秘書業務の基本4

秘書の能力と技術

仕事に必要とされる能力を以下に記します。

これらの能力は「力」と表現されるように、トレーニングを積み重ねることによっていつでも高めることができます。

その方法は、常に「興味や関心」を持つ十「学習」すること十「実行」することです。

学習は、セミナー等に参加することもできますし、ｅ‐ラーニングという方法もあります。

実行するときは、失敗を恐れず、経験値が上がれば成功する確率も上がると信じてチャレンジしてください。

業務知識についても、広範囲にわたり求められるものです。

上司がお客さまと話している会話の中に出てくる言葉が理解できなければ、補佐することも、先んじて準備をすることもできません。

経営者の補佐をするのにぜひ学習しておいていただきたいのが、会計と財務に関する知識です。

IR業務ができなければ秘書としての機能を果たしたとは到底いえません。IRは同時に広報です。

秘書にとって広報業務は何より重要な仕事です。

重要な任務だけに、上司が安心して取り組めるように、秘書は常にバックアップ機能を十分に果たすことも望まれます。

企業会計や税法についても学習しておくと、経理担当者や財務担当者との打ち合わせのための資料作成などにおいても強みを発揮することができます。

そのほか、企業倫理を問われるなど、経営法務についても深く専門的でなくても上司との間で会話ができるほどの知識を身につけておくようにしましょう。

特にコンプライアンスには、法令の遵守だけでなく、社内規則やマニュアル、企業倫理、社会貢献など遵守すべき範囲はここまでという明確なものがなく、各企業が自発的な取り組みとして行うものです。

したがって、それに応じた知識が求められます。

秘書の技術の磨き方

先輩がいる場合やマニュアルがある場合は、それをお手本に一日も早くまねができることを目指し、やがては自分の技として身につけ、そしてまた、後輩の指導につなげられるように磨いていきましょう。

来客応対の接遇のためにお茶やお花を習うという秘書も決して少なくありません。

グローバルな時代だからこそ、日本の伝統文化に触れ、学ぶというのも一つです。

仕事との出合いは、人生を豊かに、厚みを増すためのきっかけです。

パソコンが苦手な人がパソコンのスキルアップのためにスクールに通うこともあれば、ビジネス系のセミナーやスクールに通う。仕事の仕上がりを高めるための学びを楽しみましょう。

コミュニケーション技術の向上のためのトレーニングは、座学だけでは十分に高まりません。

学ぶ（インプット）と実行する（アウトプット）を、バランス良くトレーニングするようにしましょう。