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これで完璧!封筒入れ方ガイド~折り方や入れる向き~

これで完璧!封筒入れ方ガイド~折り方や入れる向き~

皆さんは、書類を封筒に入れる正しい方法をご存知でしょうか?

普段は何気なく行っていることではありますが、実は正しくできていなかった……なんてことも!

この記事では、封筒の種類ごとに、便箋などのA4用紙の折り方や入れる向きを解説していきます。

仕事で顧客や先方へ手紙を送るときなど、ビジネスシーンで欠かせない書類の封入について、完璧にマスターしましょう。


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封筒への入れ方

封筒といっても和封筒、洋封筒、縦書き、横書きなど種類はさまざまです。

ビジネスで文書を送るとき、便箋などの書類の折り方や入れる向き、閉じ方について悩むことがありますよね。

ここでは、A4サイズの用紙の封筒への入れ方についてそれぞれご紹介していきます。

縦封筒(和封筒)の場合

A4サイズの用紙を入れるための縦封筒にもいくつかサイズがあります。

履歴書などを送付するための角2封筒や、書類を三つ折りにする際に使用する長3封筒、また四つ折りにして入れる長40封筒などです。

角2封筒の場合は折らず、そのまま書類の向きに合わせて封筒に入れます。またこのとき、書類の表側が封筒の宛名を書く方向になるように入れるようにしましょう。

一方、長3封筒や長40封筒は書類を折ってから封筒に入れる必要があります。基本的に書き出しの箇所が上になるように後から折り込み、なおかつ書類の右上が封筒の右上に位置するように入れます。

書類を取り出す時に表側にくるように入れましょう。

1.三つ折

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封筒に入れるA4用紙の折り方は、「三つ折」がポピュラーです。

まず、手紙の文頭が右上にくるようにA4用紙を置き、下から上に3分の1になるように折り上げます。そして、上からもう3分の1を下に折り重ねます。

封筒に入れる際は封筒を裏にした状態で、折った用紙の書き出しが右上にくるようにして封入しましょう。

2.四つ折

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同じ和封筒でも、封筒の大きさによっては四つ折にするケースもあります。その場合はまず、手紙の文頭が右上にくるようにA4用紙を置き、下から上に2分の1になるように折り上げます。

そして、上から再度2分の1を下に向かって折りましょう。封筒に入れる際は三つ折と同じ要領で、封筒を裏にした状態で、折ったA4用紙の書き出しが右上にくるようにして封入します。

ポイント

文書は読みやすく、かつ取り出しやすいように折り目は少ない方が良いとされています。

用紙を入れる向きも、受け取る側のことを考えて、すぐに読み始められる封入の仕方を頭に入れておくと良いでしょう。

横封筒(洋封筒)の場合

横封筒(洋封筒)もさまざまなサイズがありますが、A4サイズの書類を封入する場合、洋3封筒が使用されるケースが多いです。

洋3封筒は長3封筒と同様、書き出しの部分が上になるように後から折り込み、なおかつ書類の右上が封筒の右下に位置するように入れます。

ちなみに、書類を折らずに、かつ横封筒(洋封筒)に入れたい場合は、角2封筒を横書き書類として使用しても構いません。

1.三つ折

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洋封筒の場合、長方形の横封筒に入れる際の折り方が三つ折になります。折り方は和封筒の場合の三つ折と同じで、まず手紙の文頭が右上にくるように用紙を置きます。

そして下から上に3分の1になるように折り上げましょう。その後、上からもう3分の1を下に折り重ねます。

和封筒と異なるのは用紙の入れ方です。洋封筒の場合は書き出しが封筒の表から見て下にくるように封入します。

2.二つ折

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正方形の洋封筒を使用する際は、サイズによっては二つ折で封入します。

折り方はまず手紙の文頭が右上にくるように用紙を置き、ちょうど真ん中に折り目がつくように下から上へ折りたたんでください。

そして封筒に入れる際は、封筒の表から見て用紙の左下が封筒の手前左上にくるように封入します。

ポイント

ビジネスレターを送る場合、基本的には和封筒を使用します。フォーマルな手紙には縦書きの封筒と便箋を用います。

時代の変化に伴ってビジネスマナーも変わりつつありますが、一般的に洋封筒はカジュアルな相手に対して使われるものと覚えておきましょう。

A4用紙を三つ折り・四つ折りにした時のサイズ

A4用紙のサイズは、縦約210mm×横約294mmです。A4用紙を三つ折りにした場合、サイズは縦約210mm × 横約99mmです。

したがって一つ目の折り目は縦方向に約99mm、二つ目の折り目も縦方向に約99mm折ります。

また、四つ折りにした場合、サイズは縦約210mm × 横約74.25mmです。この場合、一つ目の折り目は縦方向に約52.5mm、二つ目の折り目も縦方向に約52.5mm折ります。

折り目の位置などによって若干の誤差が生じる場合があるため、目安として参考にしてみてください。

折らずに送るべき書類

封筒に入れる際、折らずに入れて送るべき書類には、履歴書などの書類をはじめ、契約書や法的な文書、プレゼンテーション資料、カタログ、招待状、重要な報告書や提案書などさまざまなものがあります。

ただし、用紙を折るか折らないかは状況によって異なります。送る書類の性質や、折り目が入ってしまうと不具合が生じる書類に関しては折らずに送るようにしましょう。

A4サイズを折らずに入れられる封筒

A4用紙のサイズは210mm×297mmです。したがって、A4サイズを折らずに入れられる封筒は、角形2号(240×332mm)、角形20号(229×324mm)、角形A4号(228×312mm)などがあります。


