Web面接システムとは？ 機能や選び方を徹底解説

Web面接システムの主な機能

Web面接システムには、面接を効率的に行うためのさまざまな機能が備わっています。

ここでは、以下のWeb面接システムの主な機能について詳しくみていきましょう。

ビデオ通話機能

Web面接システムのビデオ通話機能により、場所を問わずに面接官と応募者がリアルタイムでビデオ通話できます。

この機能によって、お互いの表情や仕草を確認しながら、対面に近い形で面接することが可能です。

画面共有機能を使えば、応募者の資料や面接官の説明資料を共有しながら円滑に面接を行えます。資料間違いを防ぐことにもつながるため、ミスや誤解のないお互いのペースで面接を進められるのです。

応募者管理機能

Web面接システムの応募者管理機能では、応募者の情報を一元管理できます。以下のような情報が管理可能です。

一般的に、企業が求人をかける場合には複数のサイトを使うため、サイトごとに管理コストがかかってしまいます。

しかし、応募者管理機能があれば一括管理できるので、コストを削減し、対応漏れを防ぐことができるはずです。

面接の録画機能

Web面接システムの面接の録画機能は面接のやりとりの様子をすべて録画できるので、後から確認することも可能です。

面接官が面接中に見落とした点や、気になった点を後から再度チェックすることができます。

複数の面接官で応募者の評価を共有する際にも録画によって合格基準を均一化できるため、公平な評価を行えるはずです。

スケジュール管理機能

Web面接システムには、面接日程や進捗状況を調整、確認できるスケジュール管理機能もあります。

そのため、応募者多数の場合の面接スケジュール管理も一目で把握できます。ダブルブッキングや連絡の遅れ、面接漏れなどを防ぐことが可能です。

複数の面接担当者で対応する場合にもスケジュール共有がしやすいです。両者の都合に合わせて面接日時を設定することができるため、面接・採用業務をスムーズに進めやすくなるでしょう。

チャット機能

面接前後の連絡や、面接中に質問や回答が難しい場面もあると思います。その時はWeb面接システムのチャット機能を使えば、面接官と応募者がメッセージでやりとりできます。

手軽にコミュニケーションが取れるため、面接での誤解やミスマッチを防げるのです。

また、面接後のフォローアップにチャット機能を活用することで、応募者との関係性を構築しやすくなります。面接以外での丁寧なやりとりが、優秀な人材の確保につながる重要なポイントです。

Web面接システム導入によるメリット

Web面接システムの主な機能についてお伝えしてきましたが、実際にシステムを導入することで、企業側と応募者側にはそれぞれどのようなメリットがあるのでしょうか。

以下では、企業側と応募者側にわけて、Web面接システム導入による主なメリットについて解説していきます。

企業側のメリット

Web面接システムの導入は、企業にとって大きなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で詳しくみていきましょう。

• 採用コストを削減できる
• 採用活動の効率化につながる
• 採用の幅が広がる

採用コストを削減できる

Web面接システムを導入すれば、落ち着いた場所とパソコンやスマートフォンなどの端末、インターネット回線があれば、面接がどこでも実施可能です。

そのため、以下のような採用に関わるコストを削減できます。

• 面接会場の手配
• 面接会場で誘導する人員
• 面接官の移動にかかる時間と費用
• 交通費や宿泊費などの経費

システム導入によってこれらのコストを抑えられるため、採用活動に割けるリソースを増やし、より効果的な採用戦略を実行できるでしょう。

採用活動の効率化につながる

Web面接システムなら場所や時間に制約されずに面接を実施できるため、選考にかかる採用プロセスを短縮できます。応募者と面接官のスケジュール調整が容易になるため、面接設定にかかる時間と手間を大幅に削減できるでしょう。

応募書類のチェックもオンライン上ですべて完結できます。書類を確認しながら効率的に面接を進めることが可能です。

これらの採用活動におけるプロセスの効率化により、採用までの期間を短縮し、優秀な人材を早期に確保することができます。

採用の幅が広がる

Web面接システムを活用することで、地理的な制約を受けないため幅広い人材と面接を行えます。そのため、遠方の応募者や海外在住の応募者などの優秀な人材も見逃すことなく採用活動を実施可能です。

また、採用活動の効率化によって多くの応募者と面接を行えるため、理想的な人材に出会う確率も高まります。

システム導入によって多様な人材を採用できることで、組織の競争力強化と事業成長につなげられるでしょう。 

応募者側のメリット

一方で、Web面接システムは、応募者にとってもメリットがあります。ここでは、以下の応募者側の主なメリットについて解説していきます。

• 応募のハードルが下がる
• 柔軟なスケジューリングができる

応募のハードルが下がる

Web面接システムを利用することで、応募者は自宅や普段通っている場所などの慣れた環境から面接を受けられます。心理的な負担が軽減されるため、応募者の普段の実力を発揮しやすくなるでしょう。

また面接会場への移動時間や交通費を節約できるため、応募へのハードルが下がってエントリーしやすくなります。

企業への応募のしやすさが向上することで自社への関心が高まり、より多くの求職者が集まるのです。

柔軟なスケジューリングができる

Web面接システムを使えば、応募者は自身のスケジュールに合わせて面接日時を調整しやすくなります。

このように スケジュール管理がしやすくなることで、仕事や学業、プライベートなどの予定と両立しやすくなるため、応募者の利便性が向上します。

これらのように、応募者にとって柔軟にスケジューリングが行えることで、満足度が高まるでしょう。

Web面接システムのデメリット

Web面接システムには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。以下で、導入前に認識しておくべきデメリットについてみていきましょう。

• 通信環境の影響を受けやすい
• 対面でのコミュニケーションがとりづらい

通信環境の影響を受けやすい

Web面接システムは通信環境によって、音声や映像が途切れてしまう可能性があります。これは、システムに安定した通信を行うためのリソースがないため、通信回線が不安定な場合があるためです。

面接官と応募者両方の通信環境に左右されないように、双方の安定した通信環境を確保しなければなりません。

通信トラブルが発生した場合は面接の進行に直接支障をきたす可能性があります。円滑にWeb面接を実施したい場合は、有料のWeb面接システムの導入を検討し、通信データの容量を軽くして対応しましょう。

対面でのコミュニケーションがとりづらい

Web面接システムでは、対面での面接に比べ、コミュニケーションが取りづらい場合があります。対面に比べて画面越しでは、応募者の表情や仕草、雰囲気などを十分に読み取ることに限界があるためです。

直接会って行う面接と比較すると、応募者の人となりを深く理解することが難しくなるかもしれません。

これらを解決するために相手の話にはリアクションをとり、相手に真摯に向き合っている姿勢を明確に表すことで対面に近いコミュニケーションを実現しましょう。

Web面接システムの選び方

Web面接システムは、自社に適した機能を持ったシステムを選ぶことで効果を最大化できます。システム選定の際には、どのようなポイントに注目すべきでしょうか。

ここからは、Web面接システム選定におけるポイントについて解説していきます。

導入目的を明確にする

自社に適したWeb面接システムを選ぶためには、導入目的を明確にしておく必要があります。

具体的には、以下のような形で導入目的を明確に設定していきましょう。

これらのように、現状における自社の課題や目標に合わせて明確な導入目的を設定することで、自社に最適なWeb面接システムを選定しやすくなります。

必要な機能を確認する

Web面接システムにおける自社の導入目的を明確にしたら、次はその目的を達成するために必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

面接の録画機能や応募者管理機能、スケジュール管理機能など、自社の採用プロセスに必要な機能を洗い出すことが重要です。

効率的に採用活動を進めるためには、自社の導入目的を達成するのに必要な機能が搭載されているWeb面接システムを選定しましょう。  

料金プランを比較する

自社に必要な機能をもつWeb面接システムを比較する際には料金プランを比較しましょう。

Web面接システムは、ツールごとに料金体系が異なります。ID数で料金が変動するタイプや月額制で固定のタイプもあります。

ここでは、初期費用や月額利用料、追加機能の料金などのトータルコストを考慮し、自社の予算に適した料金プラン選びが重要です。

自社の予算に合ったプランを選ぶことで、コストを最適化しながらWeb面接システムの導入が図れます。

セキュリティ面を確認する

Web面接システムを選ぶ際は、セキュリティ体制が整っているかを確認しましょう。Web面接システムには、応募者の個人情報や面接データの取り扱いなどの機密情報が含まれているためです。

特に無料のツールを使用する場合は、セキュリティ対策について慎重に確認しておく必要があります。また、万一情報が漏洩し損害賠償が発生した場合、補償が付与しているかも重要なポイントです。

トライアル利用で使い勝手を確かめる

もし可能であれば、Web面接システムのトライアル利用で、実際に使い勝手を確かめてみましょう。

ここでは、操作性や画面構成、機能の使いやすさなど、実際に使ってみないとわからない部分を確認しておきます。

トライアルを利用する際には、実際の現場レベルに合わせます。本番と同じような環境下で採用担当者が利用してみることで問題がないかチェックしてください。

有料と無料のWeb面接システムの違い

Web面接システムには、有料版と無料版が存在します。

以下において、有料版と無料版の違いについてそれぞれみていきましょう。

機能面での違い

有料のWeb面接システムは、無料版に比べて高度な機能を備えています。

以下で、それぞれに付与している主な機能について表にまとめています。

上記のように、有料版では採用活動に役立つ多彩な機能が搭載されています。また、応募者の書類選考から、面接や内定まで一元管理できるタイプもあります。

一方無料版では、基本機能のみで、アカウントや利用時間に制限がある場合もあります。

シンプルにオンライン面接を行いたい場合は、無料版でも十分ですが、高度な機能を使いたい場合は有料版を検討してみましょう。

サポート体制の違い

有料版のWeb面接システムは、無料版に比べてサポート体制が充実しています。有料版では、通信データ量をコントロールしてくれるため、安定した通信環境を提供できます。

また、仮にシステムの使い方や不具合が起こった際でも、専任のカスタマーサポート担当者がいるので手厚いサポートが受けられるのです。

一方で無料版では、有料版と比較して通信が不安定になりやすいです。そのため、安定して円滑な採用活動に専念するためには、有料版を考慮しておく必要があります。

セキュリティ面での違い

Web面接システムではインターネット回線を利用するため、常にセキュリティリスクが伴います。

そのようなリスク回避のため、有料版ではサーバーの強化や応募者の個人情報や面接データを暗号化して保管するなど、強固なセキュリティ対策が講じられています。

一方、無料版ではセキュリティ性能について劣る場合が多いため、個人での利用やお試し利用以外には不向きかもしれません。

法人で利用する場合や情報漏洩を懸念する場合は、セキュリティ面での信頼性が高い有料版のWeb面接システムを使うことを選択肢として考えましょう。

自社に最適なWeb面接システムを選ぼう

Web面接システムを導入することで、採用活動の効率化と最適化が進みます。効果的なシステム導入を目指すためには、自社の目的や予算に合ったWeb面接システムを選ぶことが重要です。

しかし導入目的を明確にし、必要な機能や料金プラン、セキュリティ面などを総合的に判断しなければ、自社に最適なWeb面接システムは選定できません。

効率的な採用活動や優秀な人材の採用につなげるために、本記事を参考にして自社に最適なWeb面接システムを見つけてください。