【例文付き】不採用通知メールの書き方！マイナスイメージを与えない3つの注意点とは？
企業で人事や採用を担当をしている方の中には、採用試験の結果を通知するメールをどのように書いたらいいかお悩みの方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、採用されなかった求人者に好印象を与えつつ、こちらの意図を明確に伝えられるメールの書き方と例文をご紹介します。
具体的には次の内容について解説します。
- 書く際の3つのコツ
- 送る際の3つの注意点
- 4つの例文
結果の通知を初めて送るという方は、ぜひ最後まで読み進めてください。
メールと郵送のどちらが良いか
結論から言うと、メールで通知しても問題ありません。
以前は書面や電話での連絡が主流でしたが、今はほとんどの企業がメールで結果の通知を行っています。
ただし、履歴書や職務経歴書を返送する際は、郵送で一括して不採用を伝える文書を送る方がよいでしょう。もし郵送するのに時間がかかる場合は、先にメールで通知する方が望ましいです。
不快にさせないメールを書く3つのコツ
以下で応募者を不快にさせない3つのコツをご紹介します。
コツ1：選考の結果だと伝わる件名にする
メールの件名に「採用試験の結果」と明記すると、広告メールや迷惑メールの中に埋もれないため発見されやすくなります。メールの件名は、選考結果の通知であるとわかるように明記しましょう。
コツ2：応募への感謝の気持ちを表現する
採用されなかった方であっても、自社で働きたいと思ってくれた応募者に感謝の気持ちを表現しましょう。ストレートに「不採用」と表現するのではなく、「今回はご期待に添えない結果となりました」と相手に配慮した表現が望ましいです。
コツ3：不採用の理由は伝えなくてもよい
いかなる理由で採用しないと判断をしたとしても、その理由を応募者に伝える必要はありません。ただし、通知する際には、相手への感謝の気持ちを込めた表現を添えましょう。
不快にさせないメールを送る際の3つの注意点
以下では、メールを受け取る側に不快さを感じさせないために、注意すべきポイントを3つご紹介します。
注意点1：出来るだけ早く送る
面接を受けてから、その合否の結果が出るまで、応募者は結果が気になるものです。合否の結果は、面接日から3日～1週間以内には連絡するようにしましょう。
注意点2：宛名とメールアドレスを入念に確認する
複数名の求人者にメールを送る際には、「宛名の間違い」は最も注意すべき点です。メールの本文はコピペをして送るかもしれませんが、宛名間違いは会社のイメージダウンに繋がります。作業ミスでイメージを下げないためにも、何度も確認しましょう。
注意点3：メールの文中に応募者の名前を明記する
宛名の間違いには注意しつつ、相手への感謝の気持ちを込めて、メール文中の呼び方は「貴殿」ではなく「応募者の名前」を明記するようにしましょう。
呼び方を「貴殿」と記載してしまうと、「全員に同じ文章を送っているのかもしれない」とネガティブなイメージを与える可能性があります。呼び方を「応募者の名前」にするだけでも、印象が変わるので注意しましょう。
4つのメール例文の紹介
ここまで不採用通知メールの書き方や送る際の注意点を解説しました。以下では実際にメール例文を各シチュエーションに分けてご紹介します。
例文1：書類選考で不採用とした場合のメールの例文（書類返送なし）
件名：【採用試験の結果のご連絡】株式会社○○
□□ □□□様
株式会社○○、リクルートチームの◯△でございます。
この度は弊社の採用試験にご応募頂きまして、
誠にありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に選考した結果、
誠に残念ではございますが、
今回はご希望に添えかねる結果となりました。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、
何卒ご了承くださいますようお願い致します。
また、ご提出いただきました書類につきましては、
弊社にて責任を持って破棄致します。
□□ □□□様の今後のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○
（署名）
例文2：書類選考で不採用とした場合のメールの例文（書類返送あり）
件名：【採用試験の結果のご連絡】株式会社○○
□□ □□□様
株式会社○○、リクルートチームの◯△でございます。
この度は弊社の採用試験にご応募頂きまして、
誠にありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に選考した結果、
誠に残念ではございますが、
今回はご希望に添えかねる結果となりました。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、
何卒ご了承くださいますようお願い致します。
また、ご提出いただきました書類につきましては、
事前に記載いただきましたご住所に郵送にて返却させて頂きます。
□□ □□□様の今後のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○
（署名）
例文3：面接で不採用とした場合のメールの例文（書類返送なし）
件名：【採用試験の結果のご連絡】株式会社○○
□□ □□□様
株式会社○○、リクルートチームの◯△でございます。
先日は、面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。
お伺いしたお話をもとに
選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、
今回はご希望に添えかねる結果となりました。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、
何卒ご了承くださいますようお願い致します。
また、ご提出いただきました書類につきましては、
弊社にて責任を持って破棄させていただきます。
□□ □□□様の今後のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○
（署名）
例文4：面接で不採用とした場合のメールの例文（書類返送あり）
件名：【採用試験の結果のご連絡】株式会社○○
□□ □□□様
株式会社○○、リクルートチームの◯△でございます。
先日は、面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。
お伺いしたお話をもとに
選考を行った結果、
誠に残念ではございますが、
今回はご希望に添えかねる結果となりました。
ご期待に添えず大変申し訳ございませんが、
何卒ご了承くださいますようお願い致します。
また、ご提出いただきました書類につきましては、
事前に記載していただきましたご住所に郵送にて返却させて頂きます。
□□ □□□様の今後のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
株式会社○○
（署名）
今後の採用活動のためにも誠実に対応しましょう！
応募者の方々は、数ある企業の中から自社に興味を持ってくれた方々です。
不採用になってしまった方々にも感謝の気持ちを持って対応する必要があります。
応募者にマイナスイメージを与えないためにも、メールの書き方や送るタイミングに注意するようにしましょう。
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