封筒の閉じ方

封筒の閉じ方の説明

ビジネス文書は郵送する際、しっかり封をするのがマナーです。封を閉じることを「封緘(ふうかん)」といい、文書は宛名本人しか開封することができず、勝手に人の文書を開封すると「信書開封罪」として罰せられます。

そのため、盗み見を防止するためにも封緘は必要です。封緘にも種類があり、封字、印鑑、封蝋(ふうろう)と必要に応じて使い分けます。封筒の閉じ方について詳しくご説明していきます。

まずは糊付けを

シールを用いる場合もまずは封の糊付けをします。基本的には液体糊を使いますが、両面テープも使用できます。

ただし、取れやすいホチキスやセロハンテープは使用しないよう注意しましょう。また見た目にも美しくないため、ビジネスにはふさわしくありません。

さらに詳しくはこちら

【図解付き!】封筒の正しい閉じ方は?~封筒の種類別で解説!封筒の閉じ方とルール~

封字(〆・緘・締・寿・賀・蕾)

封字とは、手書きで封緘することです。オールマイティに使えるのが「〆」のマークです。「×」とは異なりますので気をつけてください。

「〆」は漢字の「締」に由来しています。続いてよく目にするのが「緘」ではないでしょうか。「緘」はよりフォーマルな文書に使われます。

履歴書や卒業証明書の送付など、厳封を指示されているときは緘の印鑑が用いられるのが一般的です。

ほかにも、お祝いごとの慶事では「寿」「賀」が使われることもあります。知っていると一目置かれるかもしれませんね。

また、女性だけが使える封字として「蕾」が挙げられます。「まだ開いていませんよ」ということを伝える意味合いのある素敵な言葉です。

なお、封字に使う色は黒を用いるのがマナーです。赤は速達マークなどでも使われているため、封字で使ってしまうと郵便局で扱われる際に紛らわしくなります。それを避けるためにも、使用しない方が無難です。

印鑑

たくさんのビジネス文書を扱うときに便利なのが封緘印と呼ばれる印鑑です。封筒を閉じたら「緘」と書かれた印鑑を押せばよく、とても便利です。

その他、「封」と書かれた印鑑や苗字の印鑑等を押す場合もありますが、それらは主に私信で用いますのでビジネスには適していません。

封蝋(ふうろう)

洋封筒を封緘する際に使用されるのが封蝋です。蝋を垂らしたりシーリングワックスを用いたりしてスタンプを押します。立体的な封緘になるのが特徴です。

主に欧米で使われるスタイルで、洋封筒では「〆」は使わないのが一般的とされています。

ただし、洋封筒を縦書きにして使う場合には「〆」を使っても良いとされていますので、TPOに合わせて使い分けると良いでしょう。


ビジネス以外の場合は?

ビジネスシーン以外で使う封筒

それでは、ビジネスシーン以外で使う封筒はどうでしょうか?

弔事や慶事、親しい人に送る手紙の場合などケース別に見ていきましょう。

慶事の場合

慶事で持参するご祝儀に用いる封筒には封緘はしません。手渡しするのがマナーであるためそもそも封緘をする必要はないこともありますが、「封を切る」ことが別離を連想させることも理由の1つです。

また、結婚式の招待状についても手渡しの場合は糊付けせずシールを貼ります。郵送する場合は糊付けをした上でシールを貼りましょう。

招待状を送る封筒は洋封筒が使われますから、封蝋をしてもおしゃれかもしれませんね。

弔事の場合

弔事で持参するお香典に用いる封筒においても封緘はしません。受付の人がすぐに開封できるようにする目的もあります。

ただし、お香典を郵送する場合に用いる封筒には糊付けをして「〆」と書いて送ります。

さらに詳しくはこちら

慶弔見舞金の封筒の書き方・渡し方

親しい人に送る手紙の場合

親しい人に送る手紙では、封字でも「花」「道」「海」など自由な発想で使うことができます。

シールやマスキングテープなどで飾りつけをしても良いですね。とくに何も浮かばない場合はもちろん「〆」を用いてもOKです。


封筒の入れ方でよくある質問

ここまで、封筒の基礎知識やさまざまなシーンでの封筒の取り扱い方についてご紹介しました。

最後に、書類と封筒を使用する際によくある疑問にお答えします。

用紙の正しい選び方は?

封筒に入れる際、以下の用紙を選ぶことが一般的です。

  • サイズはA4
  • 色は白(クリーム色より真っ白の方がフォーマル)の無地
  • 縦書きの時の罫線幅は12mm、横書きの時の罫線幅は10mm
  • 質感は和紙や綿が多いとより改まった印象

用紙の色は白が基本ですが、柄入りの便箋を使用する場合は、ワンポイントか淡い色合いのものにしましょう。

また、ビジネスシーンやフォーマルな場面では、縦書きの罫線幅12mmの用紙が汎用性が高く、使いやすいです。

数字や英語の表記が多くなる場合や近しい関係の方へ送る場合は、横書きの罫線幅10mmの用紙を使用すると、すっきりとした印象になるでしょう。

A4用紙が入る封筒の種類

A4用紙を折らない場合の封筒の選び方は、先述したとおりです。

用紙を折る場合、折り方によって適切な封筒の種類が変わってきますので以下を参考にしてください。

折り方

封筒の種類

二つ折り

角型6号(229×162)

三つ折り

長形3号(235×120)

洋長3号(120×235)

四つ折り

長形40号(225×90)


まとめ

今回はビジネス文書や手紙の封筒の入れ方、ビジネスレターで使用する便箋などの用紙の折り方をご紹介してきましたが、いかがでしたか?

ビジネスシーンでは和封筒三つ折がマナーですが、横書きの便箋、洋封筒の場合などでは二つ折や四つ折も使われます。

封緘の方法も封字や印鑑、シール、封蝋など色々種類がありますので、TPOに合わせて使い分けてくださいね。

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