採用管理とは？ 具体的な内容や手順を解説

採用管理とは

採用管理とは企業が人材を雇用するための計画です。具体的には、採用計画の立案や、求人媒体の選定など採用にかかわるプロセスを指します。

少子高齢化に伴う人材不足のなかでは優秀な人材の確保が大きな課題です。そのなかで採用管理は効率よく採用活動を行い、必要な人材を無駄なく獲得することを目的としています。

現在の人材不足や採用難の状況において採用管理は、適切なタイミングでの優秀な人材採用と組織の競争力を高めるために重要なプロセスです。

採用管理の具体的な内容

採用管理は、以下のようなプロセスで行います。

ここでは、採用管理の具体的な内容について詳しく見ていきましょう。

採用計画を立案する

採用計画の立案では、事業戦略に基づいて採用人数や雇用形態、採用のタイミングを決定します。まず必要な人材の数を見積もり、正社員やアルバイトなど、どのような雇用形態で採用するのかを検討しましょう。

またペルソナ設定と自社の魅力を明確にして、求める人材像を具体化することが大切です。どのようなスキルや経験、価値観を持った人材が必要かを明確にし、自社の強みや企業文化をアピールするポイントを整理します。

効果的な採用活動を実施するために、ターゲットに合わせた採用戦略を策定しましょう。

求人媒体を選定・活用する

幅広い人材を集めるために多様な求人媒体を活用して、十分な応募者数を確保することが不可欠です。求人サイトや人材紹介会社、社員紹介など、様々な媒体を組み合わせて募集を行いましょう。

応募者の属性や特徴に合わせて最適な求人媒体を選定し、効果的に募集を行うことが求められます。例えば新卒採用であれば大学の就職支援サイトや合同説明会、中途採用であれば転職サイトや専門誌などの活用がおすすめです。

各求人媒体の応募状況を管理・比較することで、媒体の特性が把握でき採用活動に役立てられます。応募数や応募者の質を分析し、費用対効果の高い媒体に注力して、採用活動を効率化しましょう。

選考プロセスを決める

応募者とのコミュニケーションを円滑に行い、面接日程の調整などの選考プロセスを滞りなく進めていきます。書類選考や面接、適性検査など、各選考ステップの内容と日程を明確にし、応募者に丁寧に伝えることを心がけてください。

選考の進捗状況を常に把握し、社内の関係者と情報を共有することで、スムーズな採用活動を実現できます。人事担当者だけでなく、面接官となる現場の管理職とも連携を密にして評価基準を統一するようにしましょう。

また内定通知の発送とその後の内定者フォローを適切に行うことで、優秀な人材の確保が期待できます。

採用データを分析・活用する

採用活動の効果を測定し、改善点を洗い出すことで、PDCAサイクルを回し、採用の質を高めることが重要です。応募者数や採用数、内定辞退率など、各種指標を定量的に把握して目標との差異を分析します。

採用手法ごとの応募数や採用数の分析は最適な採用手法を見極められるので、投資対効果を最大化できます。求人広告や説明会、リファラル採用など、それぞれの手法の成果を比較し、効果的な施策に注力しましょう。

また内定辞退率や早期離職率のデータを把握し、原因を分析して、適切な対策を立案・実行することが肝心です。

採用管理を効率化する方法

採用管理を効率的に行うためには適切なツールや手法の活用が欠かせません。ここでは、Excelや採用管理システム（ATS）を活用した管理方法について解説します。

Excelを活用した管理

採用管理表をExcelで作成して社内で共有すると、採用に関する情報を一元化できます。応募者の基本情報や選考状況、面接日程など、必要な項目を網羅的に管理することが可能です。

Excelではリアルタイムでの編集・更新が行えるため、常に最新の採用状況を把握できます。関係者がクラウド上で共有して同時編集することで、情報の齟齬防止と円滑な連携が可能です。

またExcelは低コストですぐに導入できるので、採用管理の初期段階で活用しやすくなります。

採用管理システム（ATS）を活用した管理

採用管理システムを使用すれば、採用プロセス全体を一元的に管理してスムーズな情報共有が可能です。応募者情報や選考状況、コミュニケーション履歴などを一箇所に集約し、関係者がいつでもアクセスできる環境を整備できます。

システムを活用すれば、応募者管理や選考状況の追跡といった作業を自動化・効率化して業務負荷を大幅に軽減してくれます。さらにシステムに蓄積された採用データを分析することで、効果的な採用施策の立案・実行ができるのです。

採用管理システムについて、以下の記事で詳しく紹介しています。

採用管理システム（ATS）の特徴と導入の留意点

ATSは採用管理に特化したシステムであり、様々な機能を備えています。ここでは、ATSの主な機能や導入メリット、留意点について見ていきましょう。

ATSの主な機能

ATSは、求人案件や応募者情報、選考状況などを一元管理する基本機能を備えています。求人票の作成や掲載、応募者データの登録、選考フローの設定など、採用に必要な情報を一箇所で管理できる点が特徴です。

メール送信や面接日程調整など、応募者とのコミュニケーションを支援する機能もあります。さらに、採用データの分析とレポート作成機能を通じて、採用活動を可視化してくれるのです。

KPIのモニタリングやダッシュボードによる進捗管理、傾向分析など、データに基づいた採用活動を支援してくれるでしょう。

ATSの導入メリット

ATSの導入によって採用業務が効率化され、担当者の負担が大幅に軽減されます。煩雑な事務作業を自動化することで人事担当者は採用戦略に集中でき、付加価値の高い業務にシフト可能です。

応募者への対応がスムーズになり、応募者の満足度向上や優秀な人材の獲得が期待できます。迅速なフィードバックや丁寧なフォローを通じて、応募者との信頼関係が築かれ、内定承諾率の向上にもつながるはずです。

またATSによって採用活動の全体像を可視化し、課題の発見と改善を促進できます。蓄積された採用データの活用により、効果的な戦略を立案して採用の質とスピードを高めましょう。

ATS導入の留意点

ATS導入には一定のコストがかかるため、費用対効果を見極めた上で判断しましょう。システムの導入・運用コストと、期待される効果のバランスを慎重に評価してください。

ATSの機能と自社の採用プロセスとの整合性を確認し、必要に応じてプロセスを見直すことがポイントです。システムに合わせて採用フローを変更するのではなく、自社の採用方針に沿ってシステムを活用する視点が欠かせません。

ATS運用の定着には時間がかかるため、導入前の準備と社内教育を十分に行う必要があります。関係者への周知徹底やトレーニングの実施、マニュアルの整備など、スムーズな導入と定着を図るための施策を講じましょう。

採用管理で優秀な人材を効果的に獲得しよう

採用管理は採用活動の質を大きく左右するため、採用計画の立案から内定者フォローまでの一連のプロセスを最適化することが求められます。ExcelやATSを活用することで採用業務を効率化し、採用活動のパフォーマンスを向上させましょう。

採用管理では自社の課題や目的に合わせて最適な採用管理手法を選択し、人材確保の成功を目指すことが大切です。採用管理の高度化により、優秀な人材を効果的に獲得し、組織の成長と発展を実現していきましょう。