無料で使える経費精算システム14選！ 選び方や使いこなすコツを解説

無料で使える経費精算システムの特徴

無料で利用できる経費精算システムは、どのような特徴を持っているのでしょうか。

無料で使える経費精算システムの特徴は、主に以下のとおりです。

ここでは、上記の特徴を解説します。

基本的な経費精算機能は利用できる

無料プランでも、領収書の読み取りや経費申請、承認、仕訳などの基本機能を利用できます。無料プランの機能は有料プランに比べて限定的です。しかし、小規模企業や個人事業主の経費精算業務に必要な基本機能は、十分カバーできます。

まずは無料プランを活用することで、経費精算業務の効率化を図ってみることも有効です。

場所を問わず経費申請ができる

無料の経費精算システムのなかには、スマートフォンアプリに対応しているサービスが数多く存在します。これにより、オフィス外でも、いつでもどこでも経費申請や承認を行えるようになるのが大きな魅力です。

出張先や移動中など、外出先でもリアルタイムに申請を完結できることは、業務のスピードアップに直結します。

特にスマホアプリなら、経費精算業務のペーパーレス化・リモート化が進み、業務効率の向上が期待できるのです。

小規模企業や個人事業主のニーズに合わせたサービスが多い

無料プランの機能に制限はありますが、小規模企業や個人事業主のニーズを満たすサービスが多いです。従業員数が少ない企業や個人事業主では、無料プランでも十分に経費精算業務をカバーできるサービスが見つかります。

各サービスの無料プランの内容を比較し、自社のニーズに最も合ったサービスを選ぶことが重要です

無料の経費精算システムならではのメリット

では、有料版と比べて、無料の経費精算システムを活用することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここでは、上記のメリットを詳しく解説します。

コストを抑えて効率化できる

初期費用なしで、経費精算業務の効率化が可能です。無料の経費精算システムを導入することで、初期費用をかけずに経費精算業務を効率化できます。

ソフトウェアのライセンス料や導入費用が不要なため、コストを抑えて業務改善が実現できるのです。

製品の使い勝手を試すことができる

経費精算システムの選定において、実際の使用感を事前に確かめられるかどうかは、重要な判断材料の1つです。無料プランを活用することで、製品の機能や使い勝手を、自社の業務フローに適用した形で検証できるのは大きなメリットだと言えるでしょう。

実際の経費精算業務でシステムを試用することで、操作性や業務適合性を適切に評価することができます。

自社の規模に合わせてプランを選択できる

従業員数や申請件数に合わせた、無料プランの選択もできます。無料の経費精算システムには、ユーザー数や申請件数に応じた無料プランが用意されていることが多いです。

そのため自社の規模や経費精算の頻度に合わせて、最適な無料プランを選択できる点もメリットになります。

無料で使える経費精算システムおすすめ14選

数ある無料の経費精算システムのなかから、自社に最適な製品を選ぶのは容易なことではありません。ここでは、機能の充実度やユーザビリティ、サポート体制など、さまざまな角度から厳選した無料システムをご紹介します。

らくらく通勤費

らくらく通勤費は、経路検索や運賃計算を自動化し、複数の通勤手段に対応しているため、精度高く費用を算出できます。システムは直感的で、企業規模に応じた柔軟なプランが提供され、複数拠点での管理も可能です。

HRMOS経費

HRMOS（ハーモス）経費は、経費精算業務の効率化とペーパーレス化を実現するシステムです。20年以上の実績があり、顧客と共に開発・改良を重ねてきた高機能・低価格で安心して利用できるサービスです。主な強みは、電子帳簿保存法とインボイス制度に完全対応している点です。

仕訳の柔軟性が高く、300以上の会計システムと連携できます。

freee経費精算

freee（フリー）経費精算は、経費精算、申請、承認、経理業務を効率化するシステムです。スマホアプリでの領収書の自動読み取りやICカード連携、AIによる自動入力、法人カード連携による経費立替ゼロ化を実現できます。freee人事労務との連携で、給与計算や月次決算の早期化も可能です。

ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、経費精算にかかる工数やミスを約1/10に削減するクラウド型の経費精算システムです。電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しており、申請・承認・経理業務を効率化し、組織の意思決定を高速化します。

バクラク経費精算

バクラク経費精算は、AIが領収書を自動で処理してくれるシステムです。最大100枚の領収書を一括アップロードし、AI-OCR（人工知能技術を活用した光学文字認識機能）で高速データ化。領収書の重複チェックや税率・登録番号の判定も自動で行います。

電子帳簿保存法に対応しており、原本保存は不要なため、ペーパーレス化を実現できます。

マネーフォワード クラウド経費

マネーフォワード クラウド経費の魅力は、ペーパーレス化により経費精算にかかる時間を大幅に削減できることです。交通系ICカードやクレジットカードとの連携による明細データの自動取得、領収書画像のデータ化、スマホアプリでの申請・承認など、業務効率化に役立つ機能が豊富です。

無料トライアルも提供しており、実際の画面を試せます。

rakumoケイヒ

rakumo（ラクモ）ケイヒは、Google Workspaceと連携するクラウド型経費精算システムです。経費精算の入力、集計、出力が分かりやすく、誰でも簡単に使えるよう設計されています。交通費の自動計算や入力内容チェックなど、経費担当者の負担を軽減する機能を搭載。

GoogleスプレッドシートやGoogleドライブとの連携で、利便性を高めます。

MOT経費精算

MOT（もっと）経費精算は、1アカウント199円～/月で利用可能な業界最安のシステムです。クラウド型なので、テレワークや外出中、出張時にもスマートフォンやタブレットから簡単に利用可能。よく使う支払い先や経費を登録し、申請時に選択すると項目や金額・用途などが自動入力され、手入力の手間を省けます。

STREAMED

STREAMED（ストリームド） は、レシートや請求書のデータ入力作業を自動化します。領収書・レシートや通帳などの証憑画像をスキャンすると、AI-OCRとオペレーターがデータ化。手書きの領収書も99.9%正確に読み込むことが可能です。

税率ごとに分けてデータ化するため、軽減税率を含むレシートも気にせずスキャンできます。

STAFee

STAFee（スタフィー）は、旅費・交通費精算、仮払金申請・精算などのわずらわしい精算・支払業務を簡単に片づけられます。入力画面を自由に設定でき、承認ルートも柔軟に設定可能。精算・申請メニューを自由に作成可能なため、ワークフローシステムとしても活用できます。

助ネコWeb領収書

助ネコWeb領収書は、商品に同封されている領収書を、購入者がWeb上から簡単にPDFでダウンロードすることが可能です。郵送コストや発行の手間、印紙代が削減できるほか、個人情報漏洩リスクの軽減や帳票閲覧の早期化が期待できます。

BIZUTTO経費

BIZUTTO（びずっと）経費は、経費申請のデジタル化により、早く・正確で・快適な経費精算を実現します。直感的な操作画面で誰でも簡単に利用でき、入力情報の確認もしやすい画面構成が特長です。2年目以降は利用料金が半額になる、コストパフォーマンスも魅力。

交通費精算や事前申請、電子帳簿保存法対応はもちろん、キャッシュレス決済連携や柔軟なワークフロー設定も可能です。

SPEASIC（ICカード交通費精算システム）

SPEASIC（スピーシック）は、SuicaやPASMOなどの交通ICカードの読み取りに対応し、出張交通費の精算を自動化します。他サービスの勤怠管理システムとの連携で、出退勤の打刻時にICカードの交通費利用履歴データが取得でき、データ入力の手間とエラーの削減が可能です。

また、重複支払や定期区間の二重請求などのムダをなくし、経費節減や交通費精算に関わる業務の効率化をサポートします。

ジンジャー経費

ジンジャー経費は、AI-OCRで領収書やICカードの情報を読み取り、申請書作成を簡単に行えるシステムです。ペーパーレス化で領収書や申請書の原本は不要、電子帳簿保存法にも対応しています。仕訳の自動化や会計ソフトへのデータ出力で、手作業による入力時間を削減。

スマホアプリに対応しているため、外出先からの承認作業も可能です。

無料経費精算システムの選び方

ここまで紹介したように、無料の経費精算システムは、そのコストの低さが大きなメリットです。しかし、システムを選ぶ際は、評価軸を定めて検討してください。

無料の経費精算システムを選ぶポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記のポイントを詳しく解説します。

自社に必要な機能が使えるか見極める

まず、無料プランの機能制限を確認し、自社に必要な機能が利用可能なのかを確認しましょう。無料プランで利用できる機能や申請件数などの制限を把握して、自社の経費精算業務に必要十分な機能が含まれているかチェックしてください。

不足する機能がある場合、有料プランへの移行も検討しなくてはなりません。

無料期間終了後の料金体系を把握する

無料プランを検討する際は、トライアルや無料期間の終了後に発生し得る費用についても事前に確認しておくことが重要です。無料期間終了後は自動的に有料プランに移行するケースも少なくないため、その際の料金体系は必ず把握しておきましょう。

無料プランから有料プランへの移行手続きにかかる手間や、データ移行の可否なども確認が必要な項目です。

電子帳簿保存法への対応状況を確認する

電子帳簿保存法への対応も、経理業務のデジタル化を進めるうえで欠かせない要件です。経費精算システムを選定する際は、電子帳簿保存法への対応状況を確認し、国税関連書類のデータ保存などの要件を満たしているかを事前にチェックしてください。

法的要件を満たしていないシステムを利用した場合、税務調査などで問題が発生するリスクがあるため、注意しましょう。

無料プランのサポート体制を比較する

無料プランでのサポート体制を比較し、トラブル時の対応力も確認しておきましょう。ここでは問い合わせ方法や対応時間、FAQ の充実度などをチェックすることが必要です。

トラブル発生時に適切なサポートが受けられるかどうかは、システム運用において重要な要素になります。　

無料の経費精算システムに多い制限と注意点

無料の経費精算システムは、導入のハードルが低い一方で、機能やサポート面での制約が存在するケースも少なくありません。そのため、導入前に以下のポイントを押さえておきましょう。

ここでは、上記のポイントを詳しく解説します。

機能や申請件数の制限を把握する

無料プランのなかには、利用できる機能や申請件数に一定の上限が設けられているケースも多いです。承認フローの設定や、仕訳機能など、無料プランでは利用できない機能が存在するケースも考えられます。

これらの制限を事前に把握し、自社の経費精算業務を滞りなく遂行できるかどうかを見極めることが重要です。無料プランの限界を超えた場合、追加の費用負担が発生したり、機能が利用できなくなったりするので、制限内で利用できるか確認してください。

サポート体制の限界を理解する

無料プランではサポートが限定的な場合があるため、サポート体制を確認してください。無料プランでは、サポート対応が限定的であったり、有料プランよりも対応が遅くなったりする場合があるからです。

専任の担当者がつかない、電話サポートがないなどの制限がある場合もあるため、注意しましょう。

セキュリティ面での違いを認識する

セキュリティ面で、有料プランとの差があることがあります。無料プランでは、有料プランと比べてセキュリティ対策が手薄になるケースも多いです。

データの暗号化や二要素認証、アクセス制御などのセキュリティ機能に違いがないか、確認が必要です。

プランの移行を見据えて選ぶ

無料トライアルや無料プランの期間終了後、有料プランへの移行を視野に入れて製品を選ばなくてはなりません。

データ移行の手順や他システムとの連携など、移行時の作業や影響を事前に把握しておくことが重要です。

無料の経費精算システムを使いこなすコツ

無料の経費精算システムを導入したら、いよいよ実際の運用フェーズに入ります。限られた機能を最大限に活用しつつ、業務の効率化を図るためには、以下のコツを押さえておきましょう。

ここでは、上記のコツについて詳しく解説します。

複数の無料プランを組み合わせて、機能を補完する

複数の無料プランを併用することで、不足する機能を補完できます。1つの無料プランでは機能が不足する場合、複数の無料プランを併用することで、必要な機能を補完可能です。

例えば、経費申請に特化したシステムと、会計ソフトに連携できるシステムを併用するなどの方法が挙げられます。

申請件数の上限を意識して、計画的に利用する

無料プランのなかには、月間の申請可能件数に上限が設けられているケースがあります。この制限を超えると、追加費用の発生や、申請自体できなくなる点がリスクです。

申請件数の上限を把握したうえで、提出のタイミングを調整するなど、業務フローを工夫してください。

有料プランへの移行タイミングを見極める

無料プランを利用するなかで、徐々に機能面での限界を感じるようになったら、有料プランへの移行を検討すべきタイミングだと言えます。業務の拡大に合わせて、必要な機能を備えたプランに切り替えるかを検討しましょう。

コストと機能のバランスを慎重に比較検討し、最適なタイミングで移行の判断を下しましょう。

無料経費精算システムを活用して、経理業務を効率化しよう！

無料の経費精算システムであっても、領収書の読み取りや経費の申請承認、仕訳といった基本機能が利用可能です。コストをほとんどかけず、製品の使い勝手を試すことができます。ただし、機能や申請件数、サポート体制には制限があるので注意しなくてはなりません。

しかし、本記事で解説したように無料の経費精算システムの特性を見極め、自社の業務フローに適したサービスを選ぶことで、経理業務の効率化や電子化を促進できます。自社の業務の特性や規模に合わせて、最適なシステムを導入しましょう。