就業規則の作り方　就業規則作成義務とは？作成はどうする？

1　「就業規則」に必要なこととは

従業員が増えてきて、どこかで聞いた「１０人」という数字が気になっているけれど、本当に作成しないといけないのか、作成するとなったら何をどんなふうに作ったらいいのかと困ってしまうこともある就業規則。就業規則はただ作ればいいというものでもありません。
作成し、従業員過半数代表者から意見を聴取し、労働基準監督署に提出し、従業員に周知することが必要です。

これらに加え、実際に使える就業規則にするために気を付けていただきたいことがあります。就業規則の基本的な必要事項の概要とポイントについて見ていきましょう。

2　就業規則作成義務の「１０人」とは

労働基準法においては、常時１０人以上の労働者を使用する使用者は就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならないと定められています。１０人未満であれば作成と届け出義務はないわけですが、１人でも使用するのであれば職場のルールである就業規則はトラブル防止のためにもあるに越したことはないものです。１０人未満だから関係ないということでもないのです。

実際に１０人になりそうだから就業規則を作成と考える企業もあるでしょう。ではこの１０人とは、具体的にはどのように数えるのでしょうか。

1　法人単位ではなく、場所的に独立した事業場単位で考えます。法人としては２０人いても、一つの事業場で見ていくとそれぞれ１０人未満であれば作成義務はありません。

2　パート・アルバイトを含め、常態として１０人以上の労働者を雇用（所属）しているかどうかで判断します。期間の定めがあり（更新なし）の労働者を雇用して一時的に１０人を超えても、当該期間が終了すれば１０人未満になるのであれば、この場合には常時１０人以上には該当しません。パート・アルバイトは１日の労働時間の長短は関係ありませんし、社会保険に加入している人だけを数えるものでもありません。

3　就業規則に記載する事項は

就業規則には、必ず記載しなければならない事項「絶対的必要記載事項」と、各事業場内でルールを定める場合に記載しなければならい事項「相対的必要記載事項」の２種類があります。名前のとおり絶対必要記載事項は記載しなければならないものです。相対的必要記載事項は、定めをする場合には記載しなければならない事項になっていますので、定めをしなければ記載は不要ですが、定めるのであれば記載しなければなりません。この他に、企業ごとにそれぞれ独自の決まりを記載することは勿論構いません。

4　労働基準監督署への届け出

作成したら、労働基準監督署に提出しなければなりません。提出時には労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合、過半数で組織する労働組合がない場合には労働者の過半数を代表する者の意見を記し、その代表者の記名のある「意見書」を添付して提出します。これまでは署名または記名押印が必要でしたが、行政手続きにおける押印原則の見直しにより、労働者の押印又は署名も不要となっています。

5　労働者への周知

作成した就業規則は労働者に周知する必要があります。労働者がいつでも見ようと思えば見られる職場の見やすい場所に掲示したり、備え付けたり、あるいは電子媒体に記録していつでもモニター等で確認できるようにしておくなどの方法で周知しなければなりません。

ときに、作成は義務なので就業規則は作ったけれど、労働者が見て何か主張してこないかを危惧してしまい込み、労働者は就業規則を見たことがない、どこにあるのかもわからないという話をきくことがあります。今でも就業規則を金庫にしまっている企業もあるかもしれません。しかし、これでは、就業規則を定めたことにはならないのです。就業規則の効力を発生させるためには周知が必要であり、効力の発生は就業規則が何らかの方法によって労働者に周知された時期以降であり、就業規則に施行期日が定められているときにはその日、定められていないときは通常は労働者に周知された日とされています。

6　使える就業規則にして行くために

①　法律を正しく知って規則を作成する

就業規則を作成したことがない企業においては、これまであまり労働基準法を守るという意識を持たずに来てしまっているところもあるかもしれません。そのような場合、意識する・しないにかかわらず、労働基準法等の法律に違反している実態があることがあります。就業規則を作成するときになって初めて、正式な有給休暇付与日数を見て愕然としたり、時間外手当を支払わないことを労使で合意していてもその取り決めは無効になることを知ったりして、このような規則を決めて周知したりしたら会社がつぶれてしまうとか、この業界はこれまでのやり方が常識だとして、どうしようと悩む事業主の方もいるかもしれません。

しかし、現在はインターネット等で検索すれば、様々な情報が簡単に手に入ります。また、企業のコンプライアンスや各種ハラスメント対応に対する世間の目は、どんどん厳しくなることはあっても寛容になることはないのではないでしょうか。これからを生き抜いていく企業になるためには、これまでを改め、法律等に即した決まりをもって社内で運用していく覚悟が必要ではないでしょうか。

②　実態を確認し就業規則に落とし込んでいく

初めて就業規則を作るというとき、実際にはどのように書いたらいいのかわからないということで、ひな型をインターネットからダウンロードしたり、以前勤めていた企業の就業規則を用いて作成する場合があります。しかし、そのまま何も変えずに適用させることは危険を伴うことがあります。就業規則の文面に載っている決まりと実態に乖離があることがあるからです。法律違反があるようであれば、①でお伝えしたように実態を修正していく必要がありますが、法の定めとは関係のない会社内のルールの場合などでは、実態をよく確認し、規則の文章を実態を表す文にして行くことが重要です。「当たり前」と捉えていた社内独自のルールなども就業規則作成を機に、今一度見直してみてください。この作業は、何かあって就業規則を確認するとき、「うちの就業規則って何でこんな定めになっているの？実際と全く違うじゃない。こんなことできない」といったことを防ぐことにつながりますし、自社を改めて認識することにもつながります。