やコスト削減を目指しています。

経理業務の電子化のメリット

では、具体的に経理業務を電子化することで、どのような恩恵を得られるのでしょうか。

経理業務を電子化するメリットは、主に以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットを詳しく解説します。

業務効率を大幅に向上できる

経理業務の電子化により、請求書の発行、領収書の処理、経費精算などの業務を自動化できるのが大きなメリットです。紙の書類を探す手間がなくなり、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

承認業務などが簡略化されるほか、電子書類であれば日付や金額で検索して、必要な書類をスムーズに見つけることが可能です。これにより、経理担当者の作業時間を大幅に短縮でき、結果的に生産性の向上につながります。

また、電子化されたデータを活用することで、経理業務の見える化やデータ分析も容易になり、業務改善にも役立つでしょう。

コストを削減できる

経理業務の電子化は、コスト削減にも大きく貢献します。従来の紙の書類では、印刷や郵送、保管にかかるコストが発生していましたが、電子書類であれば、これらのコストが発生しません。

電子化によってペーパーレスを促進すれば、用紙代や印刷コスト、郵送料などの経費を抑えられます。さらに、書類の保管スペースが不要になるため、オフィスのスペースを効率的に活用できるのも魅力です。

リモートワークを促進できる

経理業務の電子化は、リモートワークの促進にも役立ちます。電子化された書類はクラウド上で共有できるため、場所を問わずアクセスが可能です。

これにより、経理担当者がリモートワークを行う際にも、円滑に業務を遂行できるでしょう。さらに、承認や確認作業もオンラインで完結するため、物理的な出社の必要性が減ります。経理業務の電子化は、柔軟な働き方を実現し、ワークライフバランスの向上にも寄与します。

ヒューマンエラーを防止できる

電子化により、手作業による入力ミスや計算ミスが減り、データの正確性が向上するのもメリットです。データ上で請求や精算などを行うため、二重払いや支払い漏れなどの人為的ミスを防ぐことができます。

さらに、AIや自動チェック機能を活用すれば、不正な取引や異常値も検出できるため、リスク管理の強化にも役立ちます。電子化されたデータは、自動でチェックやマッチングが行われるので、エラーを未然に防ぐのにも有効です。これにより、経理業務の品質向上と、ミスによる損失の防止につながります。

経理業務の電子化の進め方

スムーズに経理業務の電子化を進めるには、適切な手順とポイントを押さえることが重要です。

経理業務の電子化は、主に以下の手順で進めましょう。

ここでは、上記の各ステップをそれぞれ解説します。

電子化の目的と範囲を明確にする

まず、経理業務のどの部分を電子化するのか、明確な目的を設定しましょう。電子化の対象となる業務や書類の範囲を特定し、優先順位を決めることが大切です。

この際、電子化によって達成したい目標を数値化し、評価基準を設けることで、効果を正確に測定できます。例えば「請求書処理の時間を30%短縮」「紙の保管コストを年間○○万円削減」など、具体的な目標を掲げるとよいでしょう。

現状の業務フローを分析する

次に、現在の経理業務の流れを詳細に分析し、課題や非効率な部分を洗い出します。電子化によってどの業務がどの程度改善されるのかを明らかにし、新たな業務フローを設計しましょう。

この際、電子化に必要な機能や要件を整理し、システム選定の基準を定めてください。例えば「承認業務の自動化」「領収書のOCR読み取り機能」「クラウド連携」など、具体的な要件を定めることで、自社に最適なシステムを選択できます。

適切なシステムの選定と導入

次に、経理業務の電子化に適したシステムを選定しましょう。前述で設定した目的や改善点を踏まえ、自社の要件に合致し、コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが重要です。

同時に、クラウド型やオンプレミス型など、導入形態を検討し、決定します。クラウド型は初期導入コストを抑えやすく、リモートアクセスに強みがある一方、オンプレミス型は自社でセキュリティ管理が可能といった特徴があります。

選定後は、ベンダーと緊密に連携し、導入計画を立てることで、スムーズな導入を実現しましょう。

社内ルールの整備と周知を行う

システム導入をスムーズに進めるためには、電子化に伴う新たな社内ルールを整備し、文書化することが欠かせません。経理担当者をはじめ、関連部署の社員に対して十分な周知を行うことが重要です。

研修やマニュアル作成を通じて、新しい業務フローを浸透させることで、電子化の効果を最大限に発揮できます。

運用状況をモニタリングして改善する

システム導入後は、電子化後の運用状況を定期的にモニタリングし、課題を抽出します。例えば「入力ミスの頻度」「承認フローの遅延」「利用者のシステム定着率」など、具体的な指標を確認しましょう。

課題が見つかった場合は、システムの設定変更や社内ルールの見直しなど、継続的な改善を実施します。PDCAサイクルを回すことで、経理業務の電子化を成功に導くことができます。

経理業務を電子化する際のポイント

ここまで、経理業務の電子化を進める方法について解説しました。前述のステップに加え、経理業務の電子化を進める際は、いくつかのポイントに留意する必要があります。

経理業務を電子化する際のポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記のポイントを詳しく紹介します。

電子帳簿保存法に適切に対応する

経理業務の電子化を進めるうえで、電子帳簿保存法への対応は欠かせません。法的リスクを回避し、コンプライアンスに準拠するためには、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムや運用方法を採用することが重要です。

具体的には、以下のポイントに留意しましょう。

これらの要件を満たすことで、税務調査にも対応しやすくなり、法的トラブルを防止できます。

セキュリティ対策を徹底する

経理業務の電子化に伴い、セキュリティ対策の徹底が不可欠です。電子化されたデータを安全に保管するため、暗号化やアクセス制御を行いましょう。

クラウドサービスを利用する場合は、信頼性の高いベンダーを選定することが重要です。定期的なバックアップと災害対策を講じて、データ消失のリスクに備えることも欠かせません。

継続的な改善とスキルアップに取り組む

経理業務の電子化後も、定期的に運用状況を見直し、改善点を抽出することが重要です。この際、経理担当者のITスキルを向上させ、電子化されたシステムを効果的に活用することが求められます。

システム導入後も、新しい技術やツールの導入を都度検討し、さらなる効率化を目指しましょう。継続的な改善とスキルアップにより、経理業務の電子化の効果を最大限に引き出すことができます。

経理業務の電子化で、業務効率アップを実現しよう

経理業務の電子化は、業務効率の向上とコスト削減を実現する有効な手段です。業務効率化はもちろん、リモートワークの促進やヒューマンエラーの防止にもつながります。電子化を成功させるには、ポイントを押さえ、業務改善効果を最大限に引き出すことが重要です。

事前に目的と範囲を明確にし、現状分析を綿密に行うことが、電子化成功の鍵を握ります。また、電子帳簿保存法への対応やセキュリティ対策、継続的な改善にも留意してください。

経理業務の電子化に取り組み、生産性の向上とコスト削減を実現しましょう。