クレジットカードを使った経費精算の方法と注意点

クレジットカードの利用明細書を経費精算に使用する方法

クレジットカードの利用明細書を経費精算に使用するには、以下の工程が欠かせません。

ここでは、それぞれの工程について詳しく見ていきましょう。

経費精算に使える条件を満たしているか確認する

経費精算に利用明細書を使用するには、必要事項が漏れなく記載されている必要があります。利用明細書に取引日付や利用者名、利用金額、利用内容などの情報が正確に記載されているか確認しましょう。これらの情報が不足している場合、経費精算に利用明細書を使用できません。

高額な経費精算時は収入印紙が必要な場合もある

現金で5万円以上の経費精算では、利用明細書に収入印紙の貼付が必須ですが、クレジットカード利用の場合、その旨を「領収書」に記載すれば印紙を貼付する必要はありません。

ただし、クレジットカード利用の場合でも、その旨が領収書に書いていない場合は収入印紙が必要になってしまいます。利用証明書にクレジット利用の有無が記載されているか、必ず確認しましょう。

利用明細書を決められた年数保管する

経費精算に使用した利用明細書は、法的に7年間の保存が義務付けられています。万が一の税務調査に備えて、利用明細書を適切に保管しておかなければなりません。利用明細書は、電子データと紙の両方で保管することが望ましいです。

電子データでの保管はデータの消失や改ざんのリスクがあるため、定期的にバックアップを取ることが大切です。一方、紙での保管は保管スペースの確保や劣化のリスクがあるため、適切な保管場所を確保しましょう。

クレジットカードのレシートは経費精算に使用できる？

クレジットカードのレシートは経費精算に使用できますが、以下のような項目が記載されている必要があります。

これらの項目が不足している場合、レシートは経費精算に使用できません。

領収書が発行されない場合は、レシートや利用明細書などの利用伝票を領収書として利用することが可能です。ただし、利用明細に「クレジット支払い」と明記がない場合には、現金と同じ扱いになるため、収入印紙が必要になります。

クレジットカードで経費精算する際の注意点

クレジットカードを経費精算に利用する際の注意点は、以下の3点です。

ここでは、それぞれの注意点について詳しく説明していきます。

クレジットカードの利用範囲を設定する

クレジットカードの経費利用範囲は、社内規定で明確に定めましょう。業務に必要な交通費や宿泊費、備品購入費などを経費として認めるか、詳細なルールを設定すべきです。

曖昧なルールのまま運用すると、私的利用との区別がつかなくなり、経理処理時に混乱する恐れがあります。

クレジットカードの利用限度額を設定する

クレジットカードの利用限度額は、1カ月の経費の1.5〜2倍に設定するのが適切とされています。限度額が低すぎると、必要な経費の支払いができなくなる可能性があるため、気を付けましょう。

一方、限度額が高すぎると、過剰な支出やカードの乱用につながるリスクがあります。クレジットカードの利用状況は定期的にモニタリングして、管理することが欠かせません。

私的利用と区別する

クレジットカードの経費とプライベートの利用は、明確に区別して管理してください。私的利用を行った場合、経費精算の際に、経理担当者が承認に頭を悩ませることになります。

クレジットカードの利用明細書にメモを残すなどの工夫が、経費とプライベートの区別に有効です。経費利用の際は「出張」「会議」などの目的を明記し、プライベートの利用は「私的利用」と記載するなどの方法が考えられます。

経費精算に法人クレジットカードを活用するメリット

経費精算に法人クレジットカード（法人カード）を活用すると、以下のようなメリットがあります。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

会計システムと連携して自動化できる

法人カードと会計システムを連携させることで、経費精算業務を自動化できるようになります。カード利用データを会計システムに自動連携させれば、手入力の手間を大幅に削減可能です。

入力ミスによる処理の誤りを防ぐことができ、経理業務の正確性が向上します。さらにリアルタイムでの経費管理が可能になるため、予算管理の精度向上にも貢献するのです。

経費管理の透明性を高め、不正を防ぐ

法人カードの導入は経費の使用状況を可視化し、透明性を高める効果があります。誰がいつ、どこで、何の経費を使ったのかが明確になるため、不正な経費の使用を防げます。経費の使用状況を部門ごとや個人ごとに把握できるため、予算管理にも役立つでしょう。

法人カードの利用データを分析することで、経費の使用傾向を把握し、適切な予算配分や経費削減策の検討にも活かせます。

立替精算の手間を削減できる

法人カードの導入は、立替精算の手間や従業員の負担を大幅に軽減できます。立替精算では従業員が一時的に自己資金で経費を立て替えなければならず、精算までに時間がかかります。ここで法人カードを使えば立て替える必要がなくなり、従業員の資金的な負担をなくせるのです。

また、経理担当者も立替精算の処理に時間を取られずに済むため、業務の効率化につながります。立替精算に関する事務作業の削減により、経理担当者は本来の業務に集中できるでしょう。さらに、従業員にとっても立替金の準備や精算手続きの手間が省けるため、業務の生産性向上が期待できます。

クレジットカードを経費精算に導入し、管理しましょう

クレジットカードを経費精算に使用する際は、利用明細書のデータと紙の両方で管理し、定期的にチェックする習慣をつけることが大切です。適切な管理を行い、経費精算業務の効率化と適正化を図りましょう。

また、クレジットカードを経費精算する場合は、社内ルールを明確に定め、全社での共有が不可欠です。適切な運用ルールを定め、クレジットカードを経費精算に活用することで、経理業務の効率化と適正化を実現しましょう